كارلو غارديني

مدير التوثيق الفني لشركة Mg2 Srl

لقد نمونا كثيرًا مع مرور الوقت

سواء من حيث عدد الآلات أو التعقيد التقني. منتجنا قابل للتكوين وأكثر تخصيصًا. تنتج MG2 آلات أوتوماتيكية لصناعة الأدوية: قطاع مُنظم بشدة يجب أن يتم إعداد الوثائق الفنية فيه بدقة وصرامة خاصة.

حجم الطلب مكلف: الكتيبات المقدمة لكل آلة يمكن أن تصل إلى 1500 صفحة إجمالاً. وهذا “فقط” لكتيب التعليمات، الذي يجب إضافة وثائق أخرى إليه مثل إجراءات التحقق، إلخ.

كان النشاط الذي قام به قسم التوثيق الفني معترفًا به من قبل عملائنا كجودة، لكن إنتاج الوثائق كان في الأساس ‘يدويًا’. لذلك كنا فعالين للغاية ولكن غير فعالين. تم استخدام Word مع قوالب محددة وماكرو لتبسيط التنسيق. كان إنتاج الوثائق مدعومًا أيضًا بأدوات محددة. كانت إدارة الترجمات يدوية. سمحت احترافية وكفاءة الزملاء بإنتاج وثائق فنية عالية الجودة، ولكن بتكلفة عمليات يدوية في الغالب. أظهرت التحليلات أن الساعات التي تم قضاؤها في أنشطة غير ذات قيمة مضافة كانت كثيرة: هذا دفعنا إلى تحليل حلول بديلة لتدفق العمل الوثائقي.

قمنا بإجراء اختيار برمجيات أدى إلى EKR: أقنعنا ليس فقط بوجودها في المنطقة ولكن أيضًا بتوفرها لمساعدتنا في التحليل وتخصيص CMS الخاص بهم وفقًا لاحتياجاتنا، كما كان ضروريًا. قدمت EKR لنا الكثير من الدعم: لم تقتصر على بيع البرمجيات فقط، ولكنها ساعدتنا على الفور خلال التحليل الأولي، الذي كان معقدًا للغاية.

لمن أوصي به؟ مازحًا أقول “لشخص ليس عاقلًا!”، ولكن في الواقع أوصي بـ EKR للشركات التي ترغب حقًا في تنظيم كمية المعلومات التقنية التي تديرها، لأنه يتيح فهم تكرار المحتوى وتكرار الملفات. يوضح EKR بشكل واضح أن نفس المعلومات موجودة في آلاف النسخ المختلفة حسب القسم: التجاري، الفني، إلخ. يتيح إدارة دورة حياة البيانات دون التساؤل عما إذا كانت موثوقة أم لا. إذا كانت “مصدقة” فهي موثوقة! يجبرك على التفكير في هيكلة المنتج من خلال تحسين نسخه.

تدريب الموظفين هو مرحلة حساسة، ولكن بمجرد أن يفهم المحررون مزايا النظام الجديد للعمل، فإن تعاونهم مضمون ومنحنى التعلم سريع نسبيًا.