Forfatter: Elia Santagiuliana

LOTTIE ANIMATION

Er den tid, du har til rådighed, altid for kort?

At udarbejde dokumentation på kort tid med traditionelle systemer bliver sværere for dig hver dag. Den konstante stigning i antallet af produkter, varianter og markeder udgør en udfordring, du står overfor hver dag.

Hvordan kan du øge dine resultater ved at reducere tiden?

Gennem et organiseret lager med alle opdaterede og strukturerede oplysninger kan du løse problemet ved at reducere produktionstiden for teknisk dokumentation.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

EKR Orchestra og optimering.

EKR Orchestra tilbyder dig en platform, der allerede er testet inden for forskellige tekniske områder, i stand til at optimere tidsplanerne for søgning og datastyring. Du vil dermed spare tid, som du i stedet kan investere i aktiviteter med høj merværdi.

med Stefano Beschi, IT-chef – Nicola Giaon, Manualer – Roberto Manganotto, Marketing hos ICI Caldaie Spa

EKR gør det muligt at opbygge en enkelt centraliseret database.

En af systemets hovedfordele er at håndtere en enkelt datacontainer, der er i stand til at ordne alle oplysninger, tidligere opdelt mellem forskellige arkiver fra forskellige afdelinger i virksomheden.

Også håndteringen af sprogoversættelser er meget behagelig

Vi værdsætter fleksibiliteten i at generere og publicere forskellige dokumenter fra en enkelt master. Med EKR har vi oprettet kataloget og derefter publiceret det i 5-6 forskellige sprogversioner, mens vi har bevaret et enkelt grafisk layout. Det samme gælder for de tekniske manualer og andre dokumenter, som vi har til hensigt at lave, når vi bliver endnu bedre!

Fra et grafisk synspunkt fungerer det bedre end med InDesign. Med EKR oprettes der fastlagte skabeloner, som derefter genbruges, uden at man behøver at gribe ind hver gang. Den ensartethed, der opstår på det visuelle niveau, er bestemt en forbedring. Når man bruger InDesign uafhængigt af databasen, ændredes detaljerne altid, layoutet var aldrig det samme. Især med sprogvarianterne: udover de længere tider var dokumentet aldrig det samme. Med EKR, når layoutet er sat op, kan man gå roligt videre!

Centralisering af data i en virksomhed er en organisatorisk indsats, der helt sikkert koster, men det er et nødvendigt skridt. Ellers betaler man altid for redundanser og spild, ikke kun af plads til datalagring, men også af tabt tid i at gendanne hvilken information der faktisk er korrekt!

At have et centralt, afstemt og vedligeholdt arkiv, der er den eneste informationskilde, er bestemt enhver virksomheds behov. At nå dertil fra et organisatorisk synspunkt er ikke let, men det er målet, vi stræber efter. Vi kommer fra SAP, så vi er allerede godt indarbejdede! EKR hjælper, faktisk tvinger til en sådan løsning: det var en positiv tvang! At give for meget frihed på disse områder kunne være skadeligt, hvis målet er at opretholde en organiseret infrastruktur og især sikre informationens konsistens.

LOTTIE ANIMATION

Vil du kunne håndtere mange oplysninger på flere kanaler uden at ende i kaos?

Når der er mange tilgængelige oplysninger, hvis de ikke er godt organiseret, er det let at begå fejl. At udføre en online og offline markedsføringsaktivitet bliver umuligt, hvis man starter med potentielt forkerte data, samt at kommunikere effektivt på flere kanaler.

Hvordan kan du håndtere multikanalitet ved at optimere tid og ydeevne?

For at håndtere tilstedeværelse på flere kanaler har du brug for et værktøj, der opfylder dine behov og giver dig øjeblikkelige og præcise svar på hver informationssøgning.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

Den eneste sandhedskilde EKR.

EKR Orchestra tilbyder dig en “single source of truth”, en unik kilde til sandhed, der kan frigøre dine medarbejdere fra aktiviteter med lav værdi, såsom den endeløse søgen efter information, spare værdifuld tid og værdsætte deres kompetencer.

Elisa Zanin

Marketingafdeling hos GICO Spa

Den største fordel indtil nu?

