Carlo Gardini

Mg2 Srl:n teknisen dokumentaation päällikkö

Olemme kasvaneet paljon ajan myötä

Olipa kyseessä koneiden määrä tai tekninen monimutkaisuus. Tuotteemme on mukautettavissa ja yhä enemmän räätälöity. MG2 valmistaa automaattisia koneita farmaseuttiselle teollisuudelle: erittäin säännelty ala, jossa teknisen dokumentaation on oltava erityisen tiukkaa ja tarkkaa.

Suuruusluokka on kallis: jokaiselle koneelle toimitetut käsikirjat voivat yhteensä olla jopa 1500 sivua. Ja tämä on “vain” ohjekirja, johon on lisättävä muita asiakirjoja, kuten validointimenettelyjä jne.

Teknisen dokumentaation osaston suorittama toiminta tunnustettiin asiakkaidemme keskuudessa laadukkaaksi, mutta dokumentaation tuotanto oli pohjimmiltaan ‘käsityötä’. Olimme siis erittäin tehokkaita, mutta vähän tehokkaita. Kirjoittamiseen käytettiin Wordia erityisillä malleilla ja makroilla taiton yksinkertaistamiseksi. Dokumentaation tuotantoa tukivat myös erityiset työkalut. Käännösten hallinta oli manuaalista. Kollegojen ammattitaito ja osaaminen mahdollistivat korkealaatuisten teknisten asiakirjojen tuottamisen, mutta pääasiassa manuaalisten toimintojen kustannuksella. Analyysi osoitti, että ei-arvoa lisääviin toimintoihin käytettyjä tunteja oli paljon: tämä sai meidät tutkimaan vaihtoehtoisia ratkaisuja dokumenttityönkululle.

Suoritimme ohjelmistovalinnan, joka johti EKR:ään: vakuutti meidät paitsi läsnäololla alueella myös valmiudella tukea meitä analyysissä ja mukauttaa CMS järjestelmänsä tarpeidemme mukaan, kuten oli tarpeen. EKR tarjosi meille paljon tukea: se ei rajoittunut vain ohjelmiston myymiseen, vaan tuki meitä heti alustavassa analyysissä, joka osoittautui erittäin monimutkaiseksi.

Kenelle suosittelen sitä? Leikillisesti sanoisin “jollekin, joka ei ole täysijärkinen!”, mutta todellisuudessa suosittelen EKR:ää yrityksille, jotka haluavat todella järjestää hallitsemansa teknisen tiedon määrän, koska se mahdollistaa sisällön redundanssin ja tiedostojen päällekkäisyyden ymmärtämisen. EKR tuo selvästi esiin, että sama tieto on olemassa tuhansina eri versioina osastosta riippuen: kaupallinen, tekninen jne. Se mahdollistaa tiedon elinkaaren hallinnan välttäen kysymästä, onko se luotettava vai ei. Jos se on “validoitu”, se on luotettava! Se pakottaa sinut pohtimaan tuotteen rakenteistamista optimoimalla sen variantit.

Henkilöstön koulutus on herkkä vaihe, mutta heti kun toimittajat ymmärtävät uuden työskentelyjärjestelmän edut, heidän yhteistyönsä on taattu ja oppimiskäyrä on suhteellisen nopea.