Sanasto ja päädata

Ilman yhteistä sanastoa ja virallista rekisteriä lisääntyvät virheriskit tiedon levittämisessä. EKR mahdollistaa näiden prosessien parhaan hallinnan

Yksi suurimmista puutteista useimmissa yrityksissä on yhteisen sanaston ja virallisen rekisterin määrittäminen kaikille esineille, jotka luodaan ja hallitaan yrityksessä.

Kun aloitamme EKR-projektin, istumme saman pöydän ääreen eri ihmisten kanssa (teknisen dokumentaation osastolta, markkinointiosastolta, jälkimarkkinointiosastolta jne.) ja pyydämme heitä nimeämään ja määrittelemään termit, joita käytetään tuotteen hierarkian tunnistamiseen (tuotteiden jakaminen linjoihin, valikoimiin jne.), koneiden rakenteen (eri osien nimeäminen) tai tuotteiden: lähes kaikissa tapauksissa havaitaan, että eri osastot nimeävät samat asiat eri tavoin.

Tämä ongelma aiheuttaa yrityksessä valtavia haittoja ja merkittäviä riskejä, jotka liittyvät epätarkkojen ja/tai epäselvien tietojen levittämiseen itse tietojen hallintaketjussa.

Hyvin usein yrityksessä samat termit siirtyvät henkilöltä toiselle ja muuttuvat vähitellen: tämä aiheuttaa joissakin tapauksissa jopa turvallisuusriskin.

Monet tärkeät tiedot kulkevat usein Excel-tiedostojen kautta, jotka toimivat tietovarastona, ja riittää yksi virhe sisällön kopioinnissa, mikä voi aiheuttaa merkittäviä vahinkoja.

Äärimmäisen tuore esimerkki tästä ovat virheelliset arviot Covidin vaikutuksesta Yhdistyneessä kuningaskunnassa.

Lähtien Excelin väärinkäytöstä ja luotujen tiedostomuotojen hallinnasta, on aliarvioitu olemassa olevien tapausten määrä, mikä on johtanut ilmiön laajuuden ja kiireellisen toimenpiteen tarpeen aliarviointiin.

(https://www.bbc.com/news/technology-54423988)

Sanaston ja Masterdatan läsnäolo takaa, että tiedot määritellään ja nimetään yhtenäisesti yhdessä paikassa, ilman riskiä, että henkilöltä toiselle siirtyminen heikentäisi tietojen tarkkuutta, kuten tapahtuu rikkinäisessä puhelimessa.