EKR har tvunget os til at samle data ét sted og organisere dem. Den automatiske paginering, der følger, er bestemt en fordel, men efter min mening er katalogiseringen den aspekt, der vil vare længst.

Før EKR lavede jeg al layout manuelt. Der var bestemt en anden fleksibilitet: hvis jeg skulle tilføje noget i sidste øjeblik eller få noget til at passe, indsætter jeg det bare, på den ene eller anden måde. Den indsats, vi gjorde med EKR, var netop at samle alle mulige integrationer, nogle gange var det næsten som at forudsige fremtiden, netop for ikke at skulle ændre dokumenter manuelt længere.

Det har været intense måneder… for at forklare EKR, hvordan virksomhedslivet forløber, måtte vi gøre en enorm indsats: at indpasse en hel verden efter præcise kriterier var et stort arbejde. Organisationen af dataene var genstand for mange diskussioner med Marco og de øvrige EKR-personale, især om HVEM der skulle ordne dem!

Jeg må sige, at det var svært at blive enige, virkeligheden i en virksomheds arbejdsgang er ikke altid så lineær: derefter fik vi et virkelig vidunderligt arbejde! I dag er den automatiske paginering af prislisten, der følger heraf, en meget produktiv aspekt.

Dokumentationen, som vi laver med EKR, udmærker sig især ved at være af højere kvalitet. Men også for at indsætte forskellige og pludselige versioner: i dag kunne jeg printe hele prislisten med forskellige priser på kort tid.

EKR er en metode, der kan tilpasses enhver virksomhedsrealitet og enhver type indhold, selvom vi primært bruger den til at paginere tekniske data: efter min mening egner den sig også godt til at opdatere et website eller andre medier.

LOTTIE ANIMATION

Er du sikker på, at du bruger din tid godt?

Selv virksomheden, der anser sig selv for at være den mest effektive, er ikke altid det virkelig. At spilde tid og penge er mere almindeligt, end man tror, ofte fortabt i aktiviteter med lav værditilvækst. På dokumentationsområdet er det derimod, som du ved godt, en uopsættelig prioritet at fokusere på vigtige emner.

Vil du administrere dine oplysninger bedre?

At reducere unødvendigt forbrug af energi og ressourcer er uundværligt og giver dig mulighed for at fokusere på aktiviteter med høj merværdi. Dette er muligt gennem et system, der organiserer og styrer information effektivt.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

EKR Orchestra: dokumenteret effektivitet.

EKR Orchestra tilbyder dig ikke kun effektiv software, men også applikationsmetoder, der allerede er testet og verificeret i lang tid inden for de mange sektorer af teknisk dokumentation. Det er en formidabel allieret, der hjælper dig med at forbedre effektiviteten ved at reducere gennemførelsestiden for dine kataloger betydeligt.

Carlo Gardini

Manager for teknisk dokumentation hos Mg2 Srl

Vi er vokset meget over tid

Hvad enten det drejer sig om antallet af maskiner eller den tekniske kompleksitet. Vores produkt er konfigurerbart og mere og mere personligt tilpasset. MG2 producerer automatiske maskiner til den farmaceutiske industri: en stærkt reguleret sektor, hvor den tekniske dokumentation skal udarbejdes med særlig nøje og præcision.

Ordrens størrelse er belastende: manualerne, der leveres til hver maskine, kan nå op på 1500 sider i alt. Og dette er “kun” for instruktionsmanualen, hvortil der skal tilføjes yderligere dokumentation som valideringsprocedurer osv.

Aktiviteten udført af Teknisk Dokumentationsafdeling blev anerkendt af vores kunder som værende af høj kvalitet, men dokumentproduktionen var grundlæggende ‘håndværksmæssig’. Vi var derfor meget effektive, men lidt effektive. Til redigering blev Word brugt med specifikke skabeloner og makroer for at forenkle layoutet. Dokumentproduktionen blev også understøttet af specifikke værktøjer. Håndtering af oversættelser var manuel. Kollegers professionalisme og kompetence gjorde det muligt at producere tekniske dokumenter af høj kvalitet, men til omkostningerne ved overvejende manuelle operationer. En analyse viste, at der blev brugt mange timer på aktiviteter uden merværdi: dette fik os til at analysere alternative løsninger til dokumentarbejdsgangen.

