Autor: Elia Santagiuliana

O escritório técnico e as normativas europeias

O departamento de documentação técnica muitas vezes não consegue produzir todos os manuais de que a empresa precisa, o que resulta na produção de menos manuais do que o necessário ou na produção de manuais que são um pouco vagos e não falam exatamente sobre o que a empresa produz.

A diretiva europeia que regula o setor de máquinas indica precisamente que quando um cliente compra uma máquina ou quase uma máquina, ele precisa ter a documentação desse artefato sem correr o risco de ser confundido com informações sobre componentes que não estão presentes nesse mesmo artefato.

Tudo isso se concretiza no conceito de manual por número de série, de fato, cada número de série produzido pela empresa deve ter seu próprio documento específico.

As empresas que não conseguem produzir manuais por número de série e se contentam com manuais genéricos, parcialmente não conformes com as normas europeias, reduzem a qualidade geral do produto, pois um manual genérico faz com que o cliente perceba uma precisão reduzida do produto adquirido.

Ao solicitar uma reunião com um especialista da EKR, terá uma demonstração do nosso método EKR Orchestra, baseado no EKR PIM / CCMS, que permite obter facilmente manuais específicos por número de série sem comprometer documentos técnicos mais genéricos.

Basta assumir a culpa sem motivo

Já te aconteceu um dos teus catálogos de produtos conter erros?

Frequentemente, após a produção do catálogo, o departamento de marketing começa a recolher todos os erros que ele contém, aplicando um conjunto de post-its com as indicações recebidas nas semanas seguintes à distribuição do catálogo. Imprimir um catálogo que contém erros não é vantajoso para a empresa. Conseguir criar um catálogo sem erros exige do departamento de marketing uma atividade contínua de revisão de provas pouco gratificante e que poderia ser eliminada.

Esta atividade de refinamento de informações pode ser realizada introduzindo a Ekr Orchestra, pois toda a cadeia de gestão de informações do produto é reorganizada do Escritório Técnico ao Gestor de Produto e sempre que uma informação é criada ou modificada, é inserida num recipiente devidamente etiquetado e fácil de encontrar por todos os que dela necessitam na empresa. Desta forma, os catálogos do departamento de marketing estarão sempre corretos e reduzir-se-á ao mínimo aquela atividade de caça às informações que muitas vezes o departamento de marketing e o departamento gráfico realizam perguntando diretamente aos vários proprietários de informações.

Peça imediatamente uma reunião com as pessoas da Ekr, que podem mostrar-lhe o método Ekr Orchestra que lhe permitirá reduzir a zero os tempos devidos a erros no catálogo.

Como se pode eliminar esta atividade de refinamento das informações dentro do catálogo?

Já te aconteceu o teu catálogo de produtos conter erros?

E que esses erros resultaram em graves danos para a empresa porque os clientes enviaram pedidos errados?

O departamento de marketing muitas vezes, nas semanas após a distribuição do CATÁLOGO, começa a receber dos vários departamentos da empresa provas de todos os erros que o catálogo contém, adicionando um conjunto de post-its ou notas que servirão para corrigir o layout para a próxima edição.

Imprimir um catálogo talvez muito prestigioso, com papel bonito e uma encadernação cara, mas que contém erros, não é aceitável para a empresa!

O problema é que conseguir criar um catálogo sem erros impõe ao departamento de marketing uma atividade extenuante e perigosa de revisão contínua de provas e correções, que talvez pudesse ser evitada.

Pare as traduções redundantes: reduza os custos

O custo das traduções numa empresa é frequentemente de dezenas ou, por vezes, até centenas de milhares de euros por ano.

Várias entidades usam traduções tanto no âmbito comercial quanto, principalmente, no técnico e no marketing. Um texto pode ser traduzido, por exemplo, porque precisa ser exibido no display de um produto, numa tela de software, num manual técnico, numa ficha técnica ou ainda estar presente numa variante linguística num catálogo, num folheto ou num site.

A ferramenta de gestão de traduções perfect match presente no EKR PIM, a base tecnológica do método EKR Orchestra, permite à empresa gerir de forma extremamente mais eficiente todo o processo de criação e aperfeiçoamento das traduções.

É de facto possível ter um único repositório centralizado para uma pluralidade de entidades que assim apoia tanto o escritório técnico, como o escritório de desenvolvimento de software e o escritório de marketing que podem aceder e utilizar as traduções dos mesmos conteúdos consoante as necessidades muito diversas.

No que diz respeito ao departamento de marketing, por exemplo, é possível fazer as filiais interagirem que podem receber um primeiro rascunho, uma primeira versão das traduções, gerada por um tradutor internacional que depois, por sua vez, podem refinar e personalizar de acordo com o dialeto e o modo mais específico de cada filial.

O custo das traduções numa empresa é frequentemente considerado um custo não comprimível, mas com a introdução do EKR PIM e do método EKR Orchestra é possível pensar em poupar até 70% ou 80% dos custos de tradução ou, pelo mesmo custo, produzir um conjunto de línguas muito mais amplo.

Solicitando um encontro com um dos nossos consultores, pode iniciar um caminho de otimização na gestão de traduções.

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Vamos aprofundar

Para cada máquina produzida é indispensável conhecer com precisão as intervenções de manutenção preventiva necessárias, a sua frequência, duração, modos operativos e as eventuais peças sobressalentes necessárias.

Além disso, é indispensável uma atividade preventiva de definição de cada parte funcional da máquina, em termos de grupos, subgrupos, componentes e elementos funcionais, sobre os quais realizar as intervenções.

Todas essas informações às vezes são apenas escritas nas tabelas de manutenção que se encontram nos manuais.

O valor destas informações é, no entanto, muito mais alto e pode ser utilizado, por exemplo, pelo serviço e pelo planeamento da manutenção, para obter novo negócio.

A EKR Orchestra permite tratar esses temas de forma inovadora, estabelecendo um processo que otimiza eficácia e eficiência.

Até hoje, a fotografia do escritório técnico é frequentemente esta.

O departamento técnico é o departamento de uma empresa que lida com tudo relacionado ao design e desenvolvimento do produto.

Trata-se, portanto, de um setor empresarial que exige extrema precisão, organização e atenção aos detalhes.

Mas há outra coisa a considerar no escritório técnico.

Uma característica sua que conheces muito bem e que sabes ser frequentemente motivo de atrasos e também de erros. Estamos a falar da imensa quantidade de dados e informações técnicas do produto que o departamento técnico produz, tem de gerir e distribuir todos os dias.

Especialmente nas empresas menores e menos estruturadas, a gestão de dados ainda ocorre hoje com ferramentas inadequadas ou obsoletas, como por exemplo folhas de Excel ou outros documentos que muitas vezes são apenas em papel.

Na maioria dos casos, isso traduz-se em informações redundantes, dados que são dificilmente utilizáveis e um risco de erro muito alto.