Autor: Elia Santagiuliana

LOTTIE ANIMATION

Timpul pe care îl ai la dispoziție este întotdeauna prea puțin?

Realizarea documentației într-un timp scurt cu sisteme tradiționale devine din ce în ce mai dificilă pentru tine. Creșterea continuă a numărului de produse, variante și piețe reprezintă o provocare cu care te confrunți zilnic.

Cum poți să-ți îmbunătățești rezultatele reducând timpul?

Prin intermediul unui depozit organizat cu toate informațiile actualizate și structurate, poți rezolva problema reducând timpii de producție a documentației tehnice.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

EKR Orchestra și optimizare.

EKR Orchestra îți oferă o platformă, deja testată în diverse domenii tehnice, capabilă să optimizeze timpii de căutare și gestionare a datelor. Astfel, vei economisi timp pe care îl poți investi, în schimb, în activități cu valoare adăugată mare.

cu Stefano Beschi, Manager IT – Nicola Giaon, Manuale – Roberto Manganotto, Marketing la ICI Caldaie Spa

EKR permite construirea unei baze de date centralizate unice.

Unul dintre principalele avantaje ale sistemului este gestionarea unui singur recipient de date, capabil să ordoneze toate informațiile, anterior împărțite între diferitele arhive ale diferitelor departamente ale companiei.

De asemenea, gestionarea traducerilor lingvistice este foarte confortabilă

Apreciem flexibilitatea în generarea și publicarea diferitelor documente de la un singur master. Cu EKR, am creat catalogul și apoi l-am publicat în 5-6 versiuni lingvistice diferite, menținând un singur layout grafic. La fel pentru manualele tehnice și pentru alte documente pe care intenționăm să le realizăm, când vom fi și mai buni!

Din punct de vedere grafic, se lucrează mai bine comparativ cu InDesign. Cu EKR se creează niște șabloane stabilite care apoi sunt refolosite, fără să fie nevoie să se intervină de fiecare dată. Uniformitatea care rezultă la nivel vizual este cu siguranță o îmbunătățire. Folosind InDesignul independent de baza de date, detaliile se schimbau mereu, paginația nu era niciodată aceeași. Mai ales cu variantele în limbă: pe lângă timpurile mai lungi, documentul nu era niciodată la fel. Cu EKR, odată ce layout-ul este setat, poți pleca liniștit!

Centralizarea datelor într-o companie este un efort organizațional care cu siguranță costă, dar este un pas obligatoriu. Altfel, se plătește întotdeauna pentru redundanțe și risipă, nu doar pentru spații de stocare a datelor, ci și pentru timpul pierdut în recuperarea informațiilor corecte!

A avea un arhivă centrală, aliniată și întreținută care să fie singura sursă de informații este cu siguranță necesitatea fiecărei companii. A ajunge acolo din punct de vedere organizațional nu este ușor, dar este obiectivul către care tindem. Noi venim de la SAP, deci suntem deja bine rodați! EKR ajută, chiar forțează spre o soluție de acest tip: a fost o constrângere pozitivă! A oferi prea multă libertate în aceste domenii ar putea fi dăunător, dacă scopul este de a menține o infrastructură organizată și mai ales de a asigura coerența informațiilor.

LOTTIE ANIMATION

O greșeală poate costa mult, știi bine asta, nu-i așa?

Este din ce în ce mai dificil să cuantifici costurile care decurg din prezența erorilor în informațiile despre produs comunicate; este o problemă relevantă pentru compania ta nu doar la nivel de buget și eficiență, ci și pentru imaginea în ochii clientului.

Vrei să elimini orice posibilitate de comunicare greșită?

A avea un instrument care să garanteze corectitudinea informațiilor despre produs pe care le publici reduce posibilitatea de a realiza documentație aproximativă, asigurându-ți, în schimb, publicații corecte și de încredere.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

EKR Orchestra: precizie și economie.

Cu EKR Orchestra vei avea o platformă care îți garantează realizarea unei documentații precise și eficiente. Vei comunica întotdeauna corect informațiile despre produs și vei putea identifica toate acele costuri ascunse dăunătoare, scăpând definitiv de ele.

LOTTIE ANIMATION

Ești sigur că îți folosești bine timpul?