Vi gennemførte en softwareudvælgelse, der førte os til EKR: overbeviste os ikke kun med deres tilstedeværelse på området, men også med deres villighed til at støtte os i analysen og tilpasse deres CMS efter vores behov, som det var nødvendigt. EKR gav os meget støtte: de begrænsede sig ikke til blot at sælge softwaren, men støttede os straks under den indledende analyse, som viste sig at være meget kompleks.

Hvem anbefaler jeg det til? Spøgefuldt ville jeg sige “til nogen, der ikke er ved deres fulde fem!”, men i virkeligheden anbefaler jeg EKR til virksomheder, der virkelig ønsker at organisere den mængde teknisk information, de håndterer, fordi det gør det muligt at forstå indholdets redundans og filernes duplikering. EKR gør det tydeligt, at den samme information findes i tusind forskellige varianter afhængigt af afdelingen: kommerciel, teknisk osv. Det gør det muligt at håndtere dataens livscyklus uden at spørge, om det er pålideligt eller ej. Hvis det er “valideret”, er det pålideligt! Det tvinger dig til at tænke på produktets strukturering ved at optimere dets varianter.

Personaleuddannelse er en følsom fase, men så snart redaktørerne forstår fordelene ved det nye arbejdssystem, er deres samarbejde sikret, og læringskurven er relativt hurtig.

LOTTIE ANIMATION

En fejl kan koste dyrt, det ved du godt, ikke?

Det er stadig sværere at kvantificere omkostningerne som følge af fejl i de kommunikerede produktinformationer; det er et væsentligt problem for din virksomhed, ikke kun på budget- og effektivitetsniveau, men også for billedet i kundens øjne.

Ønsker du at eliminere enhver mulighed for fejlagtig kommunikation?

At have et værktøj, der sikrer korrektheden af de produktinformationer, du offentliggør, reducerer muligheden for at lave omtrentlig dokumentation, og sikrer dig i stedet korrekte og pålidelige publikationer.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

EKR Orchestra: præcision og besparelse.

Med EKR Orchestra vil du have en platform, der garanterer dig præcis og effektiv dokumentation. Du vil altid kommunikere produktinformationen korrekt og kan identificere alle de skadelige skjulte omkostninger og slippe af med dem for altid.

LOTTIE ANIMATION

Drukner du i de oplysninger, du skal håndtere?

De oplysninger, der omgiver dig, er mange, spredt over flere platforme og administreret af forskellige personer, der skaber forskellige versioner; dette medfører betydelige risici for datanøjagtigheden. At verificere pålideligheden og huske at foretage ændringer overalt tager værdifuld tid.

Har du brug for en integreret styring af produktinformationer?

Tilstedeværelse på flere kanaler og medier vil være let at organisere og holde under kontrol for et optimalt resultat, reducere risikoen for fejl og øge effektiviteten.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

EKR Orchestra og multikanal- og omnichannel-styring af information.

Med EKR Orchestra bliver det nemt og effektivt at håndtere data på omnichannel- og multichannel-niveau. Du vil have mulighed for at skabe indhold, der ikke er bundet af den strenge skelnen mellem online og offline: forenkle dit arbejde med en centraliseret database, der kan udnyttes 360°.

Fabio Invernizzi

Marketingchef hos Elesa Spa

Før EKR var der meget manuelt arbejde at gøre.

Vi havde en database, der eksporterede data, og derefter arbejdede vi med InDesign. Arbejdet var virkelig belastende, fordi det skulle gentages manuelt for alle andre sprog.

Udfordringen var at kunne paginere en katalog med tusindvis af produktsider, hvoraf mange krævede integration af særligt indhold, med den efterfølgende forpligtelse til at ændre den standard side struktur. EKR ORCHESTRA er netop lavet til dette, selvom vi var nødt til at presse den til grænsen og bede om yderligere funktioner, der er blevet realiseret for at nå målet. Målet er at eliminere manuel indgriben helt, og vi er meget tæt på dette resultat.

