קטגוריה: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

אלסנדרו פבריס

מנהל שיווק ב-Profilitec Spa

עם EKR אנו מקטינים את זמן פרסום המחירון ב-90%!

כמובן, עליך תחילה לבנות תהליך מוצק שבו נכנסים כל נתוני המוצר, כדי ליהנות לאחר מכן מיתרון זמנים כה קצרים. היו לנו 12 גרסאות של רשימת המחירים המדברת שלנו ולקח לפחות 8 חודשים להשלים את הקבצים הגרפיים ולהדפיס את רשימת המחירים המותאמת אישית לכל גרסה, מעודכנת עם מחירים ותמונות. כשסיימנו, בתוך כמה חודשים רשימת המחירים כבר הייתה ישנה! היום עם EKR, תמיד מעדכנים את מסד הנתונים, מקצועית אנו משלימים הכל בשבועיים

החלטנו ליישם את תוכנת EKR כך שתהפוך למערכת לניהול ואיסוף כל מידע המוצר של Profilitec, כך שנוכל להפיץ את אותם תכנים בפלטפורמות וכלים שונים, עובדים עם נתונים הומוגניים ומעודכנים תמיד. המחירון היה המטרה הראשונה, אך עכשיו נמשיך עם הקטלוג הטכני והאתר המפותחים עם אותה הלוגיקה.

לפני שהייתי מנהל, הייתי חובב גדול של כלים מחשביים חדשניים ואני באמת מאמין בהם. לפני 19 שנה, העבודה הראשונה שלי כמנהל שיווק בחברה מוכרת בוויצ’נטינו – אלבן ג’יאקומו ספא – הייתה בדיוק הטמעת מעצב עמודים אוטומטי ליצירת רשימת מחירים שהחברה לא יכלה עוד להדפיס בגלל כמות הנתונים הרבה שהיה צורך לעדכן. זו הייתה אחת החוויות הראשונות בונטו עם תוכנה שהוכנה אז ב-Visual Basic. אני מכיר היטב את סוג זה של לוגיקה ומשתף בכל פרט קטן.

Come è stato recepito EKR in azienda? In ogni realtà ci sono le zone comfort, e implementare EKR all’inizio è impattante, impone un cambio di pensiero e di processi e modificare usi e costumi dei dipartimenti aziendali. Quindi è importantissimo che ci credano i decisori: siano i manager o sia l’amministratore delegato, chi deve fare l’investimento e chi se ne deve occupare a livello di responsabilità deve essere convinto. Guardando ai vantaggi del domani e non ai tanti piccoli cambiamenti che devi affrontare nel quotidiano. Bisogna guardare avanti ed al prossimo sviluppo commerciale. Serve un listino in una lingua diversa o con prezzi diversi per un nuovo distributore: ecco che basta avere i prezzi su un foglio excel e le nuove traduzioni, ed in pochi click il listino sarà pronto.
Personalmente consiglierei EKR a tutti, tranne ai miei concorrenti! Un sistema per la centralizzazione del dato e per la sua impaginazione automatica, con dei template che permettono di gestirlo in maniera veloce… non può esistere oggi un’azienda moderna che non lo usa.

קרלו גרדיני

מנהל התיעוד הטכני של Mg2 Srl

גדלנו הרבה במהלך הזמן

בין אם מדובר במספר המכונות או במורכבות הטכנית. המוצר שלנו הוא ניתן להגדרה והולך ומתאים אישית יותר. MG2 מייצרת מכונות אוטומטיות לתעשיית התרופות: תחום מוסדר במיוחד שבו יש לבצע את התיעוד הטכני במיוחד קפדנות ודיוק.

גודל ההזמנה כבד: המדריכים שמסופקים לכל מכונה יכולים להגיע לסך של 1500 עמודים. וזה “רק” למדריך ההוראות, שאליו יש להוסיף מסמכים נוספים כמו נהלי אימות וכו’.

