Carlo Gardini

Kierownik dokumentacji technicznej w Mg2 Srl

Wzrosliśmy bardzo na przestrzeni czasu

Czy to pod względem liczby maszyn, czy złożoności technicznej. Nasz produkt jest konfigurowalny i coraz bardziej spersonalizowany. MG2 produkuje automatyczne maszyny dla przemysłu farmaceutycznego: sektor silnie regulowany, w którym dokumentacja techniczna musi być realizowana z szczególną rygorystycznością i precyzją.

Wielkość zamówienia jest kosztowna: podręczniki dostarczone dla każdej maszyny mogą osiągnąć łącznie 1500 stron. I to “tylko” dla instrukcji obsługi, do której należy dodać inne dokumenty, takie jak procedury walidacji itp.

Działalność prowadzona przez Dział Dokumentacji Technicznej była uznawana przez naszych klientów za wysokiej jakości, ale produkcja dokumentacji była zasadniczo ‘rękodziełem’. Byliśmy więc bardzo skuteczni, ale mało wydajni. Do redakcji używano Worda z określonymi szablonami i makrami, aby uprościć układ. Produkcja dokumentacji była również wspierana przez określone narzędzia. Zarządzanie tłumaczeniami było ręczne. Profesjonalizm i kompetencje kolegów pozwalały na produkcję wysokiej jakości dokumentów technicznych, ale kosztem głównie ręcznych operacji. Analiza wykazała, że wiele godzin było poświęconych na działania nieprzynoszące wartości dodanej: to skłoniło nas do analizy alternatywnych rozwiązań dla przepływu pracy dokumentacyjnej.

Przeprowadziliśmy selekcję oprogramowania, która doprowadziła nas do EKR: przekonała nas nie tylko obecność na terenie, ale także gotowość do wspierania nas w analizie i dostosowywaniu ich CMS do naszych potrzeb, jak było potrzebne. EKR zapewniło nam dużo wsparcia: nie ograniczyło się tylko do sprzedaży oprogramowania, ale od razu wsparło nas podczas wstępnej analizy, która okazała się bardzo skomplikowana.

Komu to polecam? Żartobliwie powiedziałbym “komuś, kto nie jest zdrowy na umyśle!”, ale w rzeczywistości polecam EKR firmom, które naprawdę chcą uporządkować ilość informacji technicznych, które zarządzają, ponieważ umożliwia zrozumienie redundancji treści i duplikacji plików. EKR wyraźnie pokazuje, że te same informacje istnieją w tysiącu różnych wariantach w zależności od działu: handlowego, technicznego itp. Umożliwia zarządzanie cyklem życia danych, unikając pytania, czy są wiarygodne, czy nie. Jeśli jest “zatwierdzony”, jest wiarygodny! Zmusza cię do myślenia o strukturze produktu, optymalizując jego warianty.

Szkolenie personelu to delikatna faza, ale gdy tylko redaktorzy zrozumieją zalety nowego systemu pracy, ich współpraca jest zapewniona, a krzywa uczenia się jest stosunkowo szybka.