Categorie: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

Alessandro Fabris

Manager de marketing la Profilitec Spa

Cu EKR reducem timpul de publicare a listei de prețuri cu 90%!

Desigur, trebuie mai întâi să construiești un proces solid în care să introduci toate datele despre produse, pentru a putea apoi să beneficiezi de avantajul unor termene atât de scurte. Aveam 12 versiuni ale listei noastre de prețuri vorbitoare și era nevoie de cel puțin 8 luni pentru a completa fișierele grafice și pentru a tipări lista de prețuri personalizată pentru fiecare versiune, actualizată cu prețuri și imagini. Când terminam, în câteva luni lista era deja veche! Astăzi cu EKR, actualizând întotdeauna baza de date, tehnic terminăm totul în două săptămâni

Am decis să implementăm software-ul EKR pentru a deveni sistemul de gestionare și colectare a tuturor informațiilor despre produsul Profilitec, astfel încât să putem distribui aceleași conținuturi pe diferite platforme și cu diferite instrumente, lucrând cu date omogene și mereu actualizate. Lista de prețuri a fost primul obiectiv, dar acum vom continua cu catalogul tehnic și site-ul web dezvoltate cu aceleași logici.

Înainte de a fi manager, am fost un mare pasionat de unelte informatice inovatoare și chiar cred în ele. Acum 19 ani, prima mea slujbă ca Responsabil de Marketing la o companie cunoscută din Vicentino – Alban Giacomo Spa – a fost chiar implementarea unui paginator automat pentru a face lista de prețuri pe care compania nu o mai putea tipări din cauza prea multelor date de actualizat. Una dintre primele experiențe în Veneto cu un program realizat atunci în Visual Basic. Cunosc foarte bine acest tip de logică și o împărtășesc în fiecare detaliu mic.

Come è stato recepito EKR in azienda? In ogni realtà ci sono le zone comfort, e implementare EKR all’inizio è impattante, impone un cambio di pensiero e di processi e modificare usi e costumi dei dipartimenti aziendali. Quindi è importantissimo che ci credano i decisori: siano i manager o sia l’amministratore delegato, chi deve fare l’investimento e chi se ne deve occupare a livello di responsabilità deve essere convinto. Guardando ai vantaggi del domani e non ai tanti piccoli cambiamenti che devi affrontare nel quotidiano. Bisogna guardare avanti ed al prossimo sviluppo commerciale. Serve un listino in una lingua diversa o con prezzi diversi per un nuovo distributore: ecco che basta avere i prezzi su un foglio excel e le nuove traduzioni, ed in pochi click il listino sarà pronto.
Personalmente consiglierei EKR a tutti, tranne ai miei concorrenti! Un sistema per la centralizzazione del dato e per la sua impaginazione automatica, con dei template che permettono di gestirlo in maniera veloce… non può esistere oggi un’azienda moderna che non lo usa.

Andrea Borsetto

Documentație tehnică

Înainte de EKR? În principal, lipsea standardizarea și reutilizarea informațiilor care există acum. Dacă trebuie să scrii, ai în față o foaie albă și este dificil să recuperezi informațiile anterioare, poți să scrii ce vrei, chiar să inventezi! Cu timpul, cine scrie folosește de fiecare dată o formă diferită pentru a spune același lucru. Alte avantaje sunt cu siguranță reducerea drastică a costurilor de traducere și paginarea automată.

La început am făcut cu adevărat o muncă mare, lungă și meticuloasă, pentru a crea toată structura. Apoi au venit rezultatele!

Un pic ca atunci când cumperi un depozit gol, începi să instalezi mașinile de la zero și tot restul. Toate par cheltuieli pierdute: apoi începi să produci, să vinzi și să câștigi, îți revin chiar mai mult: investiția inițială a fost bună.

Schimbarea este dificilă, trebuie să depășim obstacolele legate de modurile obișnuite de lucru cu sisteme în ‘stil Word’. Ca atunci când cineva vine la tine acasă și îți face o propunere, primul răspuns, înainte de a înțelege, este întotdeauna nu. Adevăratul obstacol este să reușești să-ți schimbi părerea.
De obicei, furnizorilor de software le este greu să înțeleagă pe deplin nevoile speciale ale companiei noastre. Marco este diferit: este entuziast și întotdeauna foarte disponibil!

Carlo Gardini

Manager Documentație Tehnică la Mg2 Srl

Am crescut mult în timp

Fie că este vorba de numărul de mașini sau de complexitatea tehnică. Produsul nostru este configurabil și tot mai personalizat. MG2 produce mașini automate pentru industria farmaceutică: un sector puternic reglementat în care documentația tehnică trebuie realizată cu o rigurozitate și precizie deosebită.

Mărimea comenzii este oneroasă: manualele furnizate pentru fiecare mașină pot ajunge la un total de 1500 de pagini. Și acesta este “doar” pentru manualul de instrucțiuni, la care trebuie adăugată altă documentație, cum ar fi procedurile de validare, etc.

Activitatea desfășurată de Departamentul de Documentație Tehnică era recunoscută de clienții noștri ca fiind de calitate, dar producția documentației era în esență ‘artizanală’. Eram, așadar, foarte eficienți, dar puțin eficienți. Pentru redactare se folosea Word cu modele specifice și macro-uri pentru a simplifica formatarea. Producția documentației era de asemenea susținută de instrumente specifice. Gestionarea traducerilor era manuală. Profesionalismul și competența colegilor permiteau producerea de documente tehnice de înaltă calitate, dar cu costul unor operațiuni predominant manuale. O analiză a arătat că multe ore erau petrecute în activități fără valoare adăugată: acest lucru ne-a determinat să analizăm soluții alternative pentru fluxul de lucru documentar.

Am efectuat o selecție de software care ne-a adus la EKR: ne-a convins nu doar prezența pe teritoriu, ci și disponibilitatea de a ne sprijini în analiză și de a personaliza CMS-ul lor conform necesităților noastre, așa cum a fost necesar. EKR ne-a oferit mult suport: nu s-a limitat doar la vânzarea software-ului, ci ne-a sprijinit imediat în timpul analizei inițiale, care s-a dovedit a fi foarte complexă.

Cui îl recomand? Glumind aș spune „cuiva care nu este sănătos la minte!”, dar de fapt recomand EKR companiilor care doresc cu adevărat să facă ordine în volumul de informații tehnice pe care le gestionează, deoarece permite înțelegerea redundanței conținutului și a duplicării fișierelor. EKR evidențiază clar că aceeași informație există în mii de variante diferite în funcție de departament: comercial, tehnic etc. Permite gestionarea ciclului de viață al datelor, evitând întrebarea dacă sunt de încredere sau nu. Dacă este „validat”, este de încredere! Te obligă să te gândești la structurarea produsului, optimizând variantele sale.

Formarea personalului este o fază delicată, dar de îndată ce redactorii înțeleg avantajele noului sistem de lucru, colaborarea lor este asigurată și curba de învățare este relativ rapidă.