Yazar: Elia Santagiuliana

Teknik ofis ve Avrupa düzenlemeleri

Teknik dokümantasyon ofisi genellikle şirketin ihtiyaç duyduğu tüm kılavuzları üretemez, bu da gerekenden daha az kılavuz üretilmesine veya şirketin ürettiği şeyler hakkında tam olarak konuşmayan biraz belirsiz kılavuzlar üretilmesine neden olur.

Makine sektörünü düzenleyen Avrupa yönergesi, bir müşteri bir makine veya neredeyse bir makine satın aldığında, bu ürünün belgelerine, üründe bulunmayan bileşenlerle ilgili bilgilerle karıştırılma riski olmadan sahip olması gerektiğini kesin olarak belirtir.

Tüm bunlar, seri numarası için kılavuz kavramında somutlaşır, aslında şirket tarafından üretilen her seri numarasının kendi özel belgesi olmalıdır.

Seri numarasına göre kullanım kılavuzları üretemeyen ve genel kullanım kılavuzlarına razı olan şirketler, kısmen Avrupa standartlarına uygun olmayarak, ürünün genel kalitesini düşürür, çünkü genel bir kullanım kılavuzu, müşterinin satın aldığı ürünün hassasiyetini azaltılmış olarak algılamasına neden olur.

Bir EKR uzmanı ile görüşme talep ederek, EKR PIM / CCMS’e dayanan EKR Orchestra yöntemimizin bir gösterimini alacaksınız, bu yöntem seri numarasına özel kılavuzları genel teknik dokümanlarla uzlaşmaya girmeden kolayca elde etmenizi sağlar.

Sebepsiz yere suçu üstlenmek yeterli

Ürün kataloglarınızdan birinde hatalar olduğu hiç başınıza geldi mi?

Sıkça, katalog üretiminden sonra pazarlama departmanı, katalog dağıtımını takip eden haftalarda alınan talimatları içeren bir dizi post-it notu yapıştırarak içerdiği tüm hataları toplamaya başlar. Hatalar içeren bir kataloğu basmak şirket için uygun değildir. Hatasız bir katalog oluşturmayı başarmak, pazarlama departmanının sürekli, az tatmin edici taslak gözden geçirme faaliyetini gerektirir ve bu ortadan kaldırılabilir.

Bu bilgi rafine etme aktivitesi, Ekr Orchestra tanıtarak gerçekleştirilebilir, çünkü ürün bilgi yönetim zinciri Teknik Ofisten Ürün Yöneticisine kadar yeniden düzenlenir ve her bilgi oluşturulduğunda veya değiştirildiğinde, şirkette ihtiyaç duyan herkes tarafından kolayca bulunabilen doğru şekilde etiketlenmiş bir kap içine yerleştirilir. Bu şekilde, pazarlama departmanının katalogları her zaman doğru olacak ve sık sık pazarlama ve grafik departmanının çeşitli Bilgi sahiplerine doğrudan sorarak gerçekleştirdiği bilgi avı aktivitesi en aza indirgenecektir.

Ekr’deki kişilerle hemen bir toplantı talep edin, size katalogdaki hatalardan kaynaklanan zamanlamaları sıfıra indirmenizi sağlayacak Ekr Orchestra yöntemini gösterebilecekler.

Katalog içindeki bu bilgi rafine etme aktivitesi nasıl ortadan kaldırılabilir?

Ürün kataloğunuzda hatalar olduğu oldu mu?

Ve bu hataların, müşteriler yanlış siparişler gönderdiği için şirkete ciddi zararlar verdiği anlamına mı geliyor?

Pazarlama departmanı genellikle KATALOG dağıtımını takip eden haftalarda, şirketin çeşitli departmanlarından kataloğun içerdiği tüm hataların kanıtlarını almaya başlar, bir sonraki baskı için düzenlemeyi düzeltecek post-it’ler veya notlar ekleyerek.

Belki de çok prestijli, güzel kağıt ve pahalı ciltleme ile bir katalog basmak, ancak hatalar içeriyorsa, şirket için kabul edilemez!

Sorun, hata içermeyen bir katalog oluşturabilmenin, pazarlama departmanına taslakların ve düzeltmelerin sürekli gözden geçirilmesi gibi yorucu ve tehlikeli bir faaliyet yüklediği, belki de önlenebilir.

Ürününüz her zaman en yüksek kalite ve tamamlıkta görünür:

Gereksiz çevirileri durdurun: maliyetleri düşürün

Bir şirketteki çeviri maliyetleri genellikle yıllık on binlerce veya bazen yüz binlerce eurodur.

