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Il tempo che hai a disposizione è sempre troppo poco?

Realizzare la documentazione in tempi brevi con sistemi tradizionali per te diventa ogni giorno più difficile. Il continuo incremento del numero di prodotti, delle varianti e dei mercati rappresenta una sfida con cui hai a che fare ogni giorno.

Come puoi incrementare i tuoi risultati riducendo i tempi?

Attraverso un repository organizzato con tutte le informazioni aggiornate e strutturate puoi ovviare al problema riducendo i tempi di produzione della documentazione tecnica.

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EKR Orchestra ed ottimizzazione.

EKR Orchestra ti offre una piattaforma, già testata in diversi ambiti tecnici, capace di ottimizzare le tempistiche di ricerca e gestione del dato. Risparmierai così tempo che potrai investire, invece, in attività ad alto valore aggiunto.

con Stefano Beschi, IT Manager – Nicola Giaon, Manualistica – Roberto Manganotto, Marketing di ICI Caldaie Spa

EKR permette di costruire un unico database centralizzato.

Uno dei vantaggi principali del sistema è portarti a gestire un solo contenitore di dati, capace di ordinare tutte le informazioni, prima divise tra i vari archivi dei diversi reparti aziendali.

Anche la gestione delle traduzioni in lingua è molto comoda.

Apprezziamo la flessibilità nel generare e pubblicare documenti diversi partendo da un unico master. Con EKR abbiamo creato il catalogo e poi l’abbiamo pubblicato in 5-6 versioni lingua differenti, mantenendo un unico layout grafico. Lo stesso per i manuali tecnici e per altri documenti che abbiamo intenzione di realizzare, quando saremo ancora più bravi!

Dal punto di vista grafico si lavora meglio rispetto a InDesign. Con EKR si creano dei template stabiliti che poi vengono riutilizzati, senza doverci rimettere mano ogni volta. L’uniformità che ne deriva a livello visivo è decisamente un miglioramento. Utilizzando InDesign svincolato dal database cambiavano sempre dei dettagli, l’impaginazione non era mai la stessa. Soprattutto con le varianti in lingua: a parte i tempi più lunghi, il documento non risultava mai uguale. Con EKR una volta impostato il layout si va via tranquilli!

La centralizzazione del dato in azienda è uno sforzo organizzativo che sicuramente costa, ma è un passaggio obbligato. Quello che si paga altrimenti è avere sempre ridondanze e sprechi, non solo di spazi per l’immagazzinamento dei dati ma anche di tempo perso nel recuperare quale sia effettivamente l’informazione giusta!

Avere un archivio centrale, allineato e mantenuto che sia la fonte unica delle informazioni è sicuramente l’esigenza di ogni azienda. Arrivarci dal punto di vista organizzativo non è facile, ma è l’obiettivo a cui tendere. Noi veniamo da SAP, quindi siamo già ben rodati! EKR aiuta, anzi costringe verso una soluzione di questo tipo: è stata una coercizione positiva! Dare troppa libertà in questi ambiti potrebbe essere deleterio, se lo scopo è mantenere una infrastruttura organizzata e soprattutto garantire la coerenza delle informazioni.

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Sei sicuro di utilizzare bene il tuo tempo?

Anche l’azienda che si ritenga la più efficiente non sempre lo è davvero. Sprecare tempo e denaro è più comune di quanto non si creda , perdendosi spesso in attività a basso valore aggiunto. Nell’area documentale, invece, come ben sai, dedicarsi a tematiche di rilievo è la priorità non rimandabile.

Vuoi gestire al meglio le tue informazioni?

Ridurre l’inutile dispendio di energie e risorse è indispensabile e ti dà la possibilità di dedicarti ad attività ad alto valore aggiunto. Questo è possibile attraverso un sistema che organizzi e gestisca le informazioni in modo efficace.

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EKR Orchestra: comprovata efficienza.

EKR Orchestra ti offre non solo software efficienti, ma anche modalità applicative già testate e verificate da tempo nei molteplici settori della documentazione tecnica. È un formidabile alleato che ti aiuta a migliorare l’efficienza riducendo di molto le tempistiche di realizzazione dei tuoi cataloghi.

Carlo Gardini

Technical Documentation Manager di Mg2 Srl

Siamo cresciuti molto nel tempo,

sia come di numero di macchine che come complessità tecnica. Il nostro è un prodotto configurabile e sempre più personalizzato. MG2 produce macchine automatiche per l’industria farmaceutica: un settore fortemente normato in cui la documentazione tecnica deve essere realizzata con particolare rigore e precisione.

