Glossarium en masterdata

Zonder een gemeenschappelijk woordenboek en een officiële database nemen de risico’s op fouten bij het verspreiden van informatie toe. EKR maakt het mogelijk om deze processen optimaal te beheren.

Een van de grootste tekortkomingen in de meeste bedrijven is de definitie van een gemeenschappelijk glossarium en een officiële masterdata van elk object dat binnen het bedrijf wordt gecreëerd en beheerd.

Wanneer we een EKR-project starten, zitten we aan dezelfde tafel met verschillende mensen (afkomstig van de afdeling Technische Documentatie, Marketingafdeling, After-salesafdeling, enz.) en vragen we hen om de termen te benoemen en te definiëren die moeten worden gebruikt om de producthiërarchie te identificeren (de indeling van producten in lijnen, reeksen, enz.), de structuur van de machines zelf (de benaming van de verschillende onderdelen) of van de producten: in bijna alle gevallen blijkt dat verschillende afdelingen dezelfde dingen anders benoemen.

Dit probleem brengt enorme nadelen met zich mee voor het bedrijf en aanzienlijke risico’s verbonden aan de verspreiding van onnauwkeurige en/of dubbelzinnige informatie in de gegevensbeheerketen zelf.

Heel vaak gaan dezelfde termen binnen een bedrijf van persoon tot persoon en worden ze geleidelijk aan getransformeerd: dit brengt in sommige gevallen zelfs veiligheidsrisico’s met zich mee.

Veel belangrijke gegevens gaan vaak via Excel-bestanden die fungeren als informatieopslagplaats, en een fout bij het kopiëren van de inhoud kan leiden tot aanzienlijke schade.

Een uiterst recent voorbeeld in dit opzicht zijn de verkeerde schattingen over de impact van Covid in het VK.

Uitgaande van een onjuist gebruik van Excel en het beheer van de formaten van de gemaakte bestanden, is het aantal aanwezige gevallen onderschat, waardoor de omvang van het fenomeen en de noodzaak van een tijdige interventie zijn onderschat.

(https://www.bbc.com/news/technology-54423988)

De aanwezigheid van de Woordenlijst en de Stamgegevens (Masterdata) biedt daarentegen de garantie dat de gegevens op een uniforme manier op één punt worden gedefinieerd en benoemd, zonder het risico dat de overdracht van persoon tot persoon kan leiden tot de achteruitgang van de nauwkeurigheid van de informatie, zoals gebeurt bij het spelletje ‘stille telefoon’.