Categorie: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

Alessandro Fabris

Marketingmanager bij Profilitec Spa

Met EKR verminderen we de publicatietijd van de prijslijst met 90%!

Natuurlijk moet je eerst een solide proces opbouwen waarin alle productgegevens worden ingevoerd, om vervolgens te profiteren van zulke veel kortere tijdsbestekken. We hadden 12 versies van onze sprekende prijslijst en het duurde minstens 8 maanden om de grafische bestanden te voltooien en de gepersonaliseerde prijslijst voor elke versie te printen, bijgewerkt met prijzen en afbeeldingen. Tegen de tijd dat we klaar waren, was de prijslijst binnen een paar maanden al verouderd! Vandaag met EKR, door altijd de databank bij te werken, technisch gezien voltooien we alles in twee weken

We hebben besloten om de EKR-software te implementeren zodat het het beheer- en verzamelsysteem wordt voor alle productinformatie van Profilitec, zodat we dezelfde inhoud kunnen distribueren op verschillende platforms en met verschillende tools, werkend met homogene en altijd bijgewerkte gegevens. De prijslijst was het eerste doel, maar nu zullen we doorgaan met de technische catalogus en de website ontwikkeld met dezelfde logica.

Voordat ik manager werd, was ik een grote fan van innovatieve computerhulpmiddelen en geloofde ik er echt in. 19 jaar geleden was mijn eerste baan als Marketing Manager bij een bekend bedrijf in Vicentino – Alban Giacomo Spa – juist de implementatie van een automatische paginamaker om de prijslijst te maken die het bedrijf niet meer kon printen vanwege de vele gegevens die bijgewerkt moesten worden. Een van de eerste ervaringen in Veneto met een programma dat destijds in Visual Basic was gemaakt. Ik ken dit soort logica heel goed en deel het in elk klein detail.

Come è stato recepito EKR in azienda? In ogni realtà ci sono le zone comfort, e implementare EKR all’inizio è impattante, impone un cambio di pensiero e di processi e modificare usi e costumi dei dipartimenti aziendali. Quindi è importantissimo che ci credano i decisori: siano i manager o sia l’amministratore delegato, chi deve fare l’investimento e chi se ne deve occupare a livello di responsabilità deve essere convinto. Guardando ai vantaggi del domani e non ai tanti piccoli cambiamenti che devi affrontare nel quotidiano. Bisogna guardare avanti ed al prossimo sviluppo commerciale. Serve un listino in una lingua diversa o con prezzi diversi per un nuovo distributore: ecco che basta avere i prezzi su un foglio excel e le nuove traduzioni, ed in pochi click il listino sarà pronto.
Personalmente consiglierei EKR a tutti, tranne ai miei concorrenti! Un sistema per la centralizzazione del dato e per la sua impaginazione automatica, con dei template che permettono di gestirlo in maniera veloce… non può esistere oggi un’azienda moderna che non lo usa.

Andrea Borsetto

Technische documentatie

Voor EKR? Vooral ontbrak het aan standaardisatie en hergebruik van informatie die er nu is. Als je moet schrijven, heb je een blanco vel voor je en is het moeilijk om eerdere informatie te herstellen, je kunt schrijven wat je wilt, zelfs verzinnen! Na verloop van tijd gebruikt degene die schrijft elke keer een andere vorm om hetzelfde te zeggen. Andere voordelen zijn zeker drastische vermindering van vertaalkosten en automatische paginering.

In het begin hebben we echt veel werk verzet, lang en zorgvuldig, om de hele structuur op te zetten. Toen kwamen de resultaten!

Een beetje zoals het kopen van een lege hal, je begint met het installeren van machines vanaf nul en al het andere. Het lijkt allemaal verloren kosten: dan begin je te produceren, te verkopen en te verdienen, het komt zelfs meer terug: de initiële investering was goed.

Verandering is moeilijk, het is nodig om obstakels te overwinnen die verbonden zijn aan de gebruikelijke manieren van werken met systemen in ‘Word-stijl’. Zoals wanneer iemand bij je thuis komt en een voorstel doet, is het eerste antwoord, nog voordat je het begrijpt, altijd nee. Het echte obstakel is van gedachten veranderen.
Het is meestal moeilijk voor softwareleveranciers om de bijzondere behoeften van ons bedrijf volledig te begrijpen. Marco is anders: hij is enthousiast en altijd zeer beschikbaar!

Carlo Gardini

Manager technische documentatie bij Mg2 Srl

We zijn in de loop van de tijd veel gegroeid

Zowel wat betreft het aantal machines als de technische complexiteit. Ons product is configureerbaar en steeds meer gepersonaliseerd. MG2 produceert automatische machines voor de farmaceutische industrie: een sterk gereguleerde sector waarin de technische documentatie met bijzondere nauwkeurigheid en precisie moet worden opgesteld.

De omvang van de bestelling is belastend: de handleidingen die voor elke machine worden geleverd, kunnen in totaal 1500 pagina’s bereiken. En dit is “slechts” voor de gebruiksaanwijzing, waar nog andere documenten zoals validatieprocedures aan toegevoegd moeten worden, etc.

L’attività svolta dal Reparto di Documentazione Tecnica era riconosciuta dai nostri clienti come di qualità, ma la produzione della documentazione era fondamentalmente “artigianale”. Eravamo quindi molto efficaci ma poco efficienti. Per la redazione era utilizzato Word con modelli specifici e macro per semplificare l’impaginazione. La produzione della documentazione era anche supportata da specifici tool. La gestione delle traduzioni era manuale. La professionalità e competenza dei colleghi consentiva di produrre documenti tecnici di elevata qualità, ma a costo di operazioni prevalentemente manuali. Da un’analisi è emerso che le ore spese in attività a non valore aggiunto erano tante: questo ci ha spinto ad analizzare soluzioni alternative per il workflow documentale.

We hebben een softwareselectie uitgevoerd die ons naar EKR heeft geleid: overtuigde ons niet alleen door hun aanwezigheid op het terrein, maar ook door hun bereidheid om ons te ondersteunen bij de analyse en hun CMS aan te passen aan onze behoeften, zoals nodig was. EKR heeft ons veel ondersteuning geboden: het beperkte zich niet alleen tot het verkopen van de software, maar ondersteunde ons meteen tijdens de initiële analyse, die zeer complex bleek te zijn.

A chi lo consiglio? Scherzando direi “a qualcuno che non sia sano di mente!”, ma in realtà consiglio EKR ad aziende che vogliano fare davvero ordine nella mole di informazioni tecniche che gestiscono, perché consente di comprendere la ridondanza dei contenuti e la duplicazione dei file. EKR fa emergere in modo evidente che la stessa informazione esiste in mille diverse varianti a seconda del reparto: commerciale, tecnico, ecc. Consente di gestire il ciclo di vita del dato evitando di chiedersi se sia attendibile o no. Se è “validato” è attendibile! Ti obbliga a ragionare sulla strutturazione del prodotto ottimizzandone le varianti.

De training van het personeel is een delicate fase, maar zodra de redacteuren de voordelen van het nieuwe werksysteem begrijpen, is hun samenwerking verzekerd en is de leercurve relatief snel.