Lopeta tietojen etsimisen hulluus

Yritysten tekninen toimisto on usein mukana vähäarvoisessa toiminnassa. Me kutsumme sitä ‘tiedon metsästykseksi’.

Kuvittele teknisen dokumentaation toimiston toimittajat: kuinka paljon aikaa he käyttävät kiertämällä muiden suunnitteluosastojen tai tutkimus- ja kehitysosaston luona kysymässä eri suunnittelijoilta tietoja siitä, mitä he ovat luoneet ja mitä heidän on dokumentoitava?

Tai tuotemarkkinointipäällikkö, joka etsii tuotteen tarkkoja ominaisuuksia dokumentoidakseen ne online- ja offline-markkinointivälineisiin ja tarjotakseen kaikki oikeat tiedot potentiaalisille asiakkaille.

Kuinka paljon aikaa menee hukkaan!

Ajan, joka etsii eikä löydä, heijastusajan, jolloin teknisessä toimistossa on keskeytettävä toimintansa vastausten antamiseksi kollegoille.

Tämä toiminta on täysin poistettavissa käyttöönottamalla menetelmä: EKR Orchestra® -menetelmä.

Tämä menetelmä varmistaa, että tiedon tuottajat, eri teknisten toimistojen tietojen omistajat, keräävät tiedot yhteen paikkaan, täydellisesti järjestettyinä, jokainen tieto merkittynä, niin että koko yritys, erityisesti teknisen dokumentaation toimisto, voi löytää tiedon kysymättä, ilman epäselvyyksiä, ilman epäilyksiä sen ‘laadusta’.

Ja juuri nämä tiedot voivat olla myös varma lähde markkinointiosastolle, joka dokumentoi tuotteen ilmoittaen sen ominaisuudet ja arvot.

“Tiedon metsästys” -toiminta – ehdottomasti yrityksen ajanhukkaa – on kiellettävä.

Tyypillinen esimerkki epäonnistuneesta tiedonhausta on kopiointi/liittäminen asiakirjasta toiseen: avaan Excelin, jonka tekninen osasto teki, ja alan kopioida joitakin tietoja taulukoista, sitten kopioin joitakin tietoja tuotepäällikön sähköpostista ja liitän ne käsikirjaan ja niin edelleen.

Se tuntuu maailman yksinkertaisimmalta ja itsestäänselvältä asialta! Mutta se on korkean riskin tietojen jakeluprosessi. Kuka todella voi taata, että eilen kopioitu tieto ei ole muuttunut alkuperässä tänään?

Tällaiset toiminnot on vähennettävä nollaan, jotta teknisen toimiston ja teknisen dokumentaation toimiston sekä markkinointiosaston tuottamien tietojen luomis-, päivitys- ja jakeluprosessi olisi sujuva ja ‘alkuperästä taattu’.

Tehdäksemme tämän prosessin paljon tehokkaammaksi ja ehdottomasti tehokkaammaksi olemme luoneet EKR Orchestra®. Menetelmä, joka mahdollistaa tämän uuden kehityksen tuomisen yritykseen.