المعجم والبيانات الرئيسية

بدون مسرد مشترك وسجل رسمي تزداد مخاطر الأخطاء في نشر المعلومات. تتيح EKR إدارة هذه العمليات بشكل أفضل

أحد أكبر النواقص في معظم الشركات هو تحديد قاموس مشترك وسجل رسمي لأي كائن يتم إنشاؤه وإدارته في الشركة نفسها.

عند بدء مشروع EKR، نجلس على نفس الطاولة مع أشخاص مختلفين (من قسم التوثيق الفني، قسم التسويق، قسم ما بعد البيع، إلخ.) ونطلب منهم تسمية وتحديد المصطلحات المستخدمة لتحديد التسلسل الهرمي للمنتج (تقسيم المنتجات إلى خطوط، نطاقات، إلخ.)، هيكل الآلات نفسها (تسمية الأجزاء المختلفة) أو المنتجات: في الغالبية العظمى من الحالات، يتبين أن الأقسام المختلفة تسمي نفس الأشياء بطرق مختلفة.

تؤدي هذه المشكلة إلى عيوب كبيرة في الشركة ومخاطر كبيرة مرتبطة بنشر معلومات غير دقيقة و/أو غامضة في سلسلة إدارة البيانات نفسها.

غالبًا ما تنتقل نفس المصطلحات في الشركة من شخص لآخر وتنتهي بالتغيير تدريجيًا: مما يؤدي في بعض الحالات إلى مخاطر حتى على مستوى الأمان.

تمر العديد من البيانات المهمة غالبًا عبر ملفات Excel التي يتم تكوينها كمستودع للمعلومات، ويكفي خطأ واحد في نسخ المحتويات للتسبب في أضرار كبيرة.

مثال حديث للغاية في هذا الصدد هو التقديرات الخاطئة لتأثير كوفيد في المملكة المتحدة.

بدءًا من الاستخدام غير الصحيح لبرنامج Excel وإدارة تنسيقات الملفات التي تم إنشاؤها، تم بالفعل التقليل من عدد الحالات الموجودة مما أدى إلى التقليل من حجم الظاهرة والحاجة إلى تدخل سريع.

(https://www.bbc.com/news/technology-54423988)

وجود القاموس وبيانات التعريف (Masterdata) يضمن أن يتم تعريف البيانات وتسميتها بشكل موحد في نقطة واحدة، دون خطر أن يؤدي الانتقال من شخص لآخر إلى تدهور دقة المعلومات، كما يحدث في الهاتف المكسور.