Auteur/autrice : Elia Santagiuliana

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Le temps dont vous disposez est-il toujours trop court ?

Réaliser la documentation en peu de temps avec des systèmes traditionnels devient chaque jour plus difficile pour vous. L’augmentation continue du nombre de produits, de variantes et de marchés représente un défi auquel vous êtes confronté chaque jour.

Comment pouvez-vous augmenter vos résultats en réduisant le temps?

Grâce à un référentiel organisé avec toutes les informations mises à jour et structurées, vous pouvez résoudre le problème en réduisant les délais de production de la documentation technique.

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EKR Orchestra et optimisation.

EKR Orchestra vous offre une plateforme, déjà testée dans divers domaines techniques, capable d’optimiser les délais de recherche et de gestion des données. Vous économiserez ainsi du temps que vous pourrez investir, à la place, dans des activités à forte valeur ajoutée.

avec Stefano Beschi, responsable informatique – Nicola Giaon, manuels – Roberto Manganotto, marketing chez ICI Caldaie Spa

EKR vous permet de construire une seule base de données centralisée.

L’un des principaux avantages du système est qu’il vous conduit à gérer un seul conteneur de données, capable de commander toutes les informations, d’abord réparties entre les différentes archives des différents départements de l’entreprise.

Même la traduction de traductions de langues est très pratique.

Nous apprécions la flexibilité de générer et de publier différents documents à partir d’un seul maître. Avec EKR, nous avons créé le catalogue, puis nous l’avons publié dans cinq ou six versions linguistiques différentes, tout en maintenant une mise en page graphique unique. De même pour les manuels techniques et pour les autres documents que nous avons l’intention de réaliser, quand nous serons encore meilleurs!

D’un point de vue graphique, nous travaillons mieux qu’InDesign. Avec EKR, nous créons des modèles établis qui sont ensuite réutilisés, sans avoir à les récupérer à chaque fois. L’uniformité qui en découle visuellement est définitivement une amélioration. L’utilisation d’InDesign publiée à partir de la base de données modifiait toujours les détails, la mise en page n’était jamais la même. Surtout avec les variantes de langue: à part les temps les plus longs, le document n’a jamais été le même. Avec EKR, une fois la mise en page définie, partez tranquillement!

La centralisation des données dans l’entreprise est un effort organisationnel qui coûte certes, mais c’est une étape obligatoire. Sinon, vous devez toujours avoir des redondances et du gaspillage, non seulement d’espaces pour le stockage de données, mais également de temps perdu à récupérer ce qui est réellement la bonne information!

Avoir une archive centralisée, alignée et maintenue qui est la seule source d’information est certainement le besoin de chaque entreprise. S’y rendre d’un point de vue organisationnel n’est pas facile, mais c’est l’objectif à atteindre. Nous venons de SAP, nous sommes donc déjà bien établis! EKR aide, voire force, à trouver une solution de ce type: c’était une coercition positive! Donner trop de liberté dans ces domaines pourrait être préjudiciable si l’objectif est de maintenir une infrastructure organisée et surtout de garantir la cohérence de l’information.

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Êtes-vous sûr d’utiliser bien votre temps ?

Même l’entreprise qui se considère comme la plus efficace ne l’est pas toujours vraiment. Gaspiller du temps et de l’argent est plus courant qu’on ne le pense, souvent perdu dans des activités à faible valeur ajoutée. Dans le domaine documentaire, en revanche, comme vous le savez bien, se consacrer à des sujets importants est une priorité incontournable.

Voulez-vous mieux gérer vos informations?

Réduire le gaspillage inutile d’énergie et de ressources est indispensable et vous permet de vous consacrer à des activités à forte valeur ajoutée. Cela est possible grâce à un système qui organise et gère les informations de manière efficace.

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EKR Orchestra: efficacité prouvée.

EKR Orchestra vous offre non seulement des logiciels efficaces, mais aussi des méthodes d’application déjà testées et vérifiées depuis longtemps dans les nombreux secteurs de la documentation technique. C’est un allié formidable qui vous aide à améliorer l’efficacité en réduisant considérablement les délais de réalisation de vos catalogues.