Chiar și compania care se consideră cea mai eficientă nu este întotdeauna așa cu adevărat. Risipirea timpului și a banilor este mai frecventă decât se crede, pierzându-se adesea în activități cu valoare adăugată scăzută. În domeniul documentației, însă, așa cum știi bine, dedicarea la subiecte importante este o prioritate de neamânat.

Vrei să gestionezi mai bine informațiile tale?

Reducerea consumului inutil de energie și resurse este indispensabilă și îți oferă posibilitatea de a te dedica activităților cu valoare adăugată mare. Acest lucru este posibil printr-un sistem care organizează și gestionează informațiile în mod eficient.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

EKR Orchestra: eficiență dovedită.

EKR Orchestra îți oferă nu doar software eficient, ci și modalități aplicative deja testate și verificate de mult timp în multiplele sectoare ale documentației tehnice. Este un aliat formidabil care te ajută să îmbunătățești eficiența reducând semnificativ timpii de realizare a cataloagelor tale.

Carlo Gardini

Manager Documentație Tehnică la Mg2 Srl

Am crescut mult în timp

Fie că este vorba de numărul de mașini sau de complexitatea tehnică. Produsul nostru este configurabil și tot mai personalizat. MG2 produce mașini automate pentru industria farmaceutică: un sector puternic reglementat în care documentația tehnică trebuie realizată cu o rigurozitate și precizie deosebită.

Mărimea comenzii este oneroasă: manualele furnizate pentru fiecare mașină pot ajunge la un total de 1500 de pagini. Și acesta este “doar” pentru manualul de instrucțiuni, la care trebuie adăugată altă documentație, cum ar fi procedurile de validare, etc.

Activitatea desfășurată de Departamentul de Documentație Tehnică era recunoscută de clienții noștri ca fiind de calitate, dar producția documentației era în esență ‘artizanală’. Eram, așadar, foarte eficienți, dar puțin eficienți. Pentru redactare se folosea Word cu modele specifice și macro-uri pentru a simplifica formatarea. Producția documentației era de asemenea susținută de instrumente specifice. Gestionarea traducerilor era manuală. Profesionalismul și competența colegilor permiteau producerea de documente tehnice de înaltă calitate, dar cu costul unor operațiuni predominant manuale. O analiză a arătat că multe ore erau petrecute în activități fără valoare adăugată: acest lucru ne-a determinat să analizăm soluții alternative pentru fluxul de lucru documentar.

Am efectuat o selecție de software care ne-a adus la EKR: ne-a convins nu doar prezența pe teritoriu, ci și disponibilitatea de a ne sprijini în analiză și de a personaliza CMS-ul lor conform necesităților noastre, așa cum a fost necesar. EKR ne-a oferit mult suport: nu s-a limitat doar la vânzarea software-ului, ci ne-a sprijinit imediat în timpul analizei inițiale, care s-a dovedit a fi foarte complexă.

Cui îl recomand? Glumind aș spune „cuiva care nu este sănătos la minte!”, dar de fapt recomand EKR companiilor care doresc cu adevărat să facă ordine în volumul de informații tehnice pe care le gestionează, deoarece permite înțelegerea redundanței conținutului și a duplicării fișierelor. EKR evidențiază clar că aceeași informație există în mii de variante diferite în funcție de departament: comercial, tehnic etc. Permite gestionarea ciclului de viață al datelor, evitând întrebarea dacă sunt de încredere sau nu. Dacă este „validat”, este de încredere! Te obligă să te gândești la structurarea produsului, optimizând variantele sale.

Formarea personalului este o fază delicată, dar de îndată ce redactorii înțeleg avantajele noului sistem de lucru, colaborarea lor este asigurată și curba de învățare este relativ rapidă.

LOTTIE ANIMATION

Vrei să gestionezi multe informații pe mai multe canale fără a ajunge în haos?

Când sunt disponibile multe informații, dacă nu sunt bine organizate, este ușor să faci greșeli. Desfășurarea unei activități de marketing online și offline devine imposibilă pornind de la date potențial greșite, la fel ca și comunicarea eficientă pe mai multe canale.

Cum poți aborda multicanalitatea optimizând timpul și performanțele?

Pentru a face față prezenței pe mai multe canale, ai nevoie de un instrument care să corespundă nevoilor tale și să îți ofere răspunsuri imediate și precise la fiecare căutare de informații.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

Sursa unică de adevăr EKR.

