Rubrika: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

Alessandro Fabris

Marketingový manažer společnosti Profilitec Spa

S EKR snižujeme dobu publikace ceníku o 90%!

Samozřejmě, nejprve musíte vytvořit pevný proces, do kterého vložíte všechna data o produktech, abyste pak mohli využít výhodu takto nižších časových rámců. Měli jsme 12 verzí našeho mluvícího ceníku a trvalo to nejméně 8 měsíců, než jsme dokončili grafické soubory a vytiskli přizpůsobený ceník pro každou verzi, aktualizovaný cenami a obrázky. Když jsme dokončili, za pár měsíců byl ceník již zastaralý! Dnes s EKR, vždy aktualizujeme databázi, technicky dokončíme vše za dva týdny

Rozhodli jsme se implementovat software EKR, aby se stal systémem pro správu a sběr všech informací o produktech Profilitec, aby bylo možné distribuovat stejné obsahy na různých platformách a s různými nástroji, pracující s homogenními a vždy aktualizovanými daty. Ceník byl prvním cílem, ale nyní budeme pokračovat s technickým katalogem a webovou stránkou vyvinutými se stejnou logikou.

Než jsem se stal manažerem, byl jsem velkým nadšencem pro inovativní počítačové nástroje a opravdu jim věřím. Před 19 lety byla moje první práce jako marketingový ředitel ve známé firmě ve Vicentinu – Alban Giacomo Spa – právě implementace automatického stránkovače pro vytvoření ceníku, který firma již nemohla tisknout kvůli příliš mnoha datům k aktualizaci. Jedna z prvních zkušeností ve Venetu s programem, který byl tehdy vytvořen ve Visual Basic. Velmi dobře znám tento typ logiky a sdílím ji v každém nejmenším detailu.

Come è stato recepito EKR in azienda? In ogni realtà ci sono le zone comfort, e implementare EKR all’inizio è impattante, impone un cambio di pensiero e di processi e modificare usi e costumi dei dipartimenti aziendali. Quindi è importantissimo che ci credano i decisori: siano i manager o sia l’amministratore delegato, chi deve fare l’investimento e chi se ne deve occupare a livello di responsabilità deve essere convinto. Guardando ai vantaggi del domani e non ai tanti piccoli cambiamenti che devi affrontare nel quotidiano. Bisogna guardare avanti ed al prossimo sviluppo commerciale. Serve un listino in una lingua diversa o con prezzi diversi per un nuovo distributore: ecco che basta avere i prezzi su un foglio excel e le nuove traduzioni, ed in pochi click il listino sarà pronto.
Personalmente consiglierei EKR a tutti, tranne ai miei concorrenti! Un sistema per la centralizzazione del dato e per la sua impaginazione automatica, con dei template che permettono di gestirlo in maniera veloce… non può esistere oggi un’azienda moderna che non lo usa.

Paolo Bertolassi

Zodpovědný za úřad mechanických manuálů u Lonati Spa

Před EKR ORCHESTRA… to bylo těžké!

Facciamo praticamente un manuale diverso per ogni modello di macchina. Per noi EKR ORCHESTRA fa la differenza soprattutto per le traduzioni. Prima dedicavamo parecchie ore di lavoro solo per quelle! I tempi di realizzazione del documento si allungavano parecchio.

All’inizio è stato impegnativo comporre la struttura di base: ogni titolo, ogni capitolo, ogni nota, definire tutto pezzettino per pezzettino… poi abbiamo imparato! Si fa un sforzo iniziale, poi si va! Oggi un nuovo assunto si trova la struttura già pronta.

EKR ORCHESTRA je dobrá investice pro ty, kteří mají mnoho technických dokumentů a překladů: práce se stává organizovanou a rychlou.

Carlo Gardini

Manažer technické dokumentace ve společnosti Mg2 Srl

Časem jsme hodně vyrostli

Ať už jde o počet strojů nebo technickou složitost. Náš produkt je konfigurovatelný a stále více přizpůsobený. MG2 vyrábí automatické stroje pro farmaceutický průmysl: silně regulovaný sektor, ve kterém musí být technická dokumentace vypracována s obzvláštní přísností a přesností.

Velikost objednávky je nákladná: manuály dodávané pro každý stroj mohou dosáhnout celkem 1500 stran. A to je “pouze” pro návod k použití, ke kterému je třeba přidat další dokumentaci, jako jsou validační postupy atd.

Činnost prováděná Oddělením technické dokumentace byla našimi zákazníky uznávána jako kvalitní, ale výroba dokumentace byla v podstatě ‘řemeslná’. Byli jsme tedy velmi efektivní, ale málo efektivní. Pro redakci byl používán Word se specifickými šablonami a makry pro zjednodušení rozvržení. Výroba dokumentace byla také podporována specifickými nástroji. Správa překladů byla manuální. Profesionalita a kompetence kolegů umožňovala produkci vysoce kvalitních technických dokumentů, ale za cenu převážně manuálních operací. Analýza ukázala, že mnoho hodin bylo věnováno činnostem bez přidané hodnoty: to nás přimělo analyzovat alternativní řešení pro dokumentační workflow.

Provedli jsme výběr softwaru, který vedl k EKR: přesvědčila nás nejen jejich přítomnost na trhu, ale také ochota podpořit nás při analýze a přizpůsobit jejich CMS podle našich potřeb, jak bylo nutné. EKR nám poskytla velkou podporu: neomezila se pouze na prodej softwaru, ale podpořila nás hned od začátku během počáteční analýzy, která se ukázala jako velmi složitá.

Komu to doporučuji? Žertem bych řekl “někomu, kdo není při smyslech!”, ale ve skutečnosti doporučuji EKR firmám, které chtějí opravdu uspořádat množství technických informací, které spravují, protože umožňuje pochopit redundanci obsahu a duplikaci souborů. EKR jasně ukazuje, že stejná informace existuje v tisíci různých variantách v závislosti na oddělení: obchodní, technické atd. Umožňuje řídit životní cyklus dat, aniž by se ptali, zda jsou spolehlivá nebo ne. Pokud je “validováno”, je spolehlivé! Nutí vás přemýšlet o strukturování produktu optimalizací jeho variant.

Školení personálu je citlivá fáze, ale jakmile redaktoři pochopí výhody nového systému práce, jejich spolupráce je zajištěna a křivka učení je relativně rychlá.