קרלו גרדיני

מנהל התיעוד הטכני של Mg2 Srl

גדלנו הרבה במהלך הזמן

בין אם מדובר במספר המכונות או במורכבות הטכנית. המוצר שלנו הוא ניתן להגדרה והולך ומתאים אישית יותר. MG2 מייצרת מכונות אוטומטיות לתעשיית התרופות: תחום מוסדר במיוחד שבו יש לבצע את התיעוד הטכני במיוחד קפדנות ודיוק.

גודל ההזמנה כבד: המדריכים שמסופקים לכל מכונה יכולים להגיע לסך של 1500 עמודים. וזה “רק” למדריך ההוראות, שאליו יש להוסיף מסמכים נוספים כמו נהלי אימות וכו’.

הפעילות שבוצעה על ידי מחלקת התיעוד הטכני הוכרה על ידי לקוחותינו כאיכותית, אך ייצור התיעוד היה בעיקר ‘מלאכת יד’. לכן היינו מאוד יעילים אך לא מאוד יעילים. לעריכה נעשה שימוש ב-Word עם תבניות ספציפיות ומקרו לפשט את העימוד. ייצור התיעוד נתמך גם על ידי כלים ספציפיים. ניהול התרגומים היה ידני. המקצועיות והמיומנות של העמיתים אפשרו לייצר מסמכים טכניים באיכות גבוהה, אך במחיר של פעולות ידניות בעיקר. ניתוח הראה כי שעות רבות הושקעו בפעילויות ללא ערך מוסף: זה דחף אותנו לנתח פתרונות חלופיים לזרימת העבודה התיעודית.

ביצענו בחירת תוכנה שהובילה אותנו ל-EKR: שכנעה אותנו לא רק בנוכחותה בשטח אלא גם בזמינותה ללוות אותנו בניתוח ולהתאים את CMS שלהם לצרכינו, כפי שהיה נחוץ. EKR סיפקה לנו תמיכה רבה: לא הסתפקה רק במכירת התוכנה, אלא ליוותה אותנו מיד בניתוח הראשוני, שהתגלה כמורכב מאוד.

למי אני ממליץ על זה? בצחוק הייתי אומר “למישהו שאינו שפוי בדעתו!”, אבל למעשה אני ממליץ על EKR לחברות שרוצות באמת לעשות סדר בכמות המידע הטכני שהן מנהלות, כי זה מאפשר להבין את הכפילות של התוכן ואת הכפילות של הקבצים. EKR מראה בבירור שאותה מידע קיימת באלף גרסאות שונות בהתאם למחלקה: מסחרית, טכנית וכו’. זה מאפשר לנהל את מחזור החיים של הנתונים מבלי לשאול אם הם אמינים או לא. אם זה “מאומת”, זה אמין! זה מחייב אותך לחשוב על מבנה המוצר על ידי אופטימיזציה של הגרסאות שלו.

הכשרת הצוות היא שלב רגיש, אך ברגע שהעורכים מבינים את יתרונות מערכת העבודה החדשה, שיתוף הפעולה שלהם מובטח ועקומת הלמידה יחסית מהירה.