Carlo Gardini

Manager Documentație Tehnică la Mg2 Srl

Am crescut mult în timp

Fie că este vorba de numărul de mașini sau de complexitatea tehnică. Produsul nostru este configurabil și tot mai personalizat. MG2 produce mașini automate pentru industria farmaceutică: un sector puternic reglementat în care documentația tehnică trebuie realizată cu o rigurozitate și precizie deosebită.

Mărimea comenzii este oneroasă: manualele furnizate pentru fiecare mașină pot ajunge la un total de 1500 de pagini. Și acesta este “doar” pentru manualul de instrucțiuni, la care trebuie adăugată altă documentație, cum ar fi procedurile de validare, etc.

Activitatea desfășurată de Departamentul de Documentație Tehnică era recunoscută de clienții noștri ca fiind de calitate, dar producția documentației era în esență ‘artizanală’. Eram, așadar, foarte eficienți, dar puțin eficienți. Pentru redactare se folosea Word cu modele specifice și macro-uri pentru a simplifica formatarea. Producția documentației era de asemenea susținută de instrumente specifice. Gestionarea traducerilor era manuală. Profesionalismul și competența colegilor permiteau producerea de documente tehnice de înaltă calitate, dar cu costul unor operațiuni predominant manuale. O analiză a arătat că multe ore erau petrecute în activități fără valoare adăugată: acest lucru ne-a determinat să analizăm soluții alternative pentru fluxul de lucru documentar.

Am efectuat o selecție de software care ne-a adus la EKR: ne-a convins nu doar prezența pe teritoriu, ci și disponibilitatea de a ne sprijini în analiză și de a personaliza CMS-ul lor conform necesităților noastre, așa cum a fost necesar. EKR ne-a oferit mult suport: nu s-a limitat doar la vânzarea software-ului, ci ne-a sprijinit imediat în timpul analizei inițiale, care s-a dovedit a fi foarte complexă.

Cui îl recomand? Glumind aș spune „cuiva care nu este sănătos la minte!”, dar de fapt recomand EKR companiilor care doresc cu adevărat să facă ordine în volumul de informații tehnice pe care le gestionează, deoarece permite înțelegerea redundanței conținutului și a duplicării fișierelor. EKR evidențiază clar că aceeași informație există în mii de variante diferite în funcție de departament: comercial, tehnic etc. Permite gestionarea ciclului de viață al datelor, evitând întrebarea dacă sunt de încredere sau nu. Dacă este „validat”, este de încredere! Te obligă să te gândești la structurarea produsului, optimizând variantele sale.

Formarea personalului este o fază delicată, dar de îndată ce redactorii înțeleg avantajele noului sistem de lucru, colaborarea lor este asigurată și curba de învățare este relativ rapidă.