Carlo Gardini

Responsable de la documentation technique chez Mg2 Srl

Nous avons beaucoup grandi avec le temps,

à la fois en termes de nombre de machines et de complexité technique. Notre produit est configurable et de plus en plus personnalisé. MG2 fabrique des machines automatiques pour l’industrie pharmaceutique: un secteur hautement réglementé dans lequel la documentation technique doit être réalisée avec une rigueur et une précision particulières.

L’ordre de grandeur est onéreux: les manuels fournis pour chaque machine peuvent atteindre un total de 1 500 pages. Et ce “seulement” pour le manuel d’instructions, auquel il est nécessaire d’ajouter d’autres documents tels que des procédures de validation, etc.

L’activité réalisée par le service de la documentation technique a été reconnue par nos clients comme étant la qualité, mais la production de la documentation a été essentiellement “conçue”. Nous avons donc été très efficaces mais inefficaces. For La rédaction a utilisé Word avec des modèles et des macros spécifiques pour simplifier la mise en page. La production de documentation a également été soutenue par des outils spécifiques. La gestion de la traduction était manuelle. Le professionnalisme et la compétence des collègues ont permis de produire des documents techniques de haute qualité, mais au prix d’opérations principalement manuelles. D’après une analyse, il est apparu que les heures consacrées aux activités sans valeur ajoutée étaient nombreuses: cela nous a incité à analyser des solutions alternatives pour le flux de travail des documents.

Nous avons effectué une sélection de logiciels qui a conduit à EKR: nous a convaincus non seulement de la présence sur le territoire, mais également de la volonté de travailler à nos côtés dans l’analyse et de personnaliser leur CMS en fonction de nos besoins, le cas échéant. EKR nous a apporté un soutien considérable: le logiciel n’a pas été vendu et c’est fini, mais il nous a immédiatement appuyés lors de la première analyse, qui s’est avérée très complexe.

À qui est-ce que je le recommande? En plaisantant, je dirais “à quelqu’un qui n’est pas sain d’esprit!”, Mais en réalité , je recommande EKR aux entreprises qui souhaitent vraiment mettre de l’ordre dans la quantité d’informations techniques qu’elles gèrent,, car cela permet de comprendre la redondance des contenus et duplication de fichiers. EKR montre clairement que la même information existe selon mille variantes, selon les départements: commerciale, technique, etc. Cela permet de gérer le cycle de vie des données en évitant de se demander si elles sont fiables ou non. Si c’est “validé” c’est fiable! Cela vous oblige à réfléchir à la structuration du produit, à l’optimisation des variantes.

La formation du personnel est une phase délicate,, mais dès que les éditeurs comprennent les avantages du nouveau système de travail, leur collaboration est assurée et la courbe d’apprentissage est relativement rapide.

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Vous vous noyez dans les informations que vous devez gérer ?

Les informations qui vous entourent sont nombreuses, dispersées sur plusieurs plateformes et gérées par diverses personnes qui en créent différentes versions; cela comporte des risques importants pour l’exactitude des données. Vérifier leur fiabilité et se rappeler d’apporter des modifications partout vous fait perdre un temps précieux.

Avez-vous besoin d’une gestion intégrée des informations produit ?

La présence sur plusieurs canaux et médias sera simple à organiser et à contrôler pour un résultat optimal, réduisant le risque d’erreurs et augmentant l’efficacité.

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EKR Orchestra et la gestion multicanal et omnicanal des informations.

Avec EKR Orchestra, la gestion des données à l’échelle omnicanal et multicanal devient facile et efficace. Vous aurez la possibilité de créer des contenus libérés de la distinction rigide entre en ligne et hors ligne : simplifiez votre travail avec une base de données centralisée exploitable à 360°.

Fabio Invernizzi

Directeur marketing chez Elesa Spa

Avant EKR, il y avait beaucoup de travail manuel à faire.

Nous avions une base de données qui exportait des données, puis travaillait avec InDesign. Le travail était très coûteux, car il devait être répété manuellement pour toutes les autres langues.

