Carlo Gardini

Manager for teknisk dokumentation hos Mg2 Srl

Vi er vokset meget over tid

Hvad enten det drejer sig om antallet af maskiner eller den tekniske kompleksitet. Vores produkt er konfigurerbart og mere og mere personligt tilpasset. MG2 producerer automatiske maskiner til den farmaceutiske industri: en stærkt reguleret sektor, hvor den tekniske dokumentation skal udarbejdes med særlig nøje og præcision.

Ordrens størrelse er belastende: manualerne, der leveres til hver maskine, kan nå op på 1500 sider i alt. Og dette er “kun” for instruktionsmanualen, hvortil der skal tilføjes yderligere dokumentation som valideringsprocedurer osv.

Aktiviteten udført af Teknisk Dokumentationsafdeling blev anerkendt af vores kunder som værende af høj kvalitet, men dokumentproduktionen var grundlæggende ‘håndværksmæssig’. Vi var derfor meget effektive, men lidt effektive. Til redigering blev Word brugt med specifikke skabeloner og makroer for at forenkle layoutet. Dokumentproduktionen blev også understøttet af specifikke værktøjer. Håndtering af oversættelser var manuel. Kollegers professionalisme og kompetence gjorde det muligt at producere tekniske dokumenter af høj kvalitet, men til omkostningerne ved overvejende manuelle operationer. En analyse viste, at der blev brugt mange timer på aktiviteter uden merværdi: dette fik os til at analysere alternative løsninger til dokumentarbejdsgangen.

Vi gennemførte en softwareudvælgelse, der førte os til EKR: overbeviste os ikke kun med deres tilstedeværelse på området, men også med deres villighed til at støtte os i analysen og tilpasse deres CMS efter vores behov, som det var nødvendigt. EKR gav os meget støtte: de begrænsede sig ikke til blot at sælge softwaren, men støttede os straks under den indledende analyse, som viste sig at være meget kompleks.

Hvem anbefaler jeg det til? Spøgefuldt ville jeg sige “til nogen, der ikke er ved deres fulde fem!”, men i virkeligheden anbefaler jeg EKR til virksomheder, der virkelig ønsker at organisere den mængde teknisk information, de håndterer, fordi det gør det muligt at forstå indholdets redundans og filernes duplikering. EKR gør det tydeligt, at den samme information findes i tusind forskellige varianter afhængigt af afdelingen: kommerciel, teknisk osv. Det gør det muligt at håndtere dataens livscyklus uden at spørge, om det er pålideligt eller ej. Hvis det er “valideret”, er det pålideligt! Det tvinger dig til at tænke på produktets strukturering ved at optimere dets varianter.

Personaleuddannelse er en følsom fase, men så snart redaktørerne forstår fordelene ved det nye arbejdssystem, er deres samarbejde sikret, og læringskurven er relativt hurtig.