LOTTIE ANIMATION

Tem a certeza de que está a utilizar bem o seu tempo?

Mesmo a empresa que se considera a mais eficiente nem sempre o é realmente. Desperdiçar tempo e dinheiro é mais comum do que se pensa, muitas vezes se perdendo em atividades de baixo valor agregado. Na área documental, no entanto, como bem sabes, dedicar-se a temas relevantes é uma prioridade inadiável.

Quer gerir melhor as suas informações?

Reduzir o desperdício desnecessário de energia e recursos é indispensável e dá-lhe a possibilidade de se dedicar a atividades de alto valor acrescentado. Isto é possível através de um sistema que organiza e gere as informações de forma eficaz.

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EKR Orchestra: eficiência comprovada.

A EKR Orchestra oferece-lhe não só software eficiente, mas também métodos de aplicação já testados e verificados há muito tempo nos múltiplos sectores da documentação técnica. É um aliado formidável que o ajuda a melhorar a eficiência, reduzindo significativamente os tempos de realização dos seus catálogos.

Carlo Gardini

Gestor de Documentação Técnica da Mg2 Srl

Crescemos muito ao longo do tempo

Seja em termos de número de máquinas ou complexidade técnica. O nosso produto é configurável e cada vez mais personalizado. A MG2 produz máquinas automáticas para a indústria farmacêutica: um setor fortemente regulado onde a documentação técnica deve ser realizada com rigor e precisão particulares.

A magnitude da ordem é onerosa: os manuais fornecidos para cada máquina podem atingir um total de 1500 páginas. E isto é “apenas” para o manual de instruções, ao qual se deve adicionar outra documentação como procedimentos de validação, etc.

A atividade realizada pelo Departamento de Documentação Técnica era reconhecida pelos nossos clientes como de qualidade, mas a produção da documentação era fundamentalmente ‘artesanal’. Éramos, portanto, muito eficazes, mas pouco eficientes. Para a redação, era utilizado o Word com modelos específicos e macros para simplificar a formatação. A produção da documentação também era apoiada por ferramentas específicas. A gestão das traduções era manual. A profissionalidade e competência dos colegas permitiam produzir documentos técnicos de elevada qualidade, mas à custa de operações predominantemente manuais. Uma análise revelou que muitas horas eram gastas em atividades sem valor acrescentado: isso nos levou a analisar soluções alternativas para o fluxo de trabalho documental.

Realizámos uma seleção de software que nos levou à EKR: convenceu-nos não só pela presença no território, mas também pela disponibilidade para nos acompanhar na análise e personalizar o seu CMS de acordo com as nossas necessidades, como foi necessário. A EKR forneceu-nos muito apoio: não se limitou a vender o software, mas acompanhou-nos desde o início durante a análise inicial, que se revelou muito complexa.

A quem o recomendo? Brincando diria “a alguém que não esteja no seu juízo perfeito!”, mas na realidade recomendo o EKR a empresas que queiram realmente organizar a quantidade de informações técnicas que gerem, porque permite compreender a redundância dos conteúdos e a duplicação dos ficheiros. O EKR evidencia claramente que a mesma informação existe em mil variantes diferentes, dependendo do departamento: comercial, técnico, etc. Permite gerir o ciclo de vida dos dados, evitando questionar se são fiáveis ou não. Se está “validado”, é fiável! Obriga-o a pensar na estruturação do produto, otimizando as suas variantes.

A formação do pessoal é uma fase delicada, mas assim que os editores compreendem as vantagens do novo sistema de trabalho, a sua colaboração é assegurada e a curva de aprendizagem é relativamente rápida.