Slovar in glavni podatki

Brez skupnega slovarja in uradne evidence se povečujejo tveganja napak pri razširjanju informacij. EKR omogoča najboljše upravljanje teh procesov

Ena največjih pomanjkljivosti v večini podjetij je opredelitev skupnega slovarja in uradne evidence za kateri koli predmet, ki je ustvarjen in upravljan v samem podjetju.

Ko začnemo projekt EKR, sedimo za isto mizo z različnimi ljudmi (iz oddelka za tehnično dokumentacijo, oddelka za trženje, oddelka za poprodajne storitve itd.) in jih prosimo, da poimenujejo in opredelijo izraze, ki se uporabljajo za prepoznavanje hierarhije izdelkov (delitev izdelkov na linije, serije itd.), strukturo samih strojev (poimenovanje različnih delov) ali izdelkov: v skoraj vseh primerih se izkaže, da različni oddelki iste stvari poimenujejo na različne načine.

Ta problem povzroča ogromne slabosti v podjetju in znatna tveganja, povezana z razširjanjem netočnih in/ali dvoumnih informacij v sami verigi upravljanja podatkov.

Zelo pogosto v podjetju isti izrazi prehajajo od osebe do osebe in se postopoma spreminjajo: to v nekaterih primerih povzroča celo varnostna tveganja.

Veliko pomembnih podatkov pogosto prehaja skozi Excelove datoteke, ki so konfigurirane kot repozitorij informacij, in zadostuje ena napaka pri kopiranju vsebine, kar lahko povzroči velike škode.

Izjemno svež primer v tem smislu so napačne ocene vpliva Covida v Združenem kraljestvu.

Začenši z napačno uporabo Excela in upravljanjem formatov ustvarjenih datotek, je bilo podcenjeno število obstoječih primerov, kar je privedlo do podcenjevanja obsega pojava in potrebe po hitrem ukrepanju.

(https://www.bbc.com/news/technology-54423988)

Prisotnost slovarja in Masterdata zagotavlja, da so podatki enotno definirani in poimenovani na eni točki, brez tveganja, da bi prenos od osebe do osebe povzročil poslabšanje natančnosti informacij, kot se zgodi pri pokvarjenem telefonu.