Ordliste og hoveddata
Uden en fælles ordliste og en officiel fortegnelse øges risikoen for fejl i formidlingen af information. EKR muliggør den bedste styring af disse processer
En af de største mangler i de fleste virksomheder er definitionen af et fælles ordforråd og en officiel fortegnelse over ethvert objekt, der oprettes og administreres i selve virksomheden.
Når vi starter et EKR-projekt, sidder vi ved samme bord med forskellige personer (fra Teknisk Dokumentationsafdeling, Marketingafdeling, Eftermarkedsafdeling osv.) og beder dem om at navngive og definere de termer, der skal bruges til at identificere produkthierarkiet (opdeling af produkter i linjer, serier osv.), selve maskinens struktur (navngivning af de forskellige dele) eller produkterne: i næsten alle tilfælde opdages det, at forskellige afdelinger navngiver de samme ting på forskellige måder.
Dette problem medfører store ulemper i virksomheden og betydelige risici forbundet med spredning af unøjagtige og/eller tvetydige oplysninger i selve datastyringskæden.
Meget ofte i virksomheden går de samme termer fra person til person og ender med at blive gradvist ændret: dette medfører i nogle tilfælde endda risici på sikkerhedsniveau.
Mange vigtige data passerer ofte gennem Excel-filer, der er konfigureret som informationslager, og det er nok med en fejl i kopiering af indholdet for at forårsage betydelig skade.
Et ekstremt nyligt eksempel i denne sammenhæng er de fejlagtige skøn over Covid’s indvirkning i Storbritannien.
Med udgangspunkt i forkert brug af Excel og håndtering af formaterne på de oprettede filer, er antallet af eksisterende tilfælde blevet undervurderet, hvilket har ført til en undervurdering af omfanget af fænomenet og behovet for en hurtig indgriben.
(https://www.bbc.com/news/technology-54423988)
Tilstedeværelsen af ordlisten og Masterdata sikrer, at dataene er defineret og navngivet ensartet på ét punkt, uden risiko for at overførsel fra person til person kan føre til forringelse af informationens nøjagtighed, som det sker i en ødelagt telefon.