Le défi était de réussir à paginer un catalogue de milliers de pages de produits, dont plusieurs nécessitaient l’intégration de contenus particuliers, avec l’obligation conséquente de modifier la structure standard des pages elles-mêmes. EKR ORCHESTRA est fait exactement pour cela, même si nous avons dû le pousser à ses limites et demander des fonctionnalités supplémentaires qui ont été réalisées pour atteindre l’objectif. L’objectif est d’éliminer complètement l’intervention manuelle et nous sommes très proches de ce résultat.

C’était un projet complexe qui a nécessité beaucoup de temps et d’énergie. Initialement, par exemple, nous ne pouvions pas gérer les cartes les plus particulières : maintenant cela fonctionne à plein régime et nous avons vraiment limité les retouches finales. Sans compter que les mêmes informations doivent également converger vers le web. Avec EKR ORCHESTRA, nous avons réussi à automatiser une bonne partie du processus, et c’était le focus.

avec Federica Sena, département marketing d’Elesa Spa

Per le traduzioni EKR ORCHESTRA è veramente comodo.

Avant, nous écrivions de manière plus libre. Maintenant, nous essayons de poursuivre une certaine constance grâce au système qui encourage à maintenir une certaine uniformité tant dans les phrases qui se répètent pour différents produits que dans le choix de la terminologie. Avec EKR ORCHESTRA, nous produisons des informations similaires, plus standardisées pour pouvoir réutiliser rapidement les traductions.

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Voulez-vous gérer de nombreuses informations sur plusieurs canaux sans tomber dans le chaos?

Lorsque les informations disponibles sont nombreuses, si elles ne sont pas bien organisées, il est facile de commettre des erreurs. Mener une activité de marketing en ligne et hors ligne devient impossible à partir de données potentiellement erronées, tout comme communiquer efficacement sur plusieurs canaux.

Comment pouvez-vous aborder la multicanalité en optimisant le temps et les performances ?

Pour faire face à la présence sur plusieurs canaux, vous avez besoin d’un outil à la hauteur de vos exigences qui vous donne des réponses immédiates et précises à chaque recherche d’informations.

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La source unique de vérité EKR.

EKR Orchestra vous offre une “source unique de vérité”, une source unique de vérité, capable de libérer vos collaborateurs des activités à faible valeur ajoutée, comme la recherche interminable d’informations, économisant un temps précieux et valorisant leurs compétences.

Elisa Zanin

Service marketing de GICO Spa

Le plus gros avantage jusqu’à présent?

EKR nous a forcé à collecter les données en un seul endroit et à les organiser. La mise en page automatique résultante est certainement un avantage, mais je pense que l’aspect qui restera le plus important est le catalogage.

Avant EKR, tout était en place avec ma mise en page. Certes, il y avait une flexibilité différente: si je devais ajouter quelque chose ou faire en sorte que quelque chose reste, je l’inscrivais, d’une manière ou d’une autre. L’effort que nous avons fait avec EKR visait précisément à rassembler tous les ajouts possibles, il était parfois presque nécessaire de prévoir l’avenir, histoire de ne pas avoir à modifier manuellement les documents.

It has been a busy month … to explain to EKR how corporate life unfolds we had to make a huge effort: piling up a whole world according to precise criteria was a big job. The organization of the data has been the subject of much discussion with Marco and the other EKR staff, above all on the WHO had to fix them!

Je dois dire que c’était difficile de s’entendre, la réalité d’un workflow d’entreprise n’est pas toujours aussi linéaire: alors nous avons eu un travail vraiment formidable! Aujourd’hui, la mise en page automatique de la liste de prix qui en résulte est un aspect très productif.

La documentation que nous produisons avec EKR se distingue avant tout par une qualité supérieure. Mais aussi pour insérer des versions différentes et soudaines: dans un court laps de temps, je pourrais imprimer la liste complète avec des prix différents.

EKR est une méthode qui peut être adaptée à toutes les réalités professionnelles et à tout type de contenu, même si nous l’utilisons principalement pour la mise en forme de données techniques: à mon avis, convient également à la mise à jour d’un site Web ou d’un autre média.

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Une erreur peut coûter cher, tu le sais bien, n’est-ce pas?

