Kategoria: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

Alessandro Fabris

Profilitec Spa:n markkinointipäällikkö

EKR:n avulla vähennämme luettelon julkaisuaikaa 90%!

Tietysti, sinun on ensin rakennettava vankka prosessi, johon kaikki tuotetiedot syötetään, jotta voit hyötyä niin paljon nopeammista aikatauluista. Meillä oli 12 versiota puhuvasta hinnastostamme ja graafisten tiedostojen valmistaminen ja räätälöidyn hinnaston painattaminen kullekin versiolle vei vähintään 8 kuukautta, päivitettynä hinnoilla ja kuvilla. Kun se oli valmis, muutaman kuukauden kuluttua luettelo oli jo vanhentunut! Tänään EKR:llä, aina tietokantaa päivittämällä, teknisesti saamme kaiken valmiiksi kahdessa viikossa

Päätimme ottaa käyttöön EKR-ohjelmiston, jotta se toimisi Profilitecin kaikkien tuotetietojen hallinta- ja keräysjärjestelmänä, jotta voisimme jakaa samat sisällöt eri alustoilla ja eri työkaluilla, työskennellen yhtenäisillä ja aina ajan tasalla olevilla tiedoilla. Hinnasto oli ensimmäinen tavoite, mutta nyt jatkamme teknisen katalogin ja samojen logiikkojen mukaisesti kehitetyn verkkosivuston kanssa.

Ennen kuin olin johtaja, olin suuri innovatiivisten tietotekniikkatyökalujen ystävä ja uskon todella siihen. 19 vuotta sitten ensimmäinen työni markkinointipäällikkönä tunnetussa vicenzalaisessa yrityksessä – Alban Giacomo Spa – oli automaattisen sivunasettelijan toteuttaminen luettelon tekemiseksi, jota yritys ei enää pystynyt painamaan päivitettävien tietojen määrän vuoksi. Yksi ensimmäisistä kokemuksista Venetossa ohjelmalla, joka oli tuolloin tehty Visual Basicilla. Tunnen tämän tyyppisen logiikan hyvin ja jaan sen jokaisessa pienimmässä yksityiskohdassa.

Come è stato recepito EKR in azienda? In ogni realtà ci sono le zone comfort, e implementare EKR all’inizio è impattante, impone un cambio di pensiero e di processi e modificare usi e costumi dei dipartimenti aziendali. Quindi è importantissimo che ci credano i decisori: siano i manager o sia l’amministratore delegato, chi deve fare l’investimento e chi se ne deve occupare a livello di responsabilità deve essere convinto. Guardando ai vantaggi del domani e non ai tanti piccoli cambiamenti che devi affrontare nel quotidiano. Bisogna guardare avanti ed al prossimo sviluppo commerciale. Serve un listino in una lingua diversa o con prezzi diversi per un nuovo distributore: ecco che basta avere i prezzi su un foglio excel e le nuove traduzioni, ed in pochi click il listino sarà pronto.
Personalmente consiglierei EKR a tutti, tranne ai miei concorrenti! Un sistema per la centralizzazione del dato e per la sua impaginazione automatica, con dei template che permettono di gestirlo in maniera veloce… non può esistere oggi un’azienda moderna che non lo usa.

Carlo Gardini

Mg2 Srl:n teknisen dokumentaation päällikkö

Olemme kasvaneet paljon ajan myötä

Olipa kyseessä koneiden määrä tai tekninen monimutkaisuus. Tuotteemme on mukautettavissa ja yhä enemmän räätälöity. MG2 valmistaa automaattisia koneita farmaseuttiselle teollisuudelle: erittäin säännelty ala, jossa teknisen dokumentaation on oltava erityisen tiukkaa ja tarkkaa.

Suuruusluokka on kallis: jokaiselle koneelle toimitetut käsikirjat voivat yhteensä olla jopa 1500 sivua. Ja tämä on “vain” ohjekirja, johon on lisättävä muita asiakirjoja, kuten validointimenettelyjä jne.

Teknisen dokumentaation osaston suorittama toiminta tunnustettiin asiakkaidemme keskuudessa laadukkaaksi, mutta dokumentaation tuotanto oli pohjimmiltaan ‘käsityötä’. Olimme siis erittäin tehokkaita, mutta vähän tehokkaita. Kirjoittamiseen käytettiin Wordia erityisillä malleilla ja makroilla taiton yksinkertaistamiseksi. Dokumentaation tuotantoa tukivat myös erityiset työkalut. Käännösten hallinta oli manuaalista. Kollegojen ammattitaito ja osaaminen mahdollistivat korkealaatuisten teknisten asiakirjojen tuottamisen, mutta pääasiassa manuaalisten toimintojen kustannuksella. Analyysi osoitti, että ei-arvoa lisääviin toimintoihin käytettyjä tunteja oli paljon: tämä sai meidät tutkimaan vaihtoehtoisia ratkaisuja dokumenttityönkululle.

Suoritimme ohjelmistovalinnan, joka johti EKR:ään: vakuutti meidät paitsi läsnäololla alueella myös valmiudella tukea meitä analyysissä ja mukauttaa CMS järjestelmänsä tarpeidemme mukaan, kuten oli tarpeen. EKR tarjosi meille paljon tukea: se ei rajoittunut vain ohjelmiston myymiseen, vaan tuki meitä heti alustavassa analyysissä, joka osoittautui erittäin monimutkaiseksi.

Kenelle suosittelen sitä? Leikillisesti sanoisin “jollekin, joka ei ole täysijärkinen!”, mutta todellisuudessa suosittelen EKR:ää yrityksille, jotka haluavat todella järjestää hallitsemansa teknisen tiedon määrän, koska se mahdollistaa sisällön redundanssin ja tiedostojen päällekkäisyyden ymmärtämisen. EKR tuo selvästi esiin, että sama tieto on olemassa tuhansina eri versioina osastosta riippuen: kaupallinen, tekninen jne. Se mahdollistaa tiedon elinkaaren hallinnan välttäen kysymästä, onko se luotettava vai ei. Jos se on “validoitu”, se on luotettava! Se pakottaa sinut pohtimaan tuotteen rakenteistamista optimoimalla sen variantit.

Henkilöstön koulutus on herkkä vaihe, mutta heti kun toimittajat ymmärtävät uuden työskentelyjärjestelmän edut, heidän yhteistyönsä on taattu ja oppimiskäyrä on suhteellisen nopea.

Paolo Bertolassi

Lonati Spa:n mekaanisten käsikirjojen toimiston vastaava

Ennen EKR ORCHESTRAa… se oli vaikeaa!

Facciamo praticamente un manuale diverso per ogni modello di macchina. Per noi EKR ORCHESTRA fa la differenza soprattutto per le traduzioni. Prima dedicavamo parecchie ore di lavoro solo per quelle! I tempi di realizzazione del documento si allungavano parecchio.

All’inizio è stato impegnativo comporre la struttura di base: ogni titolo, ogni capitolo, ogni nota, definire tutto pezzettino per pezzettino… poi abbiamo imparato! Si fa un sforzo iniziale, poi si va! Oggi un nuovo assunto si trova la struttura già pronta.

EKR ORCHESTRA on hyvä sijoitus niille, joilla on paljon teknisiä asiakirjoja ja käännöksiä: työ muuttuu järjestäytyneeksi ja nopeaksi.