Kategori: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

med Stefano Beschi, IT-chef – Nicola Giaon, Manualer – Roberto Manganotto, Marketing hos ICI Caldaie Spa

EKR gør det muligt at opbygge en enkelt centraliseret database.

En af systemets hovedfordele er at håndtere en enkelt datacontainer, der er i stand til at ordne alle oplysninger, tidligere opdelt mellem forskellige arkiver fra forskellige afdelinger i virksomheden.

Også håndteringen af sprogoversættelser er meget behagelig

Vi værdsætter fleksibiliteten i at generere og publicere forskellige dokumenter fra en enkelt master. Med EKR har vi oprettet kataloget og derefter publiceret det i 5-6 forskellige sprogversioner, mens vi har bevaret et enkelt grafisk layout. Det samme gælder for de tekniske manualer og andre dokumenter, som vi har til hensigt at lave, når vi bliver endnu bedre!

Fra et grafisk synspunkt fungerer det bedre end med InDesign. Med EKR oprettes der fastlagte skabeloner, som derefter genbruges, uden at man behøver at gribe ind hver gang. Den ensartethed, der opstår på det visuelle niveau, er bestemt en forbedring. Når man bruger InDesign uafhængigt af databasen, ændredes detaljerne altid, layoutet var aldrig det samme. Især med sprogvarianterne: udover de længere tider var dokumentet aldrig det samme. Med EKR, når layoutet er sat op, kan man gå roligt videre!

Centralisering af data i en virksomhed er en organisatorisk indsats, der helt sikkert koster, men det er et nødvendigt skridt. Ellers betaler man altid for redundanser og spild, ikke kun af plads til datalagring, men også af tabt tid i at gendanne hvilken information der faktisk er korrekt!

At have et centralt, afstemt og vedligeholdt arkiv, der er den eneste informationskilde, er bestemt enhver virksomheds behov. At nå dertil fra et organisatorisk synspunkt er ikke let, men det er målet, vi stræber efter. Vi kommer fra SAP, så vi er allerede godt indarbejdede! EKR hjælper, faktisk tvinger til en sådan løsning: det var en positiv tvang! At give for meget frihed på disse områder kunne være skadeligt, hvis målet er at opretholde en organiseret infrastruktur og især sikre informationens konsistens.

Gennaro Esposito

Ansvarlig for teknisk dokumentation hos HUB Parking Technology

Jeg så straks i EKR et system til at løse mange problemer!

A livello aziendale è stato un po’ più difficile: spesso si riusciva a vedere solo uno strumento che ti fa fare le cose belle con impaginazioni automatiche. E quindi la risposta era “a noi non interessa niente dei disegnini carini, a me bastano due righe e via, io devo uscire fuori con il mio prodotto”. La più grande difficoltà di EKR è quella di trasmetterne il valore, la visione del lavoro e il suo vero ritorno.

Nogle typer af fordele ved systemet, såsom reduktion af tiden til frigivelse af dokumentation eller besparelse på oversættelser, er ret almindelige. Hvad kan jeg bedst lide ved EKR i virkeligheden? Siden det fokuserede på PIM og ægte informationsstyring, ud over dokumentproduktion, har vi haft store fordele i områder, der går langt ud over udgivelsen.

Når man dokumenterer en del af en software, skæres skærmen ud med et skærmbillede og beskrives.

Quindi tu dovresti tagliare 20 volte l’immagine e per poi far tradurre i vari contenuti magari in 20 lingue diverse. Le interfacce variano con una frequenza elevatissima: ad ogni cambiamento, devi rifare tutto il lavoro da capo! Noi siamo riusciti a trarre un enorme vantaggio sia in termini di lead time che di risparmio sulle traduzioni. Ora intercettiamo con EKR ogni testo che gli sviluppatori inseriscono, gli assegnamo tutta una serie di significati, poi viene mandato direttamente al traduttore che si ritrova tutti gli elementi per tradurre ma anche per fare una localizzazione perfetta. In più, cambiamo le immagini in automatico. Se prima ci mettevamo 3 mesi solo per le immagini, oggi riusciamo a fare tutto in 4 ore.

Så hvad giver EKR mig? Det styrer fuldstændigt informationen og gør den ikke kun nyttig til offentliggørelsesformål.

Selvom vi naturligvis også bruger det til det, fordi de samme data ender i alle manualer, og hvis teknikeren ændrer noget, bliver det opdateret på alle dokumenter, i onlinehjælpen, overalt. Det er en anvendelse af systemet, der muliggør maksimering af overskuddet ved at fokusere på information og ikke kun på det endelige output, som måske kunne være den eneste opfattede værdi inden for en virksomhed.

Vi har skabt et miljø, hvor data er i centrum og tilgængelig for alle: en helt anden vision, et helt andet perspektiv. Vi tænker ikke på de to sider, der skal laves ved månedens ende, men på værdien, som de data giver os. Desværre ser man ofte kun på ROI og tallene: det er sandt, at jeg har reduceret oversættelsesomkostningerne med 75%, men det er ikke det hele! Det handler om menneskers tid og værdien af de oplysninger, der går tabt, en kritisk aspekt, fordi det skaber kaos i virksomheder. EKR ændrer tænkemåden og giver værdi til arbejdet.

Elisa Zanin

Marketingafdeling hos GICO Spa

Den største fordel indtil nu?

EKR har tvunget os til at samle data ét sted og organisere dem. Den automatiske paginering, der følger, er bestemt en fordel, men efter min mening er katalogiseringen den aspekt, der vil vare længst.

Før EKR lavede jeg al layout manuelt. Der var bestemt en anden fleksibilitet: hvis jeg skulle tilføje noget i sidste øjeblik eller få noget til at passe, indsætter jeg det bare, på den ene eller anden måde. Den indsats, vi gjorde med EKR, var netop at samle alle mulige integrationer, nogle gange var det næsten som at forudsige fremtiden, netop for ikke at skulle ændre dokumenter manuelt længere.

Det har været intense måneder… for at forklare EKR, hvordan virksomhedslivet forløber, måtte vi gøre en enorm indsats: at indpasse en hel verden efter præcise kriterier var et stort arbejde. Organisationen af dataene var genstand for mange diskussioner med Marco og de øvrige EKR-personale, især om HVEM der skulle ordne dem!

Jeg må sige, at det var svært at blive enige, virkeligheden i en virksomheds arbejdsgang er ikke altid så lineær: derefter fik vi et virkelig vidunderligt arbejde! I dag er den automatiske paginering af prislisten, der følger heraf, en meget produktiv aspekt.

Dokumentationen, som vi laver med EKR, udmærker sig især ved at være af højere kvalitet. Men også for at indsætte forskellige og pludselige versioner: i dag kunne jeg printe hele prislisten med forskellige priser på kort tid.

EKR er en metode, der kan tilpasses enhver virksomhedsrealitet og enhver type indhold, selvom vi primært bruger den til at paginere tekniske data: efter min mening egner den sig også godt til at opdatere et website eller andre medier.