EKR Orchestra îți oferă o „sursă unică de adevăr”, o sursă unică de adevăr, capabilă să elibereze colaboratorii tăi de activități cu valoare adăugată scăzută, cum ar fi căutarea interminabilă de informații, economisind timp prețios și valorificând competențele lor.

Elisa Zanin

Departamentul de Marketing al GICO Spa

Cel mai mare avantaj până acum?

EKR ne-a obligat să colectăm datele într-un singur loc și să le organizăm. Paginarea automată care rezultă este cu siguranță un beneficiu, dar în opinia mea, aspectul care va rămâne cel mai mult este catalogarea.

Înainte de EKR, făceam toată paginarea manual. Cu siguranță era o flexibilitate diferită: dacă trebuia să adaug ceva în ultimul moment sau să fac ceva să se potrivească, pur și simplu îl introduceam, într-un fel sau altul. Efortul pe care l-am făcut cu EKR a fost tocmai acela de a aduna toate integrările posibile, uneori a fost aproape ca și cum ar fi trebuit să prezicem viitorul, tocmai pentru a nu mai modifica manual documentele.

Au fost luni intense… pentru a explica EKR cum decurge viața de afaceri, a trebuit să depunem un efort imens: încadrarea unei lumi întregi după criterii precise a fost o muncă grea. Organizarea datelor a fost subiectul multor discuții cu Marco și ceilalți membri ai echipei EKR, în special despre CINE ar trebui să le organizeze!

Trebuie să spun că a fost greu să ne punem de acord, realitatea unui flux de lucru în cadrul companiei nu este întotdeauna atât de liniară: apoi am obținut o muncă cu adevărat minunată! Astăzi, paginația automată a listei de prețuri care rezultă este un aspect foarte productiv.

Documentația pe care o realizăm cu EKR se distinge mai ales prin calitate superioară. Dar și pentru a introduce versiuni diferite și subite: astăzi aș putea tipări întreaga listă de prețuri cu prețuri diferite într-un timp scurt.

EKR este o metodă adaptabilă oricărei realități de afaceri și oricărui tip de conținut, deși noi o folosim în principal pentru a pagina date tehnice: în opinia mea, este potrivită și pentru actualizarea unui site web sau alte medii.

LOTTIE ANIMATION

Căutați o modalitate de a reduce risipa și ineficiența?

În compania ta, costurile pentru gestionarea informațiilor despre produse și pentru realizarea documentației tehnice și de marketing sunt adesea ascunse, dar nu neglijabile. Înțelegerea modului de a le reduce și de a optimiza aceste procese este o provocare semnificativă.

Ți-ar plăcea să ai la dispoziție un sistem care să catalogheze corect informațiile?

Posibilitatea de a conta pe o platformă care îți permite să evaluezi costurile în mod precis și țintit este o necesitate tot mai mare în fiecare domeniu de afaceri

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

Organizați datele cu EKR.

Datorită EKR Orchestra, vei dispune de o platformă capabilă să organizeze datele într-un mod ponderat și definit, astfel încât să poți realiza intervenții țintite și să obții economii semnificative.

LOTTIE ANIMATION

Ținerea pasului cu schimbările îți taie respirația?

Ciclul de viață al produselor s-a redus semnificativ și compania ta trebuie să adapteze continuu tehnologiile de care dispune pentru a rămâne competitivă și pentru a respecta conformitatea normativă. Acesta este un proces complex și nu lipsit de riscuri.

De câte ori ai avut îndoieli cu privire la corectitudinea informațiilor primite?

Ai nevoie de un flux informațional întotdeauna corect, indiferent de numărul de produse și proiecte realizate; doar așa poți crește eficiența și elimina marja de eroare.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

Gestionarea informațiilor cu EKR Orchestra

EKR Orchestra îți oferă o platformă care îți permite să gestionezi informațiile cu viteză și corectitudine, respectând normele și termenele pieței. Vei avea la dispoziție un sistem care îți permite să colectezi informațiile într-un portal unic, mereu actualizabil și disponibil pentru toți.

Luca Colesso

Responsabil cu Documentația Tehnică la Baltur Spa

Acum câțiva ani era complicat să ai o congruență structurată a manualelor.

