Categoria: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

Training

Rigore nella strutturazione dei dati, ma anche flessibilità nella loro organizzazione e pubblicazione: una gestione efficiente tutta da scoprire.

Quando un’azienda inizia il suo percorso con EKR Orchestra, deve iniziare in primis ad adottare il linguaggio di EKR, che è molto rigoroso, ma permette tutti i livelli di flessibilità necessari per descrivere le strutture dati e i processi presenti in azienda. Questa è la prima fase del training: iniziare a parlare la stessa lingua.

Successivamente si analizza il risultato dell’analisi, e si inizia a capire qual è ruolo e quali sono gli strumenti della suite EKR Orchestra che dovranno poi essere usati nelle varie fasi del lavoro: creazione e manutenzione dei contenuti, aggregazione dei contenuti, assemblaggio dei documenti dinamici o configurazione dell’output statico o dinamico.

A seconda della tipologia di attività da svolgere, ogni singola persona coinvolta nel training sarà formata in modo diverso, specifico in base alla modalità d’uso più consona alle sue esigenze. Saranno inoltre approfonditi aspetti diversi dei vari strumenti (link al menu dei prodotti), a seconda dei processi nei quali chi lavori a questo progetto sarà coinvolto e della tipologia delle informazioni che dovrà andare a gestire.

Ogni persona, ogni information owner disporrà di uno strumento specifico per la gestione delle proprie informazioni, pensato per la tipologia dell’informazione stessa e per il processo che lo coinvolge.

SERVICE

EKR Orchestra si integra agevolmente in un ambiente di lavoro multipiattaforma

La suite EKR Orchestra consente di trarre i migliori vantaggi dalla combinazione di più ecosistemi.

Armonizza in modo efficace ed efficiente differenti tool come SAP Hybris, AS400, Websphere, WordPress e Drupal traendo da ognuno i punti di forza e fondendoli in modo sinergico per un’esperienza d’uso ottimale.

Legacy systems integration

EKR Orchestra si integra perfettamente con gli ERP SAP, sia R/3 sia S/4HANA, e con CRM, PLM ed altri Database già presenti in azienda, comportando numerosi vantaggi.

Nella maggior parte dei progetti EKR Orchestra è richiesta un’integrazione a uno o più sistemi master già presenti in azienda con una parte delle informazioni. 

EKR è perfettamente integrata con gli ERP SAP, sia R/3 che S/4HANA, ma anche con CRM, PLM ed altri database presenti in azienda.

In fase di analisi – lavorando all’albero delle etichette e a quello della gerarchia – si definisce se alcune informazioni debbano rimanere all’interno dei sistemi precedenti come master. Qualora questo succeda è importante che ci sia un collegamento live, in real time tra il PIM e i sistemi master. 

Casi tipici sono il pricing, la configurazione dei primi livelli di BOM (Bill of Materials, distinta base in italiano) che specifica quali sono le componenti che costruiscono una certa macchina o un dato prodotto. Un’altra tipologia di integrazione è la presenza e la visibilità per esigenze di marketing di alcuni prodotti all’interno di specifiche aree geografiche. L’integrazione coi concetti come la Sales Organization di SAP ERP permette agli Smart Document di produrre cataloghi configurati in base alla presenza o meno di determinati articoli all’interno di stati nei quali, per esempio, ci sono dei vincoli di brevetto o di non concorrenza con altri prodotti.

In alcuni casi l’integrazione sia in ingresso che in uscita con ambienti CRM permette, per esempio, di supportare l’attività del service con informazioni importanti di scomposizione funzionale della macchina, per aiutare il tecnico a collocare logicamente un ticket all’interno della struttura funzionale della stessa, senza dover reinventare nomi o parti di essa che non andrebbero poi a corrispondere con la struttura reale. D’altra parte, il tecnico stesso può accedere in tempo reale attraverso l’integrazione fatta con la piattaforma EKR a tutte le informazioni di prodotto, tipicamente distribuite prima di EKR in decine o centinaia di documenti tecnici o manuali, realizzati in formato PDF o gestiti in Excel, ma non accessibili in real time.

Quando si realizza un’integrazione tra queste piattaforme CRM o di After-sales e la piattaforma EKR, chi si occupa di After-sales ha la possibilità di accedere in modalità real time ad un insieme di informazioni inimmaginabile fino a prima.

Altro scenario di integrazione è la possibilità di valorizzare il mondo della manutenzione preventiva – tutta la logica di manutenzione formalizzata tipicamente solo all’interno delle tabelle manutentive dei manuali d’uso e manutenzione. Tutta l’informazione contenuta in queste parti molto importanti può essere utilizzata da sistemi a valle per la pianificazione degli interventi manutentivi, garantendo la massima coerenza tra il dato presente nella documentazione di prodotto ufficiale – manualistica tecnica consegnata al cliente – e le proposte di piani manutentivi che potrebbero essere forniti al cliente, oppure usati come base per processi di manutenzione predittiva (industria 4.0).

