Carlo Gardini

Manager technische documentatie bij Mg2 Srl

We zijn in de loop van de tijd veel gegroeid

Zowel wat betreft het aantal machines als de technische complexiteit. Ons product is configureerbaar en steeds meer gepersonaliseerd. MG2 produceert automatische machines voor de farmaceutische industrie: een sterk gereguleerde sector waarin de technische documentatie met bijzondere nauwkeurigheid en precisie moet worden opgesteld.

De omvang van de bestelling is belastend: de handleidingen die voor elke machine worden geleverd, kunnen in totaal 1500 pagina’s bereiken. En dit is “slechts” voor de gebruiksaanwijzing, waar nog andere documenten zoals validatieprocedures aan toegevoegd moeten worden, etc.

L’attività svolta dal Reparto di Documentazione Tecnica era riconosciuta dai nostri clienti come di qualità, ma la produzione della documentazione era fondamentalmente “artigianale”. Eravamo quindi molto efficaci ma poco efficienti. Per la redazione era utilizzato Word con modelli specifici e macro per semplificare l’impaginazione. La produzione della documentazione era anche supportata da specifici tool. La gestione delle traduzioni era manuale. La professionalità e competenza dei colleghi consentiva di produrre documenti tecnici di elevata qualità, ma a costo di operazioni prevalentemente manuali. Da un’analisi è emerso che le ore spese in attività a non valore aggiunto erano tante: questo ci ha spinto ad analizzare soluzioni alternative per il workflow documentale.

We hebben een softwareselectie uitgevoerd die ons naar EKR heeft geleid: overtuigde ons niet alleen door hun aanwezigheid op het terrein, maar ook door hun bereidheid om ons te ondersteunen bij de analyse en hun CMS aan te passen aan onze behoeften, zoals nodig was. EKR heeft ons veel ondersteuning geboden: het beperkte zich niet alleen tot het verkopen van de software, maar ondersteunde ons meteen tijdens de initiële analyse, die zeer complex bleek te zijn.

A chi lo consiglio? Scherzando direi “a qualcuno che non sia sano di mente!”, ma in realtà consiglio EKR ad aziende che vogliano fare davvero ordine nella mole di informazioni tecniche che gestiscono, perché consente di comprendere la ridondanza dei contenuti e la duplicazione dei file. EKR fa emergere in modo evidente che la stessa informazione esiste in mille diverse varianti a seconda del reparto: commerciale, tecnico, ecc. Consente di gestire il ciclo di vita del dato evitando di chiedersi se sia attendibile o no. Se è “validato” è attendibile! Ti obbliga a ragionare sulla strutturazione del prodotto ottimizzandone le varianti.

De training van het personeel is een delicate fase, maar zodra de redacteuren de voordelen van het nieuwe werksysteem begrijpen, is hun samenwerking verzekerd en is de leercurve relatief snel.