Fiecare manual redactat în InDesign trăia o viață proprie. Era dificil să gestionezi terminologia în diferitele manuale: de multe ori aceeași frază era personalizată în diferite documente, adăugând sau eliminând, fără ca acest lucru să fie necesar.

Când cream un text nou, există o analiză mai cuprinzătoare, nu limitată la acel moment: există o structură care trebuie analizată mai bine. O propoziție care poate fi bună, de exemplu pentru un manual, poate fi bună și pentru alții, și, prin urmare, trebuie scrisă într-o formă mai neutră, încercând să optimizăm informația. EKR ne-a adus cu siguranță la o evaluare mai bună a ceea ce scriem.

Ed è giusto così, il sistema deve portare ad una gestione più strutturata della terminologia.

Nu mai suntem printre munții greu accesibili, trebuie să urmăm fluxurile și procesele care trebuie gândite!

Un pas important? EKR ORCHESTRA ne-a permis gestionarea limbii arabe, atât în ceea ce privește paginația cât și publicarea, operațiuni pe care anterior trebuia să le externalizăm. Astăzi externalizăm doar traducerea, dar suntem capabili să paginăm și să publicăm intern în limba arabă.

Apoi sunt toate celelalte limbi: sistemul ne-a permis cu siguranță să îmbunătățim gestionarea lor. Nu este doar o chestiune de timp și autonomie, ci și de economie. Astăzi, traducerile sunt făcute doar pe secțiunile de text care nu au fost încă traduse, reducând timpul și costurile.

EKR ORCHESTRA ne-a ajutat de asemenea să îmbunătățim calitatea traducerilor, pentru că având o memorie internă Baltur avem posibilitatea de a face verificări și cercetări, lucrând la calitate fără a delega mereu studii externe.

Această gestionare nu lasă regrete pentru ceea ce a fost abandonat, este un sistem pe care l-am analizat și ales personal. După o evaluare atentă, EKR ORCHESTRA mi s-a părut sistemul cel mai potrivit pentru compania noastră. Flexibilitatea lor în gestionarea problemelor noi este cu siguranță un suport valoros în viitor.

LOTTIE ANIMATION

Te îneci în informațiile pe care trebuie să le gestionezi?

Informațiile care te înconjoară sunt multe, împrăștiate pe mai multe platforme și gestionate de diverse persoane care creează versiuni diferite; acest lucru implică riscuri semnificative pentru acuratețea datelor. Verificarea fiabilității și amintirea de a face modificări peste tot îți consumă timp prețios.

Ai nevoie de o gestionare integrată a informațiilor despre produs?

Prezența pe mai multe canale și medii va fi simplu de organizat și controlat pentru un rezultat optim, reducând riscul de erori și crescând eficiența.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

EKR Orchestra și gestionarea multicanal și omnicanal a informațiilor.

Cu EKR Orchestra, gestionarea datelor la nivel omnichannel și multichannel devine ușoară și eficientă. Vei avea la dispoziție posibilitatea de a realiza conținuturi nelegate de distincția rigidă între online și offline: simplifică-ți munca cu o bază de date centralizată exploatabilă la 360°.

Fabio Invernizzi

Manager de marketing la Elesa Spa

Înainte de EKR era mult de lucru manual de făcut.

Aveam o bază de date care exporta datele și apoi lucram cu InDesign. Munca era cu adevărat greoaie pentru că trebuia repetată manual pentru toate celelalte limbi.

Provocarea a fost să reușim să paginăm un catalog de mii de pagini de produse, dintre care multe necesitau integrarea unor conținuturi speciale, cu obligația consecventă de a modifica structura standard a paginilor însele. EKR ORCHESTRA este făcut exact pentru acest lucru, deși am fost nevoiți să-l ducem la limită și să cerem funcționalități suplimentare care au fost realizate pentru a atinge scopul. Obiectivul este să eliminăm complet intervenția manuală și suntem foarte aproape de acest rezultat.

A fost un proiect complex care a necesitat mult timp și energie. Inițial, de exemplu, nu puteam gestiona cardurile mai speciale: acum funcționează la regim plin și am limitat cu adevărat mult retușurile finale. Să nu mai vorbim că aceleași informații trebuie să confluie și pe web. Cu EKR ORCHESTRA am reușit să automatizăm o bună parte din proces, și acesta a fost focusul.

cu Federica Sena, Departamentul de Marketing al Elesa Spa

Per le traduzioni EKR ORCHESTRA è veramente comodo.

