Carlo Gardini

Gestor de Documentação Técnica da Mg2 Srl

Crescemos muito ao longo do tempo

Seja em termos de número de máquinas ou complexidade técnica. O nosso produto é configurável e cada vez mais personalizado. A MG2 produz máquinas automáticas para a indústria farmacêutica: um setor fortemente regulado onde a documentação técnica deve ser realizada com rigor e precisão particulares.

A magnitude da ordem é onerosa: os manuais fornecidos para cada máquina podem atingir um total de 1500 páginas. E isto é “apenas” para o manual de instruções, ao qual se deve adicionar outra documentação como procedimentos de validação, etc.

A atividade realizada pelo Departamento de Documentação Técnica era reconhecida pelos nossos clientes como de qualidade, mas a produção da documentação era fundamentalmente ‘artesanal’. Éramos, portanto, muito eficazes, mas pouco eficientes. Para a redação, era utilizado o Word com modelos específicos e macros para simplificar a formatação. A produção da documentação também era apoiada por ferramentas específicas. A gestão das traduções era manual. A profissionalidade e competência dos colegas permitiam produzir documentos técnicos de elevada qualidade, mas à custa de operações predominantemente manuais. Uma análise revelou que muitas horas eram gastas em atividades sem valor acrescentado: isso nos levou a analisar soluções alternativas para o fluxo de trabalho documental.

Realizámos uma seleção de software que nos levou à EKR: convenceu-nos não só pela presença no território, mas também pela disponibilidade para nos acompanhar na análise e personalizar o seu CMS de acordo com as nossas necessidades, como foi necessário. A EKR forneceu-nos muito apoio: não se limitou a vender o software, mas acompanhou-nos desde o início durante a análise inicial, que se revelou muito complexa.

A quem o recomendo? Brincando diria “a alguém que não esteja no seu juízo perfeito!”, mas na realidade recomendo o EKR a empresas que queiram realmente organizar a quantidade de informações técnicas que gerem, porque permite compreender a redundância dos conteúdos e a duplicação dos ficheiros. O EKR evidencia claramente que a mesma informação existe em mil variantes diferentes, dependendo do departamento: comercial, técnico, etc. Permite gerir o ciclo de vida dos dados, evitando questionar se são fiáveis ou não. Se está “validado”, é fiável! Obriga-o a pensar na estruturação do produto, otimizando as suas variantes.

A formação do pessoal é uma fase delicada, mas assim que os editores compreendem as vantagens do novo sistema de trabalho, a sua colaboração é assegurada e a curva de aprendizagem é relativamente rápida.