Carlo Gardini

Vodja tehnične dokumentacije pri Mg2 Srl

Z leti smo zelo zrasli

Bodisi glede števila strojev ali tehnične kompleksnosti. Naš izdelek je konfigurabilen in vedno bolj prilagojen. MG2 proizvaja avtomatske stroje za farmacevtsko industrijo: močno reguliran sektor, v katerem mora biti tehnična dokumentacija izdelana z posebno natančnostjo in strogostjo.

Velikost naročila je draga: priročniki, ki so na voljo za vsak stroj, lahko skupaj obsegajo do 1500 strani. In to je “samo” za navodila za uporabo, katerim je treba dodati še druge dokumente, kot so postopki validacije itd.

Dejavnost, ki jo je izvajal Oddelek za tehnično dokumentacijo, je bila pri naših strankah prepoznana kot kakovostna, vendar je bila proizvodnja dokumentacije v bistvu ‘rokodelska’. Tako smo bili zelo učinkoviti, vendar malo učinkoviti. Za pripravo je bil uporabljen Word s posebnimi predlogami in makri za poenostavitev postavitve. Proizvodnja dokumentacije je bila podprta tudi s posebnimi orodji. Upravljanje prevodov je bilo ročno. Strokovnost in usposobljenost kolegov je omogočala izdelavo visokokakovostnih tehničnih dokumentov, vendar na račun pretežno ročnih operacij. Analiza je pokazala, da je bilo veliko ur porabljenih za dejavnosti, ki ne dodajajo vrednosti: to nas je spodbudilo k analizi alternativnih rešitev za dokumentni potek dela.

Izvedli smo izbor programske opreme, ki nas je pripeljal do EKR: prepričala nas ni samo prisotnost na terenu, temveč tudi razpoložljivost, da nam pomagajo pri analizi in prilagodijo svoj CMS našim potrebam, kot je bilo potrebno. EKR nam je nudil veliko podpore: ni se omejil samo na prodajo programske opreme, ampak nas je takoj podprl med začetno analizo, ki se je izkazala za zelo kompleksno.

Komu ga priporočam? Šaljivo bi rekel “nekomu, ki ni pri zdravi pameti!”, vendar v resnici priporočam EKR podjetjem, ki želijo resnično urediti količino tehničnih informacij, ki jih upravljajo, ker omogoča razumevanje redundance vsebine in podvajanja datotek. EKR jasno pokaže, da iste informacije obstajajo v tisoč različnih različicah glede na oddelek: komercialni, tehnični itd. Omogoča upravljanje življenjskega cikla podatkov, ne da bi se spraševali, ali so zanesljivi ali ne. Če je “validirano”, je zanesljivo! Prisiljuje vas, da razmišljate o strukturiranju izdelka z optimizacijo njegovih različic.

Usposabljanje osebja je občutljiva faza, toda takoj ko uredniki razumejo prednosti novega sistema dela, je njihovo sodelovanje zagotovljeno in krivulja učenja je relativno hitra.