Dita structuring

L’integrazione con lo standard DITA è uno dei punti salienti di EKR Orchestra, che consente la creazione e la trasformazione di informazioni in conformità ad esso.

Lo standard DITA, che ha una diffusione variabile a seconda delle geografie, è uno standard che impone di organizzare le informazioni in modo da rispettare uno schema xsd predefinito a livello internazionale. 

La piattaforma EKR comprende tutte le possibilità definite al suo interno ed è quindi uno strumento con il quale è possibile ricevere informazioni provenienti da questo standard e produrre informazioni strutturate in conformità ad esso. 

Uno dei servizi di EKR è la trasformazione di contenuti destrutturati secondo questa prospettiva e questo standard, in base allo schema configurato che deve essere messo a disposizione dal cliente oppure la trasformazione di contenuti già presenti nell’Information Warehouse per la fornitura di informazioni verso l’esterno, qualora un’azienda debba divulgare proprie informazioni interne in conformità con questo standard.

EKR Eprel

Un produttore di strumenti che consumano energia deve dichiarare le caratteristiche di ciò che produce. Per rispondere a questa esigenza normativa EKR impiega EKR Eprel.

Il 1 marzo 2021 è entrata in vigore la normativa che impone le nuove Energy Labels.

Se non sei al passo con i tuoi modelli base e derivati, affidati alla soluzione consolidata di EKR.

La Commissione Europea richiede che i produttori di strumenti che consumano energia siano compliant rispetto a una data normativa: in merito, il produttore deve dichiarare le caratteristiche di ciò che va a produrre e il relativo livello di efficienza, a cui viene abbinata una classe energetica che permette all’utente di comparare i prodotti.

Anche alle aziende che producono beni non di massa viene richiesto di adeguarsi a questa normativa e quindi di mettere a confronto i propri dati tecnici con i vari produttori; l’ente europeo certifica poi che un dato prodotto abbia una classe energetica più o meno conveniente rispetto agli altri.

Per permettere ai produttori di attribuire ai prodotti la classe energetica corretta è necessario gestire un insieme di informazioni molto ampio che deve essere inviato ai sistemi di Eurovent, l’associazione dei produttori di sistemi di condizionamento e di refrigerazione industriale.

Una volta sottomesse le informazioni ai loro sistemi viene stabilita la classe energetica e assegnati ai produttori un QR code o un’immagine che permettono loro di dichiarare che i prodotti facciano parte di una data categoria energetica.

Il modulo EKR Eprel, permette di utilizzare i dati di EKR Orchestra per rispondere a quest’esigenza normativa e industriale.

Prendiamo per esempio la nuova etichetta per gli apparecchi di refrigerazione con funzione di vendita diretta e vediamo cosa espone:

I. codice QR;

II. marchio o nome del fornitore;

III. identificativo del modello del fornitore;

IV. scala delle classi di efficienza energetica da A a G;

V. classe di efficienza energetica;

VI. consumo annuo di energia (AE) in kWh all’anno, arrotondato all’intero più vicino;

VII. per i distributori automatici refrigerati: somma dei volumi netti di tutti gli scomparti a temperature di esercizio per la refrigerazione, espressa in litri (l) e arrotondata all’intero più vicino; ecc.

VIII. per gli apparecchi di refrigerazione con funzione di vendita diretta in cui tutti gli scomparti a temperatura di esercizio per la refrigerazione rientrano nella stessa classe di temperatura, ad eccezione dei distributori automatici refrigerati:

— temperatura nella parte superiore: la temperatura massima del pacchetto M più caldo nello scomparto o negli scomparti a temperature di esercizio per la refrigerazione, in gradi Celsius (°C) e arrotondata all’intero più vicino, ecc.

— temperatura nella parte inferiore: la temperatura minima del pacchetto M più freddo nello scomparto o negli scomparti a temperature di esercizio per la refrigerazione, in gradi Celsius (°C) e arrotondata all’intero più vicino, ecc.

