Kategorija: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

Alessandro Fabris

Vodja marketinga pri Profilitec Spa

Z EKR zmanjšamo čas objave cenika za 90%!

Seveda, najprej morate zgraditi trden proces, v katerega vnesete vse podatke o izdelkih, da lahko nato izkoristite prednost tako nižjih časovnih okvirov. Imeli smo 12 različic našega govorečega cenika in za dokončanje grafičnih datotek in tiskanje prilagojenega cenika za vsako različico je bilo potrebnih vsaj 8 mesecev, posodobljeno s cenami in slikami. Ko smo končali, je bilo čez nekaj mesecev cenik že zastarel! Danes z EKR, vedno posodabljamo podatkovno bazo, tehnično vse dokončamo v dveh tednih

Odločili smo se za implementacijo programske opreme EKR, da postane sistem za upravljanje in zbiranje vseh informacij o izdelkih Profilitec, tako da lahko distribuiramo enake vsebine na različnih platformah in z različnimi orodji, delamo z enotnimi in vedno posodobljenimi podatki. Cenik je bil prvi cilj, zdaj pa bomo nadaljevali s tehničnim katalogom in spletno stranjo, razvito z istimi logikami.

Preden sem postal menedžer, sem bil velik ljubitelj inovativnih računalniških orodij in resnično verjamem vanje. Pred 19 leti je bila moja prva služba kot vodja marketinga v znani podjetji iz Vicentina – Alban Giacomo Spa – prav uvedba avtomatskega oblikovalnika strani za izdelavo cenika, ki ga podjetje ni moglo več tiskati zaradi prevelike količine podatkov za posodobitev. To je bila ena prvih izkušenj v Venetu z programom, ki je bil takrat izdelan v Visual Basicu. Zelo dobro poznam to vrsto logike in jo delim v vsaki najmanjši podrobnosti.

Come è stato recepito EKR in azienda? In ogni realtà ci sono le zone comfort, e implementare EKR all’inizio è impattante, impone un cambio di pensiero e di processi e modificare usi e costumi dei dipartimenti aziendali. Quindi è importantissimo che ci credano i decisori: siano i manager o sia l’amministratore delegato, chi deve fare l’investimento e chi se ne deve occupare a livello di responsabilità deve essere convinto. Guardando ai vantaggi del domani e non ai tanti piccoli cambiamenti che devi affrontare nel quotidiano. Bisogna guardare avanti ed al prossimo sviluppo commerciale. Serve un listino in una lingua diversa o con prezzi diversi per un nuovo distributore: ecco che basta avere i prezzi su un foglio excel e le nuove traduzioni, ed in pochi click il listino sarà pronto.
Personalmente consiglierei EKR a tutti, tranne ai miei concorrenti! Un sistema per la centralizzazione del dato e per la sua impaginazione automatica, con dei template che permettono di gestirlo in maniera veloce… non può esistere oggi un’azienda moderna che non lo usa.

Andrea Borsetto

Tehnična dokumentacija

Pred EKR? Predvsem je manjkala standardizacija in ponovna uporaba informacij, ki obstaja zdaj. Če morate pisati, imate pred sabo prazen list in težko je obnoviti prejšnje informacije, lahko napišete, kar želite, celo izmišljeno! S časom, kdor piše, vsakič uporabi drugačno obliko za povedati isto stvar. Druge prednosti so zagotovo drastično zmanjšanje stroškov prevajanja in avtomatsko oblikovanje strani.

Na začetku smo res opravili veliko delo, dolgo in natančno, da smo ustvarili celotno strukturo. Nato so prišli rezultati!

Nekako kot, ko kupiš prazno skladišče, začneš z nameščanjem strojev od nič in vse ostalo. Zdi se, kot da so vsi stroški izgubljeni: potem začneš proizvajati, prodajati in zaslužiti, vrne se ti še več: začetna naložba je bila dobra.

Spremembe so težke, treba je odstraniti ovire, povezane s običajnimi načini dela s sistemi v ‘Word slogu’. Kot ko nekdo pride k tebi domov in ti da predlog, je prvi odgovor, še preden razumeš, vedno ne. Prava ovira je spremeniti mnenje.
Ponudnikom programske opreme je običajno težko v celoti razumeti posebne potrebe našega podjetja. Marco je drugačen: je navdušen in vedno zelo na voljo!

Carlo Gardini

Vodja tehnične dokumentacije pri Mg2 Srl

Z leti smo zelo zrasli

Bodisi glede števila strojev ali tehnične kompleksnosti. Naš izdelek je konfigurabilen in vedno bolj prilagojen. MG2 proizvaja avtomatske stroje za farmacevtsko industrijo: močno reguliran sektor, v katerem mora biti tehnična dokumentacija izdelana z posebno natančnostjo in strogostjo.

Velikost naročila je draga: priročniki, ki so na voljo za vsak stroj, lahko skupaj obsegajo do 1500 strani. In to je “samo” za navodila za uporabo, katerim je treba dodati še druge dokumente, kot so postopki validacije itd.

Dejavnost, ki jo je izvajal Oddelek za tehnično dokumentacijo, je bila pri naših strankah prepoznana kot kakovostna, vendar je bila proizvodnja dokumentacije v bistvu ‘rokodelska’. Tako smo bili zelo učinkoviti, vendar malo učinkoviti. Za pripravo je bil uporabljen Word s posebnimi predlogami in makri za poenostavitev postavitve. Proizvodnja dokumentacije je bila podprta tudi s posebnimi orodji. Upravljanje prevodov je bilo ročno. Strokovnost in usposobljenost kolegov je omogočala izdelavo visokokakovostnih tehničnih dokumentov, vendar na račun pretežno ročnih operacij. Analiza je pokazala, da je bilo veliko ur porabljenih za dejavnosti, ki ne dodajajo vrednosti: to nas je spodbudilo k analizi alternativnih rešitev za dokumentni potek dela.

Izvedli smo izbor programske opreme, ki nas je pripeljal do EKR: prepričala nas ni samo prisotnost na terenu, temveč tudi razpoložljivost, da nam pomagajo pri analizi in prilagodijo svoj CMS našim potrebam, kot je bilo potrebno. EKR nam je nudil veliko podpore: ni se omejil samo na prodajo programske opreme, ampak nas je takoj podprl med začetno analizo, ki se je izkazala za zelo kompleksno.

Komu ga priporočam? Šaljivo bi rekel “nekomu, ki ni pri zdravi pameti!”, vendar v resnici priporočam EKR podjetjem, ki želijo resnično urediti količino tehničnih informacij, ki jih upravljajo, ker omogoča razumevanje redundance vsebine in podvajanja datotek. EKR jasno pokaže, da iste informacije obstajajo v tisoč različnih različicah glede na oddelek: komercialni, tehnični itd. Omogoča upravljanje življenjskega cikla podatkov, ne da bi se spraševali, ali so zanesljivi ali ne. Če je “validirano”, je zanesljivo! Prisiljuje vas, da razmišljate o strukturiranju izdelka z optimizacijo njegovih različic.

Usposabljanje osebja je občutljiva faza, toda takoj ko uredniki razumejo prednosti novega sistema dela, je njihovo sodelovanje zagotovljeno in krivulja učenja je relativno hitra.