كفى جنونًا في البحث عن المعلومات

غالبًا ما يُستخدم المكتب الفني للشركات في نشاط ذو قيمة مضافة منخفضة. نحن نسميها ‘البحث عن المعلومات’.

تخيل محرري مكتب التوثيق الفني: كم من الوقت يقضون في التجول في مكاتب التصميم الأخرى أو في البحث والتطوير لسؤال المصممين المختلفين عن المعلومات حول ما أنتجوه والذي يجب أن يوثقوه؟

أو مدير تسويق المنتج الذي يبحث عن الخصائص الدقيقة لمنتج لتوثيقه على أدوات التسويق عبر الإنترنت وخارج الإنترنت وتقديم جميع المعلومات الصحيحة للعملاء المحتملين.

كم من الوقت يضيع!

الوقت الذي يبحث فيه الشخص ولا يجد، وقت الانعكاس الذي يجب فيه على الشخص في المكتب الفني أن يوقف نشاطه ليعطي الإجابات لزملائه.

يمكن القضاء على هذا النشاط تمامًا من خلال تقديم طريقة: طريقة EKR Orchestra®.

هذه الطريقة تضمن أن من ينتج المعلومات، مالكي المعلومات في المكاتب الفنية المختلفة، يجمعونها في نقطة واحدة، منظمة تمامًا، مع كل بيان موسوم، بحيث يمكن للشركة بأكملها، وبالأخص مكتب التوثيق الفني، العثور على تلك المعلومة دون الحاجة لطلبها، دون إمكانية للغموض، دون شكوك حول ‘جودتها’.

ويمكن أن تكون هذه المعلومات نفسها مصدرًا موثوقًا أيضًا لقسم التسويق الذي يجب أن يوثق المنتج معلنًا عن خصائصه وقيمه.

يجب حظر نشاط “صيد المعلومات” – بالتأكيد مضيعة لوقت الشركة.

مثال نموذجي على البحث الفاشل عن المعلومات هو نشاط النسخ/اللصق من مستند إلى آخر: أفتح Excel الذي أعده المكتب الفني وأبدأ بنسخ بعض البيانات من الجداول، ثم أنسخ بعض المعلومات من بريد مدير المنتج وأدرجها في الدليل وهكذا.

يبدو الأمر أبسط وأكثر وضوحًا في العالم! لكنها عملية توزيع المعلومات عالية المخاطر. فعلاً، من يمكنه أن يضمن أن البيانات التي تم نسخها بالأمس لم تتغير اليوم في المصدر؟

يجب تقليل الأنشطة من هذا النوع إلى الصفر لجعل عملية إنشاء وتحديث وتوزيع البيانات التي ينتجها المكتب الفني إلى مكتب التوثيق الفني ومكتب التسويق سلسة و’مضمونة من المصدر’.

لجعل هذه العملية أكثر كفاءة وفعالية بكثير، قمنا بإنشاء أوركسترا EKR®. الطريقة التي تتيح لك إحضار هذا التطور الجديد إلى شركتك.