הפעילות שבוצעה על ידי מחלקת התיעוד הטכני הוכרה על ידי לקוחותינו כאיכותית, אך ייצור התיעוד היה בעיקר ‘מלאכת יד’. לכן היינו מאוד יעילים אך לא מאוד יעילים. לעריכה נעשה שימוש ב-Word עם תבניות ספציפיות ומקרו לפשט את העימוד. ייצור התיעוד נתמך גם על ידי כלים ספציפיים. ניהול התרגומים היה ידני. המקצועיות והמיומנות של העמיתים אפשרו לייצר מסמכים טכניים באיכות גבוהה, אך במחיר של פעולות ידניות בעיקר. ניתוח הראה כי שעות רבות הושקעו בפעילויות ללא ערך מוסף: זה דחף אותנו לנתח פתרונות חלופיים לזרימת העבודה התיעודית.

ביצענו בחירת תוכנה שהובילה אותנו ל-EKR: שכנעה אותנו לא רק בנוכחותה בשטח אלא גם בזמינותה ללוות אותנו בניתוח ולהתאים את CMS שלהם לצרכינו, כפי שהיה נחוץ. EKR סיפקה לנו תמיכה רבה: לא הסתפקה רק במכירת התוכנה, אלא ליוותה אותנו מיד בניתוח הראשוני, שהתגלה כמורכב מאוד.

למי אני ממליץ על זה? בצחוק הייתי אומר “למישהו שאינו שפוי בדעתו!”, אבל למעשה אני ממליץ על EKR לחברות שרוצות באמת לעשות סדר בכמות המידע הטכני שהן מנהלות, כי זה מאפשר להבין את הכפילות של התוכן ואת הכפילות של הקבצים. EKR מראה בבירור שאותה מידע קיימת באלף גרסאות שונות בהתאם למחלקה: מסחרית, טכנית וכו’. זה מאפשר לנהל את מחזור החיים של הנתונים מבלי לשאול אם הם אמינים או לא. אם זה “מאומת”, זה אמין! זה מחייב אותך לחשוב על מבנה המוצר על ידי אופטימיזציה של הגרסאות שלו.

הכשרת הצוות היא שלב רגיש, אך ברגע שהעורכים מבינים את יתרונות מערכת העבודה החדשה, שיתוף הפעולה שלהם מובטח ועקומת הלמידה יחסית מהירה.

אנדריאה בורסטו

תיעוד טכני

לפני EKR? בעיקר היה חסר תקנון ושימוש חוזר במידע שקיים כעת. אם אתה צריך לכתוב, יש לך דף לבן מולך וקשה לשחזר את המידע הקודם, אתה יכול לכתוב מה שאתה רוצה, אפילו להמציא! עם הזמן, מי שכותב משתמש בכל פעם בצורה שונה לומר את אותו הדבר. יתרונות נוספים הם בהחלט הפחתה דרסטית בעלויות התרגום ועימוד אוטומטי.

בהתחלה עשינו עבודה גדולה באמת, ארוכה ומדוקדקת, כדי ליצור את כל המבנה. אז הגיעו התוצאות!

קצת כמו כשאתה קונה מחסן ריק, אתה מתחיל להתקין מכונות מאפס והכל. נראה כאילו כל ההוצאות אבודות: אז אתה מתחיל לייצר, למכור ולהרוויח, זה חוזר אליך אפילו יותר: ההשקעה הראשונית הייתה טובה.

השינוי קשה, יש להתגבר על מכשולים הקשורים לדרכי העבודה הרגילות עם מערכות ב’סגנון וורד’. כמו כשמישהו מגיע הביתה שלך ומציע הצעה, התגובה הראשונה, עוד לפני שהבנת, תמיד לא. המכשול האמיתי הוא לשנות דעה.
לרוב קשה לספקי תוכנה להבין לחלוטין את הצרכים המיוחדים של חברתנו. מרקו שונה: הוא נלהב ותמיד זמין מאוד!