Il est de plus en plus difficile de quantifier les coûts résultant de la présence d’erreurs dans les informations produit communiquées ; c’est un problème important pour votre entreprise, non seulement au niveau du budget et de l’efficacité, mais aussi pour l’image aux yeux du client.

Voulez-vous éliminer toute possibilité de communication erronée?

Avoir un outil qui garantit l’exactitude des informations produit que vous publiez réduit la possibilité de réaliser une documentation approximative, vous garantissant à la place des publications correctes et fiables.

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EKR Orchestra : précision et économie.

Avec EKR Orchestra, vous disposerez d’une plateforme qui vous garantit la réalisation d’une documentation précise et efficace. Vous communiquerez toujours correctement l’information produit et pourrez identifier tous ces coûts cachés nuisibles et vous en débarrasser définitivement.

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Gérer un large flux d’informations devient-il souvent chaotique?

Vous avez probablement déjà les données en ordre dans les systèmes ERP, mais cela ne suffit pas à lui seul. Pour optimiser les processus, il est indispensable de pouvoir organiser et gérer au mieux les données produit.

Comment organiser efficacement la masse de données dont vous disposez ?

Vous avez besoin d’une plateforme qui vous permette non seulement de l’organiser de manière flexible, mais qui aille au-delà : pour vous, être efficace est indispensable. Une base de données centralisée vous aide à gérer l’information produit comme un ERP gère les données de l’entreprise.

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EKR Orchestra et les avantages d’un ERP

Grâce à EKR Orchestra, vous pourrez exploiter un système intégré qui vous permettra de bénéficier des avantages d’un ERP même dans la création de documentation et la diffusion d’informations sur le produit.

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Vous cherchez un moyen de réduire les déchets et l’inefficacité ?

Dans votre entreprise, les coûts de gestion des informations produit et de réalisation de la documentation technique et marketing sont souvent cachés, mais non négligeables. Comprendre comment les réduire et optimiser ces processus est un défi considérable.

Aimeriez-vous disposer d’un système qui catalogue correctement les informations ?

Pouvoir compter sur une plateforme qui vous permet d’évaluer les coûts de manière précise et ciblée est un besoin de plus en plus croissant dans tous les domaines d’activité

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Organiser les données avec EKR.

Grâce à EKR Orchestra, vous disposerez d’une plateforme capable d’organiser les données de manière réfléchie et définie, vous permettant ainsi de réaliser des interventions ciblées et d’obtenir des économies considérables.

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Suivre les changements vous coupe-t-il le souffle ?

Le cycle de vie des produits s’est considérablement réduit et votre entreprise doit continuellement adapter les technologies dont elle dispose pour rester compétitive et respecter les exigences réglementaires. C’est un processus complexe et non dénué de risques.

Combien de fois avez-vous douté de l’exactitude des informations reçues ?

Vous avez besoin d’un flux d’informations toujours correct, quel que soit le nombre de produits et de projets réalisés ; c’est seulement ainsi que vous pouvez augmenter l’efficacité et éliminer la marge d’erreur.

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Gérer les informations avec EKR Orchestra

EKR Orchestra vous offre une plateforme qui vous permet de gérer les informations avec rapidité et précision en respectant les normes et les délais du marché. Vous disposerez d’un système qui vous permet de collecter les informations dans un portail unique, toujours actualisable et accessible à tous.

Luca Colesso

Responsable de la Documentation Technique chez Baltur Spa

Il y a quelques années, il était difficile d’avoir une congruence structurée des manuels.

Chaque manuel écrit dans InDesign a vécu sa propre vie. Il était difficile de gérer la terminologie des différents manuels: plusieurs fois, la même phrase était personnalisée sur les divers documents en ajoutant ou en supprimant des éléments, sans que cela soit si nécessaire.

Aujourd’hui, lorsqu’un nouveau texte est créé, il existe une analyse plus complète, qui ne se limite pas à ce moment: il existe une structure qui doit être analysée un peu mieux. La phrase qui peut convenir à un manuel, par exemple, pourrait convenir à d’autres, elle devrait donc être écrite sous une forme un peu plus neutre, dans le but d’optimiser l’information. EKR nous a certainement apporté une meilleure note que celle que nous écrivons.

