Carlo Gardini

Responsable de la documentation technique chez Mg2 Srl

Nous avons beaucoup grandi avec le temps,

à la fois en termes de nombre de machines et de complexité technique. Notre produit est configurable et de plus en plus personnalisé. MG2 fabrique des machines automatiques pour l’industrie pharmaceutique: un secteur hautement réglementé dans lequel la documentation technique doit être réalisée avec une rigueur et une précision particulières.

L’ordre de grandeur est onéreux: les manuels fournis pour chaque machine peuvent atteindre un total de 1 500 pages. Et ce “seulement” pour le manuel d’instructions, auquel il est nécessaire d’ajouter d’autres documents tels que des procédures de validation, etc.

L’activité réalisée par le service de la documentation technique a été reconnue par nos clients comme étant la qualité, mais la production de la documentation a été essentiellement “conçue”. Nous avons donc été très efficaces mais inefficaces. For La rédaction a utilisé Word avec des modèles et des macros spécifiques pour simplifier la mise en page. La production de documentation a également été soutenue par des outils spécifiques. La gestion de la traduction était manuelle. Le professionnalisme et la compétence des collègues ont permis de produire des documents techniques de haute qualité, mais au prix d’opérations principalement manuelles. D’après une analyse, il est apparu que les heures consacrées aux activités sans valeur ajoutée étaient nombreuses: cela nous a incité à analyser des solutions alternatives pour le flux de travail des documents.

Nous avons effectué une sélection de logiciels qui a conduit à EKR: nous a convaincus non seulement de la présence sur le territoire, mais également de la volonté de travailler à nos côtés dans l’analyse et de personnaliser leur CMS en fonction de nos besoins, le cas échéant. EKR nous a apporté un soutien considérable: le logiciel n’a pas été vendu et c’est fini, mais il nous a immédiatement appuyés lors de la première analyse, qui s’est avérée très complexe.

À qui est-ce que je le recommande? En plaisantant, je dirais “à quelqu’un qui n’est pas sain d’esprit!”, Mais en réalité , je recommande EKR aux entreprises qui souhaitent vraiment mettre de l’ordre dans la quantité d’informations techniques qu’elles gèrent,, car cela permet de comprendre la redondance des contenus et duplication de fichiers. EKR montre clairement que la même information existe selon mille variantes, selon les départements: commerciale, technique, etc. Cela permet de gérer le cycle de vie des données en évitant de se demander si elles sont fiables ou non. Si c’est “validé” c’est fiable! Cela vous oblige à réfléchir à la structuration du produit, à l’optimisation des variantes.

La formation du personnel est une phase délicate,, mais dès que les éditeurs comprennent les avantages du nouveau système de travail, leur collaboration est assurée et la courbe d’apprentissage est relativement rapide.