Det var et komplekst projekt, der krævede meget tid og energi. I begyndelsen kunne vi for eksempel ikke håndtere de mere særlige kort: nu fungerer det fuldt ud, og vi har virkelig begrænset de sidste finjusteringer. For ikke at nævne, at de samme oplysninger også skal strømme ind på nettet. Med EKR ORCHESTRA lykkedes det os at automatisere en stor del af processen, og det var fokus.

med Federica Sena, Marketingafdelingen hos Elesa Spa

Per le traduzioni EKR ORCHESTRA è veramente comodo.

Før skrev vi mere frit. Nu forsøger vi at opretholde en vis konsekvens takket være systemet, der opfordrer til at bevare en vis ensartethed både i de sætninger, der gentages for forskellige produkter, og i valget af terminologi. Med EKR ORCHESTRA producerer vi lignende, mere standardiserede oplysninger for hurtigt at kunne genbruge oversættelserne.

LOTTIE ANIMATION

Leder du efter en måde at reducere spild og ineffektivitet?

I din virksomhed er omkostningerne ved håndtering af produktinformation og udarbejdelse af teknisk og markedsføringsdokumentation ofte skjulte, men ikke ubetydelige. At forstå, hvordan man reducerer dem og optimerer disse processer, er en betydelig udfordring.

Kunne du tænke dig et system, der korrekt katalogiserer oplysningerne?

At kunne stole på en platform, der giver dig mulighed for at vurdere omkostningerne præcist og målrettet, er et stadig voksende behov i alle forretningsområder

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

Organiser data med EKR.

Takket være EKR Orchestra vil du have en platform, der er i stand til at organisere data på en velovervejet og defineret måde, og dermed kan du gennemføre målrettede indsatser og opnå betydelige besparelser.

LOTTIE ANIMATION

Får det dig til at miste pusten at følge med forandringerne?

Produktets livscyklus er blevet betydeligt forkortet, og din virksomhed skal løbende tilpasse de tilgængelige teknologier for at forblive konkurrencedygtig og overholde lovgivningsmæssige krav. Dette er en kompleks proces og ikke uden risici.

Hvor mange gange har du været i tvivl om rigtigheden af de modtagne oplysninger?

Du har brug for en informationsstrøm, der altid er korrekt, uanset antallet af produkter og projekter, der er gennemført; kun på denne måde kan du øge effektiviteten og eliminere fejlmarginen.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

Administrere informationer med EKR Orchestra

EKR Orchestra tilbyder dig en platform, der giver dig mulighed for at administrere information hurtigt og korrekt, i overensstemmelse med markedets normer og tidsfrister. Du vil have et system, der giver dig mulighed for at samle information i en enkelt portal, altid opdaterbar og tilgængelig for alle.

Luca Colesso

Ansvarlig for teknisk dokumentation hos Baltur Spa

For nogle år siden var det kompliceret at have en struktureret overensstemmelse af manualerne.

Hver manual udarbejdet i InDesign levede sit eget liv. Det var svært at håndtere terminologien på tværs af de forskellige manualer: ofte blev den samme lille sætning tilpasset i forskellige dokumenter ved at tilføje eller fjerne, selvom det ikke var nødvendigt.

Når vi skaber en ny tekst, er der en mere omfattende analyse, ikke begrænset til det øjeblik: der er en struktur, der skal analyseres lidt bedre. En sætning, der kan være god for eksempel for en manual, kan også være god for andre, og bør derfor skrives i en mere neutral form, forsøger at optimere informationen. EKR har bestemt ført os til en bedre vurdering af hvad vi skriver.

Ed è giusto così, il sistema deve portare ad una gestione più strutturata della terminologia.

Vi er ikke længere blandt de ufremkommelige bjerge, vi skal følge strømme og processer, der skal tænkes over!

En vigtig overgang? EKR ORCHESTRA har gjort det muligt for os at håndtere arabisk, både layout og publikation, operationer, som vi tidligere måtte outsource. I dag outsourcer vi kun oversættelsen, men vi er i stand til at layoute og publicere på arabisk internt.

Derefter er der alle de andre sprog: systemet har bestemt hjulpet os med at forbedre deres håndtering. Det er ikke kun et spørgsmål om tid og autonomi, men også om besparelse. I dag bliver oversættelser kun lavet på tekstafsnit, der endnu ikke er oversat, hvilket reducerer tid og omkostninger.

