Карло Гардини

Менеджер по технической документации в Mg2 Srl

Мы сильно выросли со временем

Будь то количество машин или техническая сложность. Наш продукт настраиваемый и все более персонализированный. MG2 производит автоматические машины для фармацевтической промышленности: строго регулируемая отрасль, в которой техническая документация должна быть выполнена с особой строгостью и точностью.

Объем заказа велик: руководства, предоставляемые для каждой машины, могут достигать 1500 страниц в общей сложности. И это “только” для инструкции, к которой нужно добавить другие документы, такие как процедуры валидации и т.д.

Деятельность, проводимая Отделом технической документации, признавалась нашими клиентами как качественная, но производство документации было в основном ‘ремесленным’. Таким образом, мы были очень эффективны, но малоэффективны. Для редактирования использовался Word с определенными шаблонами и макросами для упрощения верстки. Производство документации также поддерживалось специальными инструментами. Управление переводами было ручным. Профессионализм и компетентность коллег позволяли производить высококачественные технические документы, но за счет в основном ручных операций. Анализ показал, что много часов было потрачено на деятельность, не добавляющую ценности: это побудило нас проанализировать альтернативные решения для документооборота.

Мы провели отбор программного обеспечения, который привел нас к EKR: нас убедило не только присутствие на территории, но и готовность помочь нам в анализе и настройке их CMS в соответствии с нашими потребностями, как это было необходимо. EKR предоставила нам большую поддержку: она не ограничилась только продажей программного обеспечения, но и сразу же поддержала нас во время первоначального анализа, который оказался очень сложным.

Кому я это рекомендую? Шутя, я бы сказал “кому-то, кто не в своем уме!”, но на самом деле рекомендую EKR компаниям, которые действительно хотят навести порядок в объеме технической информации, которой они управляют, потому что это позволяет понять избыточность контента и дублирование файлов. EKR явно показывает, что одна и та же информация существует в тысяче различных вариантов в зависимости от отдела: коммерческого, технического и т.д. Это позволяет управлять жизненным циклом данных, не задаваясь вопросом, надежны они или нет. Если это “проверено”, это надежно! Это заставляет вас задуматься о структурировании продукта, оптимизируя его варианты.

Обучение персонала — это деликатный этап, но как только редакторы понимают преимущества новой системы работы, их сотрудничество обеспечено, и кривая обучения относительно быстрая.