Carlo Gardini

Mg2 Srl Teknik Dokümantasyon Müdürü

Zamanla çok büyüdük

Makine sayısı veya teknik karmaşıklık açısından olsun. Ürünümüz yapılandırılabilir ve giderek daha kişiselleştirilmiş. MG2, ilaç endüstrisi için otomatik makineler üretir: teknik dokümantasyonun özel titizlik ve doğrulukla gerçekleştirilmesi gereken sıkı bir şekilde düzenlenmiş bir sektör.

Sipariş büyüklüğü maliyetli: her makine için sağlanan kılavuzlar toplamda 1500 sayfaya ulaşabilir. Ve bu “sadece” talimat kılavuzu için, buna doğrulama prosedürleri gibi diğer belgeler eklenmelidir, vb.

Teknik Dokümantasyon Departmanı tarafından yürütülen faaliyet, müşterilerimiz tarafından kaliteli olarak tanınıyordu, ancak dokümantasyon üretimi temelde ‘el yapımı’ idi. Bu nedenle çok etkiliydik, ancak az verimliydik. Düzenleme için Word, belirli şablonlar ve makrolarla birlikte kullanılıyordu, bu da sayfa düzenini basitleştiriyordu. Dokümantasyon üretimi de belirli araçlarla destekleniyordu. Çeviri yönetimi manueldi. Meslektaşların profesyonelliği ve yetkinliği, yüksek kaliteli teknik belgeler üretmeyi mümkün kılıyordu, ancak esas olarak manuel işlemler pahasına. Bir analiz, katma değer sağlamayan faaliyetlere harcanan saatlerin çok olduğunu ortaya koydu: bu, belge iş akışı için alternatif çözümleri analiz etmemizi sağladı.

EKR’ye yönlendiren bir yazılım seçimi gerçekleştirdik: sadece bölgedeki varlığı ile değil, analizde bize yardımcı olma ve CMS’lerini ihtiyaçlarımıza göre özelleştirme istekliliği ile bizi ikna etti, bu gerekliydi. EKR bize çok destek sağladı: sadece yazılımı satmakla kalmadı, başlangıçtaki analiz sırasında hemen bize destek oldu, bu çok karmaşık bir süreçti.

Kime tavsiye ederim? Şaka yollu “aklı başında olmayan birine!” derdim, ama aslında EKR’yi yönettikleri teknik bilgi yığınını gerçekten düzenlemek isteyen şirketlere tavsiye ederim, çünkü içeