Rubrika: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

Gennaro Esposito

Ředitel technické dokumentace HUB Parking Technology

Hned jsem v EKR viděl systém na řešení spousty problémů!

A livello aziendale è stato un po’ più difficile: spesso si riusciva a vedere solo uno strumento che ti fa fare le cose belle con impaginazioni automatiche. E quindi la risposta era “a noi non interessa niente dei disegnini carini, a me bastano due righe e via, io devo uscire fuori con il mio prodotto”. La più grande difficoltà di EKR è quella di trasmetterne il valore, la visione del lavoro e il suo vero ritorno.

Některé typy výhod systému, jako je snížení času na uvolnění dokumentace nebo úspora překladů, jsou poměrně běžné. Co se mi na EKR skutečně líbí? Od té doby, co se zaměřil na PIM a skutečné řízení informací, kromě výroby dokumentů, jsme měli velké výhody v oblastech, které jdou daleko za rámec publikace.

Při dokumentaci části softwaru se obrazovka vyřízne snímkem obrazovky a popíše.

Quindi tu dovresti tagliare 20 volte l’immagine e per poi far tradurre i vari contenuti magari in 20 lingue diverse. Le interfacce variano con una frequenza elevatissima: ad ogni cambiamento, devi rifare tutto il lavoro da capo! Noi siamo riusciti a trarre un enorme vantaggio sia in termini di lead time che di risparmio sulle traduzioni. Ora intercettiamo con EKR ogni testo che gli sviluppatori inseriscono, gli assegnamo tutta una serie di significati, poi viene mandato direttamente al traduttore che si ritrova tutti gli elementi per tradurre ma anche per fare una localizzazione perfetta. In più, cambiamo le immagini in automatico. Se prima ci mettevamo 3 mesi solo per le immagini, oggi riusciamo a fare tutto in 4 ore.

Tak co mi EKR dává? Plně spravuje informace a nedělá je užitečné pouze pro účely publikace.

I když ho samozřejmě používáme i pro tyto účely, protože stejná data končí ve všech manuálech, a pokud technik něco změní, je to aktualizováno ve všech dokumentech, v online nápovědě, všude. Je to využití systému, které umožňuje maximalizovat zisk tím, že se zaměřuje na informace a nejen na konečný výstup, který by mohl být jedinou vnímanou hodnotou uvnitř firmy.

Vytvořili jsme prostředí, kde jsou data v centru a jsou k dispozici všem: zcela odlišný pohled, úplně jiná perspektiva. Nemyslíme na dvě stránky, které je třeba udělat na konci měsíce, ale na hodnotu, kterou nám tyto data poskytují. Bohužel se často díváme pouze na ROI a čísla: je pravda, že jsem snížil náklady na překlad o 75 %, ale to není vše! Jde o čas lidí a hodnotu informací, které se ztrácejí, kritický aspekt, protože vytváří chaos ve firmách. EKR mění způsob myšlení a přidává hodnotu práci.

se Stefano Beschi, IT manažer – Nicola Giaon, Manuály – Roberto Manganotto, Marketing ICI Caldaie Spa

EKR umožňuje vytvoření jedné centralizované databáze.

Jednou z hlavních výhod systému je správa jednoho datového kontejneru, schopného uspořádat veškeré informace, dříve rozdělené mezi různé archivy různých oddělení společnosti.

Správa jazykových překladů je také velmi pohodlná

Oceňujeme flexibilitu při generování a publikování různých dokumentů z jednoho hlavního zdroje. S EKR jsme vytvořili katalog a poté jsme jej publikovali ve 5-6 různých jazykových verzích, přičemž jsme si zachovali jednotný grafický layout. Totéž platí pro technické manuály a další dokumenty, které plánujeme realizovat, až budeme ještě lepší!

Z grafického hlediska se pracuje lépe než s InDesign. S EKR se vytvářejí stanovené šablony, které jsou poté znovu používány, aniž by bylo nutné je pokaždé upravovat. Jednotnost, která z toho plyne na vizuální úrovni, je rozhodně zlepšením. Při používání InDesignu nezávisle na databázi se detaily vždy měnily, sazba nikdy nebyla stejná. Zvláště s jazykovými variantami: kromě delších časů dokument nikdy nebyl stejný. S EKR, jakmile je rozvržení nastaveno, můžete jít klidně!

Centralizace dat ve firmě je organizační úsilí, které určitě stojí za to, ale je to nutný krok. Jinak se vždy platí za redundance a plýtvání, nejen prostoru pro ukládání dat, ale i ztraceného času při obnovování správných informací!

Mít centrální, zarovnaný a udržovaný archiv, který je jediným zdrojem informací, je určitě potřeba každé firmy. Dostat se tam z organizačního hlediska není snadné, ale je to cíl, ke kterému směřujeme. Pocházíme z SAP, takže jsme již dobře zařízeni! EKR pomáhá, dokonce nutí k takovému řešení: bylo to pozitivní donucení! Přílišná svoboda v těchto oblastech by mohla být škodlivá, pokud je cílem udržet organizovanou infrastrukturu a především zajistit konzistenci informací.

Elisa Zanin

Marketingové oddělení GICO Spa

Největší výhoda dosud?

EKR nás donutila shromáždit data na jednom místě a organizovat je. Automatické stránkování, které z toho plyne, je určitě výhodou, ale podle mého názoru bude nejtrvalejším aspektem katalogizace.

Před EKR jsem všechno sazbu dělal ručně. Určitě byla jiná flexibilita: pokud jsem potřeboval na poslední chvíli něco přidat nebo něco umístit, prostě jsem to vložil, tak či onak. Úsilí, které jsme vynaložili s EKR, bylo právě shromáždění všech možných integrací, někdy to bylo skoro jako předvídání budoucnosti, právě proto, abychom už nemuseli dokumenty ručně upravovat.

Byly to intenzivní měsíce… abychom vysvětlili EKR, jak probíhá firemní život, museli jsme vyvinout obrovské úsilí: zařadit celý svět podle přesných kritérií byla velká práce. Organizace dat byla předmětem mnoha diskusí s Markem a ostatními členy týmu EKR, zejména o TOM, KDO by je měl uspořádat!

Musím říci, že bylo těžké se dohodnout, realita firemního pracovního postupu není vždy tak lineární: pak jsme z toho vytěžili opravdu úžasnou práci! Dnes je automatické stránkování ceníku, které z toho plyne, velmi produktivní aspektem.

Dokumentace, kterou vytváříme s EKR, se vyznačuje především vyšší kvalitou. Ale také pro vložení různých a náhlých verzí: dnes bych mohl v krátkém čase vytisknout celý ceník s různými cenami.

EKR je metoda přizpůsobitelná jakékoli podnikové realitě a jakémukoli typu obsahu, přestože ji používáme převážně pro sazbu technických dat: podle mého názoru se hodí i pro aktualizaci webové stránky nebo jiných médií.