Stop met gek worden in de zoektocht naar informatie

De technische afdeling van bedrijven is vaak bezig met activiteiten met een lage toegevoegde waarde. Wij noemen het ‘de jacht op informatie’.

Stel je de redacteuren van de technische documentatieafdeling voor: hoeveel tijd besteden ze aan het rondlopen in de andere ontwerpafdelingen of bij R&D om de verschillende ontwerpers om informatie te vragen over wat ze hebben gegenereerd en dat door hen moet worden gedocumenteerd?

Of de productmarketingmanager die op zoek is naar de exacte kenmerken van een product om het te documenteren op online en offline marketingtools en alle juiste informatie aan potentiële klanten te verstrekken.

Hoeveel tijd gaat er verloren!

De tijd van degene die zoekt en niet vindt, de tijd van reflectie van degene die, op de technische afdeling, zijn activiteit moet onderbreken om antwoorden te geven aan collega’s.

Deze activiteit kan volledig worden geëlimineerd door een methode te introduceren: de EKR Orchestra®-methode.

Deze methode zorgt ervoor dat degenen die de informatie produceren, de information owners van de verschillende technische afdelingen, deze verzamelen op een unieke, perfect georganiseerde plek, waarbij elke afzonderlijke gegevenspunt is gelabeld, zodat het hele bedrijf, in de eerste plaats de technische documentatieafdeling, die informatie kan vinden zonder erom te vragen, zonder mogelijkheid van ambiguïteit, zonder twijfel over de ‘kwaliteit’ ervan.

En diezelfde informatie kan ook de betrouwbare bron zijn voor de marketingafdeling die het product moet documenteren door de kenmerken en waarden ervan te communiceren.

De activiteit van “informatie jagen” – absoluut tijdverspilling voor het bedrijf – moet worden verboden.

Een typisch voorbeeld van een mislukte informatiejacht is de activiteit van kopiëren/plakken van het ene document naar het andere: ik open de Excel die het technische kantoor maakte en begin enkele gegevens uit de tabellen te kopiëren, dan kopieer ik enkele informatie uit een e-mail van de productmanager en voeg deze in de handleiding in, enzovoort.

Het lijkt de eenvoudigste en meest vanzelfsprekende zaak ter wereld! Maar het is een risicovol proces van informatieverspreiding. Wie kan immers garanderen dat de gisteren gekopieerde gegevens vandaag niet aan de bron zijn gewijzigd?

Activiteiten van dit soort moeten tot nul worden gereduceerd om het proces van creatie, bijwerking, distributie van de gegevens van de technische afdeling naar de technische documentatieafdeling en de marketingafdeling soepel en “gegarandeerd vanaf de bron” te maken.

Per far diventare questo processo molto più efficiente e assolutamente più efficace abbiamo creato EKR Orchestra®. Il metodo che ti permette di portare in azienda questa nuova evoluzione.