Kategori: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

Andrea Borsetto

Teknisk dokumentation

Før EKR? Især manglede der standardisering og genbrug af information, som der er nu. Hvis du skal skrive, har du et blankt ark foran dig, og det er svært at gendanne tidligere informationer, du kan skrive hvad du vil, endda opfinde! Over tid bruger den, der skriver, hver gang en anden form for at sige det samme. Andre fordele er helt sikkert drastisk nedbringelse af oversættelsesomkostninger og automatisk sideopsætning.

I begyndelsen gjorde vi virkelig et stort arbejde, langt og omhyggeligt, for at skabe hele strukturen. Så kom resultaterne!

Lidt som når du køber en tom hal, begynder du at installere maskiner fra bunden og alt det andet. Det ser ud som om alle omkostninger er tabt: så begynder du at producere, sælge og tjene, det kommer tilbage endnu mere: den oprindelige investering var god.

Forandring er svært, det er nødvendigt at overvinde forhindringer relateret til de sædvanlige arbejdsmåder med systemer i ‘Word-stil’. Som når nogen kommer hjem til dig og fremsætter et forslag, er det første svar, før du endda forstår, altid nej. Det virkelige hinder er at ændre mening.
Det er normalt svært for softwareleverandører at fuldt ud forstå de særlige behov i vores virksomhed. Marco er anderledes: han er entusiastisk og altid meget tilgængelig!

Alessandro Fabris

Marketingchef hos Profilitec Spa

Med EKR reducerer vi tiden for offentliggørelse af prislisten med 90%!

Selvfølgelig skal du først opbygge en solid proces, hvor alle produktdata indtastes, for derefter at kunne drage fordel af så meget kortere tidsrammer. Vi havde 12 versioner af vores talende prisliste, og det tog mindst 8 måneder at færdiggøre de grafiske filer og trykke den tilpassede prisliste for hver version, opdateret med priser og billeder. Når vi var færdige, var prislisten allerede gammel efter få måneder! I dag med EKR, ved altid at opdatere databasen, teknisk set afslutter vi alt på to uger

Vi har besluttet at implementere EKR-softwaren, så den bliver systemet til styring og indsamling af alle produktinformationer fra Profilitec, så vi kan distribuere det samme indhold på forskellige platforme og med forskellige værktøjer, arbejder med homogene og altid opdaterede data. Prislisten var det første mål, men nu vil vi fortsætte med den tekniske katalog og hjemmesiden udviklet med den samme logik.

Før jeg blev manager, var jeg en stor entusiast for innovative it-værktøjer, og jeg tror virkelig på dem. For 19 år siden var mit første job som marketingchef i et kendt firma i Vicentino – Alban Giacomo Spa – netop implementeringen af en automatisk sideopsætter for at lave prislisten, som firmaet ikke længere kunne printe på grund af for mange data, der skulle opdateres. En af de første erfaringer i Veneto med et program, der dengang blev lavet i Visual Basic. Jeg kender denne type logik meget godt og deler den i hver eneste lille detalje.

Come è stato recepito EKR in azienda? In ogni realtà ci sono le zone comfort, e implementare EKR all’inizio è impattante, impone un cambio di pensiero e di processi e modificare usi e costumi dei dipartimenti aziendali. Quindi è importantissimo che ci credano i decisori: siano i manager o sia l’amministratore delegato, chi deve fare l’investimento e chi se ne deve occupare a livello di responsabilità deve essere convinto. Guardando ai vantaggi del domani e non ai tanti piccoli cambiamenti che devi affrontare nel quotidiano. Bisogna guardare avanti ed al prossimo sviluppo commerciale. Serve un listino in una lingua diversa o con prezzi diversi per un nuovo distributore: ecco che basta avere i prezzi su un foglio excel e le nuove traduzioni, ed in pochi click il listino sarà pronto.
Personalmente consiglierei EKR a tutti, tranne ai miei concorrenti! Un sistema per la centralizzazione del dato e per la sua impaginazione automatica, con dei template che permettono di gestirlo in maniera veloce… non può esistere oggi un’azienda moderna che non lo usa.