L’ordine di grandezza è oneroso: i manuali forniti per ogni macchina possono raggiungere le 1500 pagine totali. E questo “solo” per il manuale istruzioni, al quale occorre aggiungere altra documentazione come procedure di validazione, ecc.

L’attività svolta dal Reparto di Documentazione Tecnica era riconosciuta dai nostri clienti come di qualità, ma la produzione della documentazione era fondamentalmente “artigianale”. Eravamo quindi molto efficaci ma poco efficienti. Per la redazione era utilizzato Word con modelli specifici e macro per semplificare l’impaginazione. La produzione della documentazione era anche supportata da specifici tool. La gestione delle traduzioni era manuale. La professionalità e competenza dei colleghi consentiva di produrre documenti tecnici di elevata qualità, ma a costo di operazioni prevalentemente manuali. Da un’analisi è emerso che le ore spese in attività a non valore aggiunto erano tante: questo ci ha spinto ad analizzare soluzioni alternative per il workflow documentale.

Abbiamo effettuato una software selection che ha portato a EKR: ci ha convinto non solo la presenza sul territorio ma anche la disponibilità ad affiancarci nell’analisi e a personalizzare il loro CMS secondo le nostre esigenze, come è stato necessario. EKR ci ha fornito molto supporto: non si è limitata a vendere il software e basta, ma ci ha affiancato da subito durante l’analisi iniziale, che si è rivelata molto complessa.

A chi lo consiglio? Scherzando direi “a qualcuno che non sia sano di mente!”, ma in realtà consiglio EKR ad aziende che vogliano fare davvero ordine nella mole di informazioni tecniche che gestiscono, perché consente di comprendere la ridondanza dei contenuti e la duplicazione dei file. EKR fa emergere in modo evidente che la stessa informazione esiste in mille diverse varianti a seconda del reparto: commerciale, tecnico, ecc. Consente di gestire il ciclo di vita del dato evitando di chiedersi se sia attendibile o no. Se è “validato” è attendibile! Ti obbliga a ragionare sulla strutturazione del prodotto ottimizzandone le varianti.

La formazione del personale è una fase delicata, ma non appena i redattori comprendono i vantaggi del nuovo sistema di lavorare la loro collaborazione è assicurata e la curva di apprendimento è relativamente rapida.

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Annaspi tra le informazioni che devi gestire?

Le informazioni che ti circondano sono tante, sparpagliate su più piattaforme e gestite da svariate persone che ne creano versioni differenti; ciò comporta notevoli rischi per l’accuratezza dei dati. Vericarne l’affidabilità e dover ricordare di apportare modifiche ovunque ti fa perdere tempo prezioso.

Hai bisogno di una gestione integrata delle informazioni di prodotto?

La presenza su più canali e media sarà semplice da organizzare e tenere sotto controllo per un risultato ottimale, riducendo il rischio di errori e aumentando l’efficienza.

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EKR Orchestra e la gestione multichannel ed omnichannel delle informazioni.

Con EKR Orchestra gestire i dati a livello omnichannel e multichannel diventa facile ed efficace. Avrai a disposizione la possibilità di realizzare contenuti svincolati dalla rigida distinzione tra online e offline: semplificati il lavoro con un database centralizzato sfruttabile a 360°.

Fabio Invernizzi

Marketing Manager di Elesa Spa

Prima di EKR c’era molto lavoro manuale da fare.

Avevamo un database che esportava i dati e poi si lavorava con InDesign. Il lavoro era davvero oneroso perché andava ripetuto a mano per tutte le altre lingue.

La sfida era riuscire a impaginare un catalogo di migliaia di pagine di prodotti, delle quali diverse necessitavano l’integrazione di contenuti particolari, con il conseguente obbligo di modificare la struttura standard delle pagine stesse. EKR ORCHESTRA è fatto proprio per questo, anche se abbiamo dovuto portarlo al limite e chiedere funzionalità aggiuntive che sono state realizzate per raggiungere lo scopo. L’obiettivo è proprio eliminare completamente l’intervento manuale e siamo molto vicini a questo risultato.

