Categoria: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

Fabio Invernizzi

Marketing Manager di Elesa Spa

Prima di EKR c’era molto lavoro manuale da fare.

Avevamo un database che esportava i dati e poi si lavorava con InDesign. Il lavoro era davvero oneroso perché andava ripetuto a mano per tutte le altre lingue.

La sfida era riuscire a impaginare un catalogo di migliaia di pagine di prodotti, delle quali diverse necessitavano l’integrazione di contenuti particolari, con il conseguente obbligo di modificare la struttura standard delle pagine stesse. EKR ORCHESTRA è fatto proprio per questo, anche se abbiamo dovuto portarlo al limite e chiedere funzionalità aggiuntive che sono state realizzate per raggiungere lo scopo. L’obiettivo è proprio eliminare completamente l’intervento manuale e siamo molto vicini a questo risultato.

È stato un progetto complesso che ha richiesto molto tempo ed energie. Inizialmente ad esempio non riuscivamo a gestire le schede più particolari: ora funziona a regime e abbiamo davvero limitato molto i ritocchi finali. Senza contare che le stesse informazioni devono confluire anche nel web. Con EKR ORCHESTRA siamo riusciti ad automatizzare una buona parte del processo, e questo era il focus.

con Federica Sena, Marketing Department di Elesa Spa

Per le traduzioni EKR ORCHESTRA è veramente comodo.

Prima scrivevamo più a mano libera. Adesso invece cerchiamo di perseguire una certa costanza grazie al sistema che spinge a mantenere una certa uniformità nella proposta sia delle frasi che si ripetono per diversi prodotti, sia nella scelta della terminologia. Con EKR ORCHESTRA produciamo informazioni simili, più standardizzate per poterne riutilizzare velocemente le traduzioni.

Domenico Marinelli

Titolare di Docutec Srl

EKR significa un margine di errore quasi a zero, oltre al risparmio di tempo.

Rispetto a una volta la documentazione tecnica oggi ha un valore ben diverso.

I macchinari sono sempre più complessi, non solo devo imparare ad usarli bene, ma se non scrivo la frase giusta qualcuno si fa male oppure si finisce in tribunale.
Noi facciamo documenti tecnici di manutenzione e utilizzo altamente personalizzati e tradotti in minimo 8 lingue, ma arriviamo anche fino a 20. Utilizzavamo InDesign con script molto spinti per tentare di automatizzare una parte di lavoro.

Con EKR gestiamo un unico master da cui far derivare tutto, anche con template grafici diversi, è uno strumento molto flessibile.

Abbiamo imparato a produrre contenuti migliori per poter catalogare bene, ottimizzare e recuperare i dati.
Scrivere meglio è un grande vantaggio: le informazioni non devono mai essere ambigue ma sempre chiaramente comprensibili.
Siamo di base tecnica, in Docutec “forziamo” il programma e lo mettiamo alla prova: EKR è un sistema aperto, potenzialmente senza limiti. Per noi è un strumento che consente di fare praticamente tutto quello che vuoi.

È sicuramente complesso: un utente base se non posto nella corretta maniera prende paura, se magari lavorava in Word poi… penso sia difficile da proporre: non bisogna farsi spaventare ed essere predisposti al cambiamento.
Posso dire che siamo nati insieme a EKR: il nostro è un approccio molto family!

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Marcello Lott

Graphic Designer di Fratelli Comunello Spa

Sono quasi due anni che lavoriamo con EKR.

Questo è il momento in cui raccogliamo i risultati! Il processo è stato un po’ lento perché per buona parte l’ho seguito da solo. È stato un bel frullatore! EKR è un sistema molto quadrato: un bene per la gestione dei dati, un male – all’inizio – per qualcuno abituato a lavorare con InDesign. Come abbiamo capito, è un sistema che invece va condiviso.

Stiamo imparando a gestire i dati in maniera più veloce, a condividere le informazioni e a delegare le varie parti ai diversi reparti. 

Il primo che stiamo coinvolgendo è l’ufficio tecnico, grazie ad un collega che lavora anche lui con il PIM. Stiamo iniziando a gestire assieme la parte dei dati tecnici, a inserirli e controllarli con spreadsheet, in modo più veloce.

Siamo stati forzati a rivedere l’organizzazione dei dati, ed è stata una buona occasione! Il sistema impone la sua logica, quindi siamo stati obbligati a sistemare aspetti che magari erano rimasti non gestiti. Sicuramente anche la velocità di inserimento dati e la facilità di gestione delle traduzioni sono vantaggi apprezzati.

Lo consiglierei ad un altro grafico? Sì, ma solo se ha una mente aperta! All’inizio anche io, abituato a lavorare con InDesign, continuavo a chiedermi: ma perché devo mettermi così tanti bastone tra le ruote? Un po’ alla volta poi ci si rende conto delle comodità di avere i dati in un unico database. Per me è un aspetto molto positivo. Il cambio di mentalità per me non è stato un problema, anzi, è stata un’occasione preziosa da sfruttare.

Oggi con EKR produciamo documenti in 6 lingue diverse. La prima volta che abbiamo composto delle schede prodotto in italiano – dopo aver inserito le traduzioni – e che abbiamo avuto tutte le schede in lingua in una giornata, pronte, già in pdf, finite… eh… è stata un’ottima esperienza!

Il processo di digitalizzazione e centralizzazione del dato in azienda è un passaggio essenziale. Posso dire che altrimenti, per quella che è stata la mia esperienza, le altre strade possono diventare pericolose. Portano solo a errori e rifacimenti, specialmente in aziende dove ci sono tantissimi prodotti e moli enormi di dati da gestire.