Înainte scriam mai liber. Acum încercăm să urmărim o anumită constanță datorită sistemului care încurajează menținerea unei anumite uniformități atât în propunerile de fraze care se repetă pentru diferite produse, cât și în alegerea terminologiei. Cu EKR ORCHESTRA producem informații similare, mai standardizate pentru a putea reutiliza rapid traducerile.

LOTTIE ANIMATION

Gestionarea unui flux mare de informații devine adesea haotică?

Probabil că ai deja datele în ordine în sistemele ERP, dar asta singură nu este suficientă. Pentru a optimiza procesele, este indispensabil să poți organiza și gestiona cât mai bine datele despre produse.

Cum să organizezi eficient volumul de date de care dispui?

Ai nevoie de o platformă care nu doar să îți permită să o organizezi flexibil, ci să meargă mai departe: pentru tine, a fi eficient este indispensabil. O bază de date centralizată te ajută să gestionezi informațiile despre produs așa cum un ERP gestionează datele companiei.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

EKR Orchestra și beneficiile unui ERP

Datorită EKR Orchestra, poți profita de un sistem integrat care îți va permite să beneficiezi de avantajele unui ERP chiar și în crearea documentației și în diseminarea informațiilor despre produs.

LOTTIE ANIMATION

Cum să-ți dezvolți afacerea?

Pentru a face acest lucru, trebuie să faci cunoscută mai mult compania și produsul tău.

Cu cât mai mulți clienți potențiali te cunosc, cu atât mai multe persoane te vor alege și cu atât mai mare va fi creșterea afacerii tale.

Prezența ta trebuie să fie cât mai extinsă posibil: trebuie să valorifici potențialul pe care tehnologia îl pune la dispoziție astăzi, dar informațiile care vorbesc despre tine trebuie să fie întotdeauna corecte și complete.

Cum să transmiți activele tale clienților?

Cunoști bine valoarea companiei tale, trebuie doar să reușești să o transmiți cât mai bine.

Valorificarea eficientă a resurselor de care dispui și a competențelor colaboratorilor tăi face ca comunicarea internă și externă a informațiilor să fie mai eficientă, crescând astfel afacerea ta.

LOTTIE ANIMATION

LOTTIE ANIMATION

O platformă transversală de gestionare a informațiilor.

Cu EKR Orchestra, mult mai multe persoane vor cunoaște compania ta și valoarea acesteia; astfel, vei fi mai vizibil și prezent pe piață cu informații precise și punctuale care te vor ajuta să fii ales de clienți.

Domenico Marinelli

Proprietarul Docutec Srl

EKR înseamnă o marjă de eroare aproape zero, plus economie de timp.

Astăzi, documentația tehnică are o valoare cu totul diferită față de odinioară.

Mașinile sunt din ce în ce mai complexe, nu doar că trebuie să învăț să le folosesc bine, dar dacă nu scriu fraza corectă, cineva se rănește sau ajungem în tribunal.
Facem documente tehnice de întreținere și utilizare foarte personalizate și traduse în cel puțin 8 limbi, dar ajungem și la 20. Foloseam InDesign cu scripturi foarte avansate pentru a încerca să automatizăm o parte din muncă.

Cu EKR gestionăm un singur master de la care se poate deriva totul, chiar și cu diferite șabloane grafice, este un instrument foarte flexibil.

Am învățat să producem conținut mai bun pentru a putea cataloga bine, optimiza și recupera datele.
Scrierea mai bună este un mare avantaj: informațiile nu trebuie să fie niciodată ambigue, ci întotdeauna clar inteligibile.
Suntem de bază tehnică, în Docutec „forțăm” programul și îl testăm: EKR este un sistem deschis, potențial fără limite. Pentru noi, este un instrument care permite să faci practic tot ce vrei.

Este cu siguranță complex: un utilizator de bază se sperie dacă nu este plasat corect, mai ales dacă lucra în Word… cred că este greu de propus: nu trebuie să ne speriem și să fim pregătiți pentru schimbare.
Pot spune că am crescut împreună cu EKR: abordarea noastră este foarte familială!