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O tempo que tens à disposição é sempre demasiado pouco?

Realizar a documentação em pouco tempo com sistemas tradicionais torna-se cada dia mais difícil para si. O aumento contínuo do número de produtos, variantes e mercados representa um desafio com o qual lida diariamente.

Como pode aumentar os seus resultados reduzindo o tempo?

Através de um repositório organizado com todas as informações atualizadas e estruturadas, pode resolver o problema reduzindo os tempos de produção da documentação técnica.

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EKR Orchestra e otimização.

A EKR Orchestra oferece-lhe uma plataforma, já testada em vários domínios técnicos, capaz de otimizar os tempos de pesquisa e gestão de dados. Assim, poupará tempo que poderá investir, em vez disso, em atividades de alto valor acrescentado.

com Stefano Beschi, Gerente de TI – Nicola Giaon, Manuais – Roberto Manganotto, Marketing da ICI Caldaie Spa

EKR permite construir uma base de dados centralizada única.

Uma das principais vantagens do sistema é gerir um único recipiente de dados, capaz de ordenar todas as informações, anteriormente divididas entre os vários arquivos dos diferentes departamentos da empresa.

A gestão das traduções linguísticas também é muito confortável

Apreciamos a flexibilidade em gerar e publicar diferentes documentos a partir de um único mestre. Com o EKR, criamos o catálogo e depois o publicamos em 5-6 versões de idiomas diferentes, mantendo um único layout gráfico. O mesmo para os manuais técnicos e outros documentos que pretendemos realizar, quando formos ainda melhores!

Do ponto de vista gráfico, trabalha-se melhor em comparação com o InDesign. Com o EKR, criam-se templates estabelecidos que depois são reutilizados, sem necessidade de intervenção a cada vez. A uniformidade que daí resulta a nível visual é definitivamente uma melhoria. Usando o InDesign desvinculado da base de dados, os detalhes mudavam sempre, a paginação nunca era a mesma. Especialmente com as variantes em língua: além dos tempos mais longos, o documento nunca era igual. Com o EKR, uma vez definido o layout, pode-se ir embora tranquilamente!

A centralização de dados numa empresa é um esforço organizacional que certamente custa, mas é um passo obrigatório. Caso contrário, paga-se sempre redundâncias e desperdícios, não só de espaços para armazenamento de dados, mas também de tempo perdido na recuperação da informação correta!

Ter um arquivo central, alinhado e mantido que seja a única fonte de informações é certamente a necessidade de cada empresa. Chegar lá do ponto de vista organizacional não é fácil, mas é o objetivo a que aspiramos. Nós viemos da SAP, então já estamos bem rodados! EKR ajuda, na verdade obriga a uma solução deste tipo: foi uma coerção positiva! Dar demasiada liberdade nestas áreas poderia ser prejudicial, se o objetivo é manter uma infraestrutura organizada e, acima de tudo, garantir a coerência das informações.

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Um erro pode custar caro, tu sabes bem disso, não é?

É cada vez mais difícil quantificar os custos decorrentes da presença de erros nas informações de produto comunicadas; trata-se de um problema relevante para a sua empresa, não só a nível de orçamento e eficiência, mas também para a imagem aos olhos do cliente.

Quer eliminar qualquer possibilidade de comunicação errada?

Ter uma ferramenta que garanta a correção das informações do produto que publica reduz a possibilidade de criar documentação aproximada, garantindo-lhe, em vez disso, publicações corretas e fiáveis.

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EKR Orchestra: precisão e economia.

Com a EKR Orchestra, terá uma plataforma que lhe garante a realização de uma documentação precisa e eficaz. Comunicará sempre corretamente a informação do produto e poderá identificar todos aqueles custos ocultos prejudiciais, livrando-se deles definitivamente.

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Tem a certeza de que está a utilizar bem o seu tempo?

Mesmo a empresa que se considera a mais eficiente nem sempre o é realmente. Desperdiçar tempo e dinheiro é mais comum do que se pensa, muitas vezes se perdendo em atividades de baixo valor agregado. Na área documental, no entanto, como bem sabes, dedicar-se a temas relevantes é uma prioridade inadiável.

Quer gerir melhor as suas informações?

Reduzir o desperdício desnecessário de energia e recursos é indispensável e dá-lhe a possibilidade de se dedicar a atividades de alto valor acrescentado. Isto é possível através de um sistema que organiza e gere as informações de forma eficaz.

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EKR Orchestra: eficiência comprovada.

A EKR Orchestra oferece-lhe não só software eficiente, mas também métodos de aplicação já testados e verificados há muito tempo nos múltiplos sectores da documentação técnica. É um aliado formidável que o ajuda a melhorar a eficiência, reduzindo significativamente os tempos de realização dos seus catálogos.

Carlo Gardini

Gestor de Documentação Técnica da Mg2 Srl

Crescemos muito ao longo do tempo

Seja em termos de número de máquinas ou complexidade técnica. O nosso produto é configurável e cada vez mais personalizado. A MG2 produz máquinas automáticas para a indústria farmacêutica: um setor fortemente regulado onde a documentação técnica deve ser realizada com rigor e precisão particulares.

A magnitude da ordem é onerosa: os manuais fornecidos para cada máquina podem atingir um total de 1500 páginas. E isto é “apenas” para o manual de instruções, ao qual se deve adicionar outra documentação como procedimentos de validação, etc.

A atividade realizada pelo Departamento de Documentação Técnica era reconhecida pelos nossos clientes como de qualidade, mas a produção da documentação era fundamentalmente ‘artesanal’. Éramos, portanto, muito eficazes, mas pouco eficientes. Para a redação, era utilizado o Word com modelos específicos e macros para simplificar a formatação. A produção da documentação também era apoiada por ferramentas específicas. A gestão das traduções era manual. A profissionalidade e competência dos colegas permitiam produzir documentos técnicos de elevada qualidade, mas à custa de operações predominantemente manuais. Uma análise revelou que muitas horas eram gastas em atividades sem valor acrescentado: isso nos levou a analisar soluções alternativas para o fluxo de trabalho documental.

Realizámos uma seleção de software que nos levou à EKR: convenceu-nos não só pela presença no território, mas também pela disponibilidade para nos acompanhar na análise e personalizar o seu CMS de acordo com as nossas necessidades, como foi necessário. A EKR forneceu-nos muito apoio: não se limitou a vender o software, mas acompanhou-nos desde o início durante a análise inicial, que se revelou muito complexa.

A quem o recomendo? Brincando diria “a alguém que não esteja no seu juízo perfeito!”, mas na realidade recomendo o EKR a empresas que queiram realmente organizar a quantidade de informações técnicas que gerem, porque permite compreender a redundância dos conteúdos e a duplicação dos ficheiros. O EKR evidencia claramente que a mesma informação existe em mil variantes diferentes, dependendo do departamento: comercial, técnico, etc. Permite gerir o ciclo de vida dos dados, evitando questionar se são fiáveis ou não. Se está “validado”, é fiável! Obriga-o a pensar na estruturação do produto, otimizando as suas variantes.

A formação do pessoal é uma fase delicada, mas assim que os editores compreendem as vantagens do novo sistema de trabalho, a sua colaboração é assegurada e a curva de aprendizagem é relativamente rápida.