Categoria: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

con Stefano Beschi, IT Manager – Nicola Giaon, Manualistica – Roberto Manganotto, Marketing di ICI Caldaie Spa

EKR permette di costruire un unico database centralizzato.

Uno dei vantaggi principali del sistema è portarti a gestire un solo contenitore di dati, capace di ordinare tutte le informazioni, prima divise tra i vari archivi dei diversi reparti aziendali.

Anche la gestione delle traduzioni in lingua è molto comoda.

Apprezziamo la flessibilità nel generare e pubblicare documenti diversi partendo da un unico master. Con EKR abbiamo creato il catalogo e poi l’abbiamo pubblicato in 5-6 versioni lingua differenti, mantenendo un unico layout grafico. Lo stesso per i manuali tecnici e per altri documenti che abbiamo intenzione di realizzare, quando saremo ancora più bravi!

Dal punto di vista grafico si lavora meglio rispetto a InDesign. Con EKR si creano dei template stabiliti che poi vengono riutilizzati, senza doverci rimettere mano ogni volta. L’uniformità che ne deriva a livello visivo è decisamente un miglioramento. Utilizzando InDesign svincolato dal database cambiavano sempre dei dettagli, l’impaginazione non era mai la stessa. Soprattutto con le varianti in lingua: a parte i tempi più lunghi, il documento non risultava mai uguale. Con EKR una volta impostato il layout si va via tranquilli!

La centralizzazione del dato in azienda è uno sforzo organizzativo che sicuramente costa, ma è un passaggio obbligato. Quello che si paga altrimenti è avere sempre ridondanze e sprechi, non solo di spazi per l’immagazzinamento dei dati ma anche di tempo perso nel recuperare quale sia effettivamente l’informazione giusta!

Avere un archivio centrale, allineato e mantenuto che sia la fonte unica delle informazioni è sicuramente l’esigenza di ogni azienda. Arrivarci dal punto di vista organizzativo non è facile, ma è l’obiettivo a cui tendere. Noi veniamo da SAP, quindi siamo già ben rodati! EKR aiuta, anzi costringe verso una soluzione di questo tipo: è stata una coercizione positiva! Dare troppa libertà in questi ambiti potrebbe essere deleterio, se lo scopo è mantenere una infrastruttura organizzata e soprattutto garantire la coerenza delle informazioni.

Gennaro Esposito

Responsabile della Documentazione Tecnica di HUB Parking Technology

Io ho visto subito in EKR un sistema per risolvere un bel po’ di grane!

A livello aziendale è stato un po’ più difficile: spesso si riusciva a vedere solo uno strumento che ti fa fare le cose belle con impaginazioni automatiche. E quindi la risposta era “a noi non interessa niente dei disegnini carini, a me bastano due righe e via, io devo uscire fuori con il mio prodotto”. La più grande difficoltà di EKR è quella di trasmetterne il valore, la visione del lavoro e il suo vero ritorno.

Alcuni tipi di vantaggi del sistema – come la riduzione dei tempi di rilascio della documentazione o il risparmio di traduzioni – sono piuttosto comuni. Cosa mi piace di più di EKR in realtà? Da quando si è focalizzato sul PIM e sulla vera gestione delle informazioni, oltre la produzione di documenti, abbiamo avuto dei grandissimi vantaggi in ambiti che vanno molto al di là della pubblicazione.

Quando si fa la documentazione di un pezzo di software, si ritaglia lo schermo con una schermata e la si descrive.

Quindi tu dovresti tagliare 20 volte l’immagine e per poi far tradurre i vari contenuti magari in 20 lingue diverse. Le interfacce variano con una frequenza elevatissima: ad ogni cambiamento, devi rifare tutto il lavoro da capo! Noi siamo riusciti a trarre un enorme vantaggio sia in termini di lead time che di risparmio sulle traduzioni. Ora intercettiamo con EKR ogni testo che gli sviluppatori inseriscono, gli assegnamo tutta una serie di significati, poi viene mandato direttamente al traduttore che si ritrova tutti gli elementi per tradurre ma anche per fare una localizzazione perfetta. In più, cambiamo le immagini in automatico. Se prima ci mettevamo 3 mesi solo per le immagini, oggi riusciamo a fare tutto in 4 ore.

Quindi che cosa mi dà EKR? Mi gestisce completamente l’informazione e non me la rende utile solo ai fini di pubblicazione.

Anche se naturalmente lo utilizziamo anche per quelle, perché lo stesso dato finisce in tutti i manuali, e se il tecnico cambia qualcosa viene aggiornato su tutti i documenti, negli help on line, ovunque. È un utilizzo del sistema che permette di massimizzare il profitto, concentrandosi sull’informazione e non solo sull’output finale che magari potrebbe essere l’unico valore percepito all’interno di un’azienda.

Abbiamo creato un ambiente dove il dato è al centro ed è a disposizione di tutti: una visione completamente diversa, tutta un’altra prospettiva. Non pensiamo alle 2 paginette da fare per fine mese, ma al valore che quel dato ci sta dando. Purtroppo spesso si tende a guardare solo il ROI e i numeri: è vero che ho ridotto del 75% i costi di traduzione, ma non è solo quello! È tutto il tempo delle persone e il valore delle informazioni che vengono perse, un aspetto critico perché crea delirii nelle aziende. EKR fa cambiare modo di pensare e dà valore al lavoro.

Elisa Zanin

Ufficio Marketing di GICO Spa

Il vantaggio più grande ad oggi?

EKR ci ha obbligato a raccogliere i dati in un unico posto e a organizzarli. L’impaginazione automatica che ne deriva è sicuramente un benefit, ma secondo me l’aspetto che ci resterà di più è la catalogazione.

Prima di EKR impaginavo io tutto a mano. Sicuramente c’era una flessibilità diversa: se dovevo aggiungere all’ultimo o far stare qualcosa, la inserivo e basta, in un modo o nell’altro. Lo sforzo che abbiamo fatto con EKR è stato proprio quello di raccogliere tutte le possibili integrazioni, a volte è stato quasi dover prevedere il futuro, proprio per non dover più modificare a mano i documenti.

Sono stati mesi intensi… per spiegare a EKR come si svolge la vita aziendale abbiamo dovuto fare uno sforzo immane: incasellare un mondo intero secondo criteri precisi è stato un lavorone. L’organizzazione dei dati è stata oggetto di molte discussioni con Marco e gli altri dello staff EKR, soprattutto sul CHI dovesse sistemarli!

Devo dire che è stata dura mettersi d’accordo, la realtà di un workflow aziendale non è sempre così lineare: poi ne abbiamo ricavato un lavoro davvero meraviglioso! Oggi l’impaginazione automatica del listino che ne deriva è un aspetto molto produttivo.

La documentazione che realizziamo con EKR si distingue più che altro per una maggiore qualità. Ma anche per inserire versioni differenti e improvvise: in poco tempo oggi potrei stampare l’intero listino con prezzi diversi.

EKR è un metodo adattabile a qualsiasi realtà aziendale e a qualsiasi tipo di contenuti, anche se noi lo utilizziamo prevalentemente per impaginare dati tecnici: a mio avviso si presta bene anche per aggiornare un sito internet o altri media.