Et à juste titre, le système doit conduire à une gestion terminologique plus structurée.

Nous ne sommes plus dans les montagnes escarpées, nous devons suivre les flux et les processus auxquels il faut penser!

Une étape importante? EKR ORCHESTRA nous a permis de gérer l’arabe, tant la mise en page que la publication, des opérations que nous devions auparavant confier à l’extérieur. Aujourd’hui, nous confions uniquement la traduction à l’extérieur, mais nous sommes capables de paginer et de publier en arabe en interne.

Ensuite, il y a toutes les autres langues: le système nous a certainement permis d’améliorer leur gestion. Ce n’est pas seulement une question de temps et d’autonomie, mais aussi d’économie. Aujourd’hui, les traductions ne sont effectuées que sur des sections de texte qui n’ont pas encore été traduites, ce qui réduit les délais et les coûts.

EKR ORCHESTRA nous a également aidés à améliorer la qualité des traductions, car ayant une mémoire interne Baltur nous avons la possibilité de faire des vérifications et des recherches, travaillant sur la qualité sans toujours déléguer à des études externes.

Cette gestion ne laisse aucun regret sur ce qui a été abandonné, c’est un système que j’ai analysé et choisi personnellement. Après une évaluation attentive, EKR ORCHESTRA m’a semblé être le système le plus approprié pour notre entreprise. Leur flexibilité dans la gestion de nouveaux problèmes est certainement un soutien précieux à l’avenir.

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Comment faire croître votre entreprise ?

Pour ce faire, vous devez faire connaître davantage votre entreprise et votre produit.

Plus de clients potentiels vous connaissent, plus de personnes vous choisiront et plus grande sera la croissance de votre entreprise.

Votre présence doit être aussi étendue que possible : vous devez exploiter le potentiel que la technologie offre aujourd’hui, mais l’information qui parle de vous doit toujours être correcte et complète.

Comment transmettre vos actifs aux clients?

Vous connaissez bien la valeur de votre entreprise, vous devez simplement réussir à la transmettre au mieux.

Valoriser efficacement les ressources dont vous disposez et les compétences de vos collaborateurs rend la communication interne et externe des informations plus efficace, ce qui fait croître votre entreprise.

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Une plateforme transversale de gestion de l’information.

Avec EKR Orchestra, beaucoup plus de personnes connaîtront votre entreprise et sa valeur; vous serez ainsi plus visible et présent sur le marché avec des informations précises et ponctuelles qui vous aideront à être choisi par les clients.

Domenico Marinelli

Propriétaire de Docutec Srl

EKR signifie une marge d’erreur de presque zéro, en plus du gain de temps.

Par rapport au passé, la documentation technique a aujourd’hui une valeur très différente.

Les machines sont de plus en plus complexes, non seulement je dois apprendre à bien les utiliser, mais si je n’écris pas la bonne phrase, quelqu’un se blesse ou se retrouve devant les tribunaux.
Nous créons des documents hautement personnalisés pour la maintenance technique et l’utilisation, traduits en au moins 8 Nous avons également utilisé InDesign avec des scripts très puissants pour essayer d’automatiser un travail.

Avec EKR, nous gérons un seul maître à partir duquel tout, même avec différents modèles graphiques, est un outil très flexible.

Nous avons appris à produire de meilleurs contenus pour pouvoir bien cataloguer, optimiser et récupérer les données. # r #Mieux écrire est un grand avantage: l’information ne doit jamais être ambiguë mais toujours clairement compréhensible.
Nous sommes une base technique, dans Docutec nous “forçons” le programme et le mettons à l’épreuve: EKR est un système ouvert, potentiellement sans limites. Pour nous, c’est un outil qui vous permet de faire pratiquement tout ce que vous voulez.

C’est certainement complexe: un utilisateur élémentaire qui n’est pas correctement placé prend peur, s’il travaille peut-être dans Word alors … Je pense qu’il est difficile de proposer: nous ne devons pas avoir peur et être prédisposés au changement.
Je peux dire que nous sommes nés avec EKR: notre approche est très familiale!