Carlo Gardini

Manažer technické dokumentace ve společnosti Mg2 Srl

Časem jsme hodně vyrostli

Ať už jde o počet strojů nebo technickou složitost. Náš produkt je konfigurovatelný a stále více přizpůsobený. MG2 vyrábí automatické stroje pro farmaceutický průmysl: silně regulovaný sektor, ve kterém musí být technická dokumentace vypracována s obzvláštní přísností a přesností.

Velikost objednávky je nákladná: manuály dodávané pro každý stroj mohou dosáhnout celkem 1500 stran. A to je “pouze” pro návod k použití, ke kterému je třeba přidat další dokumentaci, jako jsou validační postupy atd.

Činnost prováděná Oddělením technické dokumentace byla našimi zákazníky uznávána jako kvalitní, ale výroba dokumentace byla v podstatě ‘řemeslná’. Byli jsme tedy velmi efektivní, ale málo efektivní. Pro redakci byl používán Word se specifickými šablonami a makry pro zjednodušení rozvržení. Výroba dokumentace byla také podporována specifickými nástroji. Správa překladů byla manuální. Profesionalita a kompetence kolegů umožňovala produkci vysoce kvalitních technických dokumentů, ale za cenu převážně manuálních operací. Analýza ukázala, že mnoho hodin bylo věnováno činnostem bez přidané hodnoty: to nás přimělo analyzovat alternativní řešení pro dokumentační workflow.

Provedli jsme výběr softwaru, který vedl k EKR: přesvědčila nás nejen jejich přítomnost na trhu, ale také ochota podpořit nás při analýze a přizpůsobit jejich CMS podle našich potřeb, jak bylo nutné. EKR nám poskytla velkou podporu: neomezila se pouze na prodej softwaru, ale podpořila nás hned od začátku během počáteční analýzy, která se ukázala jako velmi složitá.

Komu to doporučuji? Žertem bych řekl “někomu, kdo není při smyslech!”, ale ve skutečnosti doporučuji EKR firmám, které chtějí opravdu uspořádat množství technických informací, které spravují, protože umožňuje pochopit redundanci obsahu a duplikaci souborů. EKR jasně ukazuje, že stejná informace existuje v tisíci různých variantách v závislosti na oddělení: obchodní, technické atd. Umožňuje řídit životní cyklus dat, aniž by se ptali, zda jsou spolehlivá nebo ne. Pokud je “validováno”, je spolehlivé! Nutí vás přemýšlet o strukturování produktu optimalizací jeho variant.

Školení personálu je citlivá fáze, ale jakmile redaktoři pochopí výhody nového systému práce, jejich spolupráce je zajištěna a křivka učení je relativně rychlá.