Çeşitli kurumlar, ticari alanda ve özellikle teknik ve pazarlama alanlarında çeviriler kullanmaktadır. Bir metin, örneğin bir ürünün ekranında, bir yazılım ekranında, bir teknik el kitabında, bir teknik bilgi fişinde veya bir katalogda, bir broşürde veya bir web sitesinde dil varyantı olarak hâlâ bulunması gerektiğinde çevrilebilir.

EKR PIM’deki mükemmel eşleşme çeviri yönetim aracı, EKR Orkestra yönteminin teknolojik temeli, şirketin çevirilerin oluşturulması ve iyileştirilmesi sürecini çok daha verimli bir şekilde yönetmesini sağlar.

Aslında, teknik ofisi, yazılım geliştirme ofisi ve pazarlama ofisini destekleyen birçok kurum için tek bir merkezi depo bulunması mümkündür, bu ofisler aynı içeriklerin çevirilerine erişebilir ve çok farklı ihtiyaçlara göre kullanabilirler.

Pazarlama ofisi söz konusu olduğunda, örneğin, şubelerin etkileşimde bulunmasını sağlamak mümkündür ki, birinci taslağı, çevirilerin birinci versiyonunu, daha sonra sırayla, her şubenin lehçesine ve daha spesifik moduna göre ince ayar yapabilir ve özelleştirebilirler.

Bir şirkette çeviri maliyetleri genellikle sıkıştırılamayan bir maliyet olarak kabul edilir, ancak EKR PIM ve EKR Orchestra yönteminin tanıtılmasıyla, çeviri maliyetlerinden %70 veya %80’e kadar tasarruf etmek veya aynı maliyetle çok daha geniş bir dil seti üretmek mümkün olabilir.

Danışmanlarımızdan biriyle bir toplantı talep ederek çeviri yönetiminde iyileştirme yolculuğuna başlayabilirsiniz.

Daha fazla inceleyelim

Her üretilen makine için gerekli önleyici bakım müdahalelerini, sıklıklarını, sürelerini, işlem modlarını ve gerekirse yedek parçaları kesin olarak bilmek zorunludur.

Ayrıca, müdahalelerin gerçekleştirileceği gruplar, alt gruplar, bileşenler ve işlevsel öğeler açısından makinenin her işlevsel parçasının tanımlanması için önleyici bir faaliyet gerekli.

Tüm bu bilgiler bazen sadece kılavuzlarda bulunan bakım tablolarına yazılır.

Ancak bu bilgilerin değeri çok daha yüksek olup, örneğin servis ve bakım planlaması tarafından yeni iş elde etmek için kullanılabilir.

EKR Orchestra, bu konuları yenilikçi bir şekilde ele almayı sağlayarak etkinlik ve verimliliği optimize eden bir süreç belirler.

Bugüne kadar, teknik ofisin fotoğrafı genellikle bu.

Teknik ofis, bir şirketin ürün tasarımı ve geliştirilmesi ile ilgili her şeyle ilgilenen bölümüdür.

Dolayısıyla, son derece hassasiyet, organizasyon ve detaylara dikkat gerektiren bir iş sektöründen bahsediyoruz.

Ancak teknik ofiste göz önünde bulundurulması gereken başka bir şey var.

Çok iyi bildiğiniz bir özelliği ve genellikle gecikmelere ve hatta hatalara neden olduğunu bildiğiniz bir özelliği. Teknik departmanın her gün üretmesi, yönetmesi ve dağıtması gereken ürünün muazzam miktarda veri ve teknik bilgisi hakkında konuşuyoruz.

Özellikle daha küçük ve daha az yapılandırılmış şirketlerde, veri yönetimi hala yetersiz veya eski araçlarla, örneğin Excel tabloları veya genellikle yalnızca kağıt üzerinde olan diğer belgelerle gerçekleştirilmektedir.

Çoğu durumda bu, gereksiz bilgiler, kullanılması zor veriler ve çok yüksek hata riski olarak çevrilir.

ECHA (Avrupa Kimyasallar Ajansı) Helsinki merkezli Avrupa Kimyasallar Ajansı’nın kurumudur. Ajans, yönetmelikte öngörülen faaliyetlerin teknik-bilimsel koordinasyon rolünü üstlenmiş ve endüstriden sağlanan verileri toplamak ve yönetmek için bir veri tabanı oluşturmuştur.