IX. per tutti gli apparecchi di refrigerazione con funzione di vendita diretta, tranne i distributori automatici: somma delle superfici espositive a temperature di esercizio per il congelamento, espressa in metri quadrati (m2) e arrotondata al secondo decimale;

X. per gli apparecchi di refrigerazione con funzione di vendita diretta in cui tutti gli scomparti a temperature di esercizio per il congelamento rientrano nella stessa classe di temperatura, ad eccezione dei distributori automatici refrigerati:

— temperatura nella parte superiore: la temperatura massima del pacchetto M più caldo nello scomparto o negli scomparti a temperature di esercizio per il congelamento, in gradi Celsius (°C) e arrotondata all’intero più vicino, …

— temperatura nella parte inferiore: la temperatura minima del pacchetto M più freddo nello scomparto o negli scomparti a temperature di esercizio per il congelamento, in gradi Celsius (°C) e arrotondata all’intero più vicino, …

XI. il numero del regolamento, vale a dire «2019/2018».

Una importante novità è la presenza di un QR Code che compare direttamente sull’etichetta energetica (in alto a destra).

Il QR Code permette ai consumatori di accedere con lo smartphone a informazioni aggiuntive. Queste informazioni vengono inserite dai produttori stessi nella banca dati Eprel (European Product Database for Energy Labelling).

Eprel è un database di registrazione in cui i produttori e gli importatori devono registrare tutti i prodotti per cui è obbligatoria la nuova etichetta energetica, compresa tutta la documentazione tecnica dettagliata, che potrà essere visualizzata e scaricata direttamente da internet.

Digital transformation

La pervasività della digitalizzazione riguarda ormai ogni realtà. Creare, organizzare e gestire i dati stando al passo con il cambiamento è indispensabile.

L’attività di digital transformation è un’attività di change management.

Nella gestione dei dati di prodotto, sia per le esigenze tecniche che per quelle di marketing, tutte le aziende utilizzano delle modalità consolidate negli anni. Sebbene siano funzionanti, fino a un certo punto efficaci e estremamente rodate, secondo la modalità del “si fa così da anni” diventata la regola di riferimento, esse spesso sono molto inefficienti e racchiudono tanti aspetti migliorabili.

Quando le sfide aziendali però diventano molto più grandi e complesse in una logica di globalizzazione, la modalità “ho sempre fatto così” comincia a traballare ed essere messa in discussione.

La necessità di una presenza in un numero di lingue sempre più ampio, di una segmentazione dei prodotti crescente e normative che richiedono un dettaglio e un’informazione sempre più precisa, più competitiva, costringono ad adottare un nuovo metodo di lavoro.

È importante che in questo percorso ci siano consulenti sensibili, preparati, flessibili, in grado di affiancare l’evoluzione di interi uffici, che sono chiamati a iniziare a lavorare in una modalità diversa; lo scardinare abitudini esistenti è una delle parti più impegnative di un processo di trasformazione digitale.

EKR ha maturato in numerosi settori industriali una notevole esperienza, patrimonio dei vari consulenti che seguono i progetti, che permette alle aziende di effettuare questo percorso di evoluzione in modo guidato e progressivo, senza essere invasivo. In questo modo si evita di creare attriti e disfunzioni all’interno dell’azienda e dei suoi uffici, con l’obiettivo chiaro di un’evoluzione che porta sempre l’azienda, in un periodo di alcuni mesi, o nei progetti più grandi anche di alcuni anni, ad arrivare a uno scenario di maggiore efficienza ed efficacia. Questi vantaggi sono riscontrabili nelle tre attività di creazione, ricerca e divulgazione delle informazioni di prodotto, in un modo neanche minimamente comparabile alla modalità artigianale legata alla tradizione del “ho sempre fatto così”.

Digital transformation

La pervasività della digitalizzazione riguarda ormai ogni realtà. Creare, organizzare e gestire i dati stando al passo con il cambiamento è indispensabile.

L’attività di digital transformation è un’attività di change management.

Nella gestione dei dati di prodotto, sia per le esigenze tecniche che per quelle di marketing, tutte le aziende utilizzano delle modalità consolidate negli anni. Sebbene siano funzionanti, fino a un certo punto efficaci e estremamente rodate, secondo la modalità del “si fa così da anni” diventata la regola di riferimento, esse spesso sono molto inefficienti e racchiudono tanti aspetti migliorabili.

Quando le sfide aziendali però diventano molto più grandi e complesse in una logica di globalizzazione, la modalità “ho sempre fatto così” comincia a traballare ed essere messa in discussione.

La necessità di una presenza in un numero di lingue sempre più ampio, di una segmentazione dei prodotti crescente e normative che richiedono un dettaglio e un’informazione sempre più precisa, più competitiva, costringono ad adottare un nuovo metodo di lavoro.

È importante che in questo percorso ci siano consulenti sensibili, preparati, flessibili, in grado di affiancare l’evoluzione di interi uffici, che sono chiamati a iniziare a lavorare in una modalità diversa; lo scardinare abitudini esistenti è una delle parti più impegnative di un processo di trasformazione digitale.