Paolo Bertolassi

Ansvarlig for Kontoret for Mekaniske Manualer hos Lonati Spa

Før EKR ORCHESTRA… var det hårdt!

Facciamo praticamente un manuale diverso per ogni modello di macchina. Per noi EKR ORCHESTRA fa la differenza soprattutto per le traduzioni. Prima dedicavamo parecchie ore di lavoro solo per quelle! I tempi di realizzazione del documento si allungavano parecchio.

All’inizio è stato impegnativo comporre la struttura di base: ogni titolo, ogni capitolo, ogni nota, definire tutto pezzettino per pezzettino… poi abbiamo imparato! Si fa un sforzo iniziale, poi si va! Oggi un nuovo assunto si trova la struttura già pronta.

EKR ORCHESTRA er en god investering for dem, der har mange tekniske dokumenter og mange oversættelser: arbejdet bliver organiseret og hurtigt.

Carlo Gardini

Manager for teknisk dokumentation hos Mg2 Srl

Vi er vokset meget over tid

Hvad enten det drejer sig om antallet af maskiner eller den tekniske kompleksitet. Vores produkt er konfigurerbart og mere og mere personligt tilpasset. MG2 producerer automatiske maskiner til den farmaceutiske industri: en stærkt reguleret sektor, hvor den tekniske dokumentation skal udarbejdes med særlig nøje og præcision.

Ordrens størrelse er belastende: manualerne, der leveres til hver maskine, kan nå op på 1500 sider i alt. Og dette er “kun” for instruktionsmanualen, hvortil der skal tilføjes yderligere dokumentation som valideringsprocedurer osv.

Aktiviteten udført af Teknisk Dokumentationsafdeling blev anerkendt af vores kunder som værende af høj kvalitet, men dokumentproduktionen var grundlæggende ‘håndværksmæssig’. Vi var derfor meget effektive, men lidt effektive. Til redigering blev Word brugt med specifikke skabeloner og makroer for at forenkle layoutet. Dokumentproduktionen blev også understøttet af specifikke værktøjer. Håndtering af oversættelser var manuel. Kollegers professionalisme og kompetence gjorde det muligt at producere tekniske dokumenter af høj kvalitet, men til omkostningerne ved overvejende manuelle operationer. En analyse viste, at der blev brugt mange timer på aktiviteter uden merværdi: dette fik os til at analysere alternative løsninger til dokumentarbejdsgangen.

Vi gennemførte en softwareudvælgelse, der førte os til EKR: overbeviste os ikke kun med deres tilstedeværelse på området, men også med deres villighed til at støtte os i analysen og tilpasse deres CMS efter vores behov, som det var nødvendigt. EKR gav os meget støtte: de begrænsede sig ikke til blot at sælge softwaren, men støttede os straks under den indledende analyse, som viste sig at være meget kompleks.

Hvem anbefaler jeg det til? Spøgefuldt ville jeg sige “til nogen, der ikke er ved deres fulde fem!”, men i virkeligheden anbefaler jeg EKR til virksomheder, der virkelig ønsker at organisere den mængde teknisk information, de håndterer, fordi det gør det muligt at forstå indholdets redundans og filernes duplikering. EKR gør det tydeligt, at den samme information findes i tusind forskellige varianter afhængigt af afdelingen: kommerciel, teknisk osv. Det gør det muligt at håndtere dataens livscyklus uden at spørge, om det er pålideligt eller ej. Hvis det er “valideret”, er det pålideligt! Det tvinger dig til at tænke på produktets strukturering ved at optimere dets varianter.

Personaleuddannelse er en følsom fase, men så snart redaktørerne forstår fordelene ved det nye arbejdssystem, er deres samarbejde sikret, og læringskurven er relativt hurtig.