Glossário e dados principais
Sem um glossário comum e um registo oficial, aumentam os riscos de erros na divulgação das informações. A EKR permite gerir melhor estes processos
Uma das maiores falhas na maioria das empresas é a definição de um glossário comum e de um registo oficial de qualquer objeto que seja criado e gerido na própria empresa.
Quando iniciamos um projeto EKR, sentamo-nos à mesma mesa com pessoas diferentes (provenientes do Departamento de Documentação Técnica, Departamento de Marketing, Departamento de Pós-venda, etc.) e pedimos-lhes que nomeiem e definam os termos a utilizar para identificar a hierarquia do produto (a subdivisão dos produtos em linhas, gamas, etc.), a própria estrutura das máquinas (a denominação das várias partes) ou dos produtos: na quase totalidade dos casos, descobre-se que diferentes departamentos nomeiam as mesmas coisas de forma diferente.
Este problema traz enormes desvantagens na empresa e riscos significativos associados à divulgação de informações imprecisas e/ou ambíguas na própria cadeia de gestão de dados.
Muito frequentemente na empresa, os mesmos termos passam de pessoa para pessoa, acabando por se transformar gradualmente: isso acarreta em alguns casos riscos até mesmo a nível de segurança.
Muitos dados importantes passam frequentemente por ficheiros Excel que são configurados como repositório de informação, e basta um erro na cópia dos conteúdos para causar danos significativos.
Um exemplo extremamente recente neste sentido são as estimativas erradas sobre o impacto do Covid no Reino Unido.
Começando por uma utilização incorreta do Excel e da gestão dos formatos dos ficheiros criados, subestimou-se de facto o número de casos existentes, incorrendo na subvalorização da dimensão do fenómeno e na necessidade de uma intervenção rápida.
(https://www.bbc.com/news/technology-54423988)
A presença do Glossário e dos Dados Mestre (Masterdata) garante que os dados sejam definidos e nomeados de forma uniforme num único ponto, sem o risco de que a passagem de pessoa para pessoa possa levar à deterioração da precisão das informações, como acontece no telefone avariado.