EKR ha maturato in numerosi settori industriali una notevole esperienza, patrimonio dei vari consulenti che seguono i progetti, che permette alle aziende di effettuare questo percorso di evoluzione in modo guidato e progressivo, senza essere invasivo. In questo modo si evita di creare attriti e disfunzioni all’interno dell’azienda e dei suoi uffici, con l’obiettivo chiaro di un’evoluzione che porta sempre l’azienda, in un periodo di alcuni mesi, o nei progetti più grandi anche di alcuni anni, ad arrivare a uno scenario di maggiore efficienza ed efficacia. Questi vantaggi sono riscontrabili nelle tre attività di creazione, ricerca e divulgazione delle informazioni di prodotto, in un modo neanche minimamente comparabile alla modalità artigianale legata alla tradizione del “ho sempre fatto così”.

Analisi

È una fase delicata e deve essere effettuata con particolare attenzione per comprendere chi disponga delle informazioni e come organizzarle per fruirle al meglio.

Nella fase di analisi è indispensabile che l’azienda porti sul tavolo degli analisti EKR l’insieme più ampio dei documenti realizzati in modo tradizionale fino a prima dell’inizio del progetto. Analizzandoli è possibile rilevare buona parte della struttura dati che dovrà essere organizzata, ma è ancora più importante capire l’ownership delle informazioni, e quindi evidenziare chi è il responsabile della creazione e modifica delle informazioni contenute nei documenti. Nell’attività di analisi si arriva a costruire una mappa di significato dell’informazione e di ownership, definendo in modo prima informale e via via sempre più formalizzato quali sono i processi che attraverso gli owner alimentano i vari domini di informazione.

I risultati dell’attività di analisi sono tipicamente tre strumenti: un albero delle etichette, che diventa la mappa della Info Warehouse, un albero della gerarchia, che fornisce la struttura trasversale di riferimento di cosa produce l’azienda, e un documento di progetto, in altri settori chiamato Business Blueprint, BBP, che specifica le attività che andranno svolte, le esigenze di configurazione o estensione del sistema, permettendo di produrre una guida per la realizzazione delle fasi successive.

Content structuring

Una corretta strutturazione dei contenuti comporta un notevole risparmio in termini di tempo e una grande guadagno nell’efficienza dei processi aziendali.

Una parte importante dei progetti di EKR Orchestra è la trasformazione di una parte o di tutti i contenuti informativi prima gestiti in modo non strutturato, in contenuti organizzati in una modalità strutturata, ordinata e centralizzata. Come il passaggio da un bazar con merci disposte in modo caotico, ad un ordinato magazzino.

La sintesi generale di un progetto EKR Orchestra è proprio quella di trasformare l’azienda da un bazar a una info-warehouse, rendendo ordinato ed efficiente ciò che prima era disordinato ed inefficiente.

Quella del content structuring è una fase spesso molto impegnativa, ma estremamente importante del processo. Permette infatti di passare da un approccio documentale, con contenuti sparpagliati in documenti ridondanti, spesso incoerenti e dei quali non è chiaramente definita l’ownership, a una struttura organizzata delle informazioni. Ciò consente di ottenere tutti i vantaggi della divulgazione e dell’accessibilità dell’informazione offerta da EKR Orchestra.

In alcune situazioni l’attività di content structuring si concretizza nella realizzazione dei primi documenti strutturati che sostituiranno l’ultima edizione di quelli costruiti in modalità manuale. Un esempio di ciò è il partire da un catalogo di 1000 pagine realizzato in InDesign, utilizzando il risultato dell’analisi – l’albero delle etichette e l’albero della gerarchia – per seguire le logiche di strutturazione dell’informazione. Seguirà poi il trasferimento di tutti i contenuti presenti nel catalogo all’interno della information warehouse secondo l’ordine descritto nei due alberi. Infine sarà realizzato con EKR Selector, integrato con InDesign, un documento qualitativamente ed esteticamente identico a quello originale, ma prodotto dando forma a contenuti strutturati in modo completo e flessibile, ordinatamente raccolti in un unico database centralizzato.

In altri casi l’attività di content structuring si limita all’organizzazione dei contenuti, alla formalizzazione dei processi, e alla loro messa in opera, nonché alla possibilità di accedere all’informazione organizzata attraverso il PIM Portal. L’azienda avrà così la garanzia della correttezza dell’informazione contenuta in EKR, e dell’efficacia in termini di capacità descrittiva. Questi contenuti organizzati, subito accessibili nella modalità online del portale, diventano la base per la creazione di tutti gli strumenti offline via via sviluppati dall’azienda da quel momento in poi.

EPREL

EKR Orchestra Energy Label è una piattaforma completa per gestire l’integrazione dell’azienda con il portale dell’Unione Europea EPREL per l’etichetta energetica dei prodotti.

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