È stato un progetto complesso che ha richiesto molto tempo ed energie. Inizialmente ad esempio non riuscivamo a gestire le schede più particolari: ora funziona a regime e abbiamo davvero limitato molto i ritocchi finali. Senza contare che le stesse informazioni devono confluire anche nel web. Con EKR ORCHESTRA siamo riusciti ad automatizzare una buona parte del processo, e questo era il focus.

con Federica Sena, Marketing Department di Elesa Spa

Per le traduzioni EKR ORCHESTRA è veramente comodo.

Prima scrivevamo più a mano libera. Adesso invece cerchiamo di perseguire una certa costanza grazie al sistema che spinge a mantenere una certa uniformità nella proposta sia delle frasi che si ripetono per diversi prodotti, sia nella scelta della terminologia. Con EKR ORCHESTRA produciamo informazioni simili, più standardizzate per poterne riutilizzare velocemente le traduzioni.

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Un errore può costare caro, tu lo sai bene, vero?

È sempre più difficile quantificare i costi derivanti dalla presenza di errori nelle informazioni di prodotto comunicate; si tratta di un problema rilevante per la tua azienda non solo a livello di budget ed efficienza, ma anche per l’immagine agli occhi del cliente.

Vuoi azzerare ogni possibilità di comunicazione errata?

Avere uno strumento che garantisca la correttezza delle informazioni di prodotto che pubblichi riduce la possibilità di realizzare documentazione approssimativa, garantendoti, invece, pubblicazioni corrette e affidabili.

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EKR Orchestra: precisione e risparmio.

Con EKR Orchestra disporrai di una una piattaforma che ti garantisce la realizzazione di una documentazione precisa ed efficace. Comunicherai sempre correttamente l’informazione di prodotto e potrai individuare tutti quei dannosi costi nascosti liberandotene definitivamente.

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Vuoi poter gestire tante informazioni su molteplici canali senza finire nel caos?

Quando le informazioni disponibili sono tante, se non sono ben organizzate, è facile commettere errori. Svolgere un’attività di marketing online e offline diventa impossibile partendo da dati potenzialmente sbagliati come anche il comunicare efficacemente su più canali.

Come puoi affrontare la multicanalità ottimizzando tempi e performances?

Per affrontare la presenza su più canali hai bisogno di uno strumento all’altezza delle tue esigenze che ti dia risposte immediate e precise ad ogni ricerca di informazioni.

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La single source of truth EKR.

EKR Orchestra ti offre una “single source of truth”, un’univoca fonte di verità, capace di svincolare i tuoi collaboratori da attività a basso valore aggiunto, come l’interminabile ricerca di informazioni, facendo risparmiare tempo prezioso e valorizzando le loro competenze.

Elisa Zanin

Ufficio Marketing di GICO Spa

Il vantaggio più grande ad oggi?

EKR ci ha obbligato a raccogliere i dati in un unico posto e a organizzarli. L’impaginazione automatica che ne deriva è sicuramente un benefit, ma secondo me l’aspetto che ci resterà di più è la catalogazione.

Prima di EKR impaginavo io tutto a mano. Sicuramente c’era una flessibilità diversa: se dovevo aggiungere all’ultimo o far stare qualcosa, la inserivo e basta, in un modo o nell’altro. Lo sforzo che abbiamo fatto con EKR è stato proprio quello di raccogliere tutte le possibili integrazioni, a volte è stato quasi dover prevedere il futuro, proprio per non dover più modificare a mano i documenti.

Sono stati mesi intensi… per spiegare a EKR come si svolge la vita aziendale abbiamo dovuto fare uno sforzo immane: incasellare un mondo intero secondo criteri precisi è stato un lavorone. L’organizzazione dei dati è stata oggetto di molte discussioni con Marco e gli altri dello staff EKR, soprattutto sul CHI dovesse sistemarli!

Devo dire che è stata dura mettersi d’accordo, la realtà di un workflow aziendale non è sempre così lineare: poi ne abbiamo ricavato un lavoro davvero meraviglioso! Oggi l’impaginazione automatica del listino che ne deriva è un aspetto molto produttivo.

La documentazione che realizziamo con EKR si distingue più che altro per una maggiore qualità. Ma anche per inserire versioni differenti e improvvise: in poco tempo oggi potrei stampare l’intero listino con prezzi diversi.

EKR è un metodo adattabile a qualsiasi realtà aziendale e a qualsiasi tipo di contenuti, anche se noi lo utilizziamo prevalentemente per impaginare dati tecnici: a mio avviso si presta bene anche per aggiornare un sito internet o altri media.