EKR ORCHESTRA har også hjulpet os med at forbedre kvaliteten af oversættelserne, fordi vi med et internt hukommelse fra Baltur har mulighed for at foretage kontrol og forskning, arbejde på kvaliteten uden altid at outsource til eksterne studier.

Denne styring efterlader ikke nogen fortrydelse over det, der er opgivet, det er et system, jeg har analyseret og valgt personligt. Efter en nøje vurdering syntes EKR ORCHESTRA at være det mest passende system for vores virksomhed. Deres fleksibilitet i håndteringen af nye problemer er bestemt en værdifuld støtte i fremtiden.

LOTTIE ANIMATION

Hvordan få din virksomhed til at vokse?

For at gøre dette skal du gøre din virksomhed og dit produkt mere kendt.

Jo flere potentielle kunder kender dig, jo flere vil vælge dig, og jo større vil væksten i din virksomhed være.

Din tilstedeværelse skal være så omfattende som muligt: du skal udnytte det potentiale, som teknologien stiller til rådighed i dag, men informationen, der taler om dig, skal altid være korrekt og fuldstændig.

Hvordan overføre dine aktiver til kunderne?

Du kender godt værdien af din virksomhed, du skal bare formå at formidle den bedst muligt.

At udnytte de ressourcer, du har til rådighed, og dine medarbejderes kompetencer effektivt gør den interne og eksterne kommunikation af information mere effektiv, hvilket får din virksomhed til at vokse.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

En tværgående informationsstyringsplatform.

Med EKR Orchestra vil mange flere mennesker kende din virksomhed og dens værdi; du vil således være mere synlig og til stede på markedet med præcise og rettidige oplysninger, der hjælper dig med at blive valgt af kunderne.

Domenico Marinelli

Ejer af Docutec Srl

EKR betyder næsten nul fejlmargin, samt tidsbesparelse.

I dag har teknisk dokumentation en helt anden værdi end tidligere.

Maskinerne bliver mere og mere komplekse, jeg skal ikke kun lære at bruge dem godt, men hvis jeg ikke skriver den rigtige sætning, kan nogen komme til skade eller vi ender i retten.
Vi laver meget tilpassede tekniske dokumenter til vedligeholdelse og brug, oversat til mindst 8 sprog, men nogle gange op til 20. Vi brugte InDesign med meget avancerede scripts for at forsøge at automatisere en del af arbejdet.

Med EKR styrer vi en enkelt master, hvorfra alt kan udledes, selv med forskellige grafiske skabeloner, det er et meget fleksibelt værktøj.

Vi har lært at producere bedre indhold for at kunne katalogisere godt, optimere og gendanne data.
At skrive bedre er en stor fordel: informationer må aldrig være tvetydige, men altid klart forståelige.
Vi er teknisk baseret, i Docutec “tvinger” vi programmet og tester det: EKR er et åbent system, potentielt uden grænser. For os er det et værktøj, der gør det muligt at gøre praktisk talt alt, hvad du ønsker.

Det er bestemt komplekst: en basisbruger bliver bange, hvis ikke sat korrekt, især hvis han arbejdede i Word… jeg tror, det er svært at foreslå: man skal ikke lade sig skræmme og være åben for forandring.
Jeg kan sige, at vi er født sammen med EKR: vores tilgang er meget familiær!

LOTTIE ANIMATION

Bliver det ofte kaotisk at håndtere en stor informationsstrøm?

Du har sandsynligvis allerede dataene i orden i ERP-systemer, men det alene er ikke nok. For at optimere processerne er det afgørende, at du kan organisere og administrere produktdataene bedst muligt.

Hvordan organiserer du effektivt den mængde data, du har til rådighed?

Du har brug for en platform, der ikke kun giver dig mulighed for at organisere den fleksibelt, men som går videre: for dig er det afgørende at være effektiv. En centraliseret database hjælper dig med at administrere produktinformation, som en ERP administrerer virksomhedsdata.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

EKR Orchestra og fordelene ved en ERP

Takket være EKR Orchestra kan du udnytte et integreret system, der giver dig mulighed for at drage fordel af fordelene ved en ERP, også i oprettelsen af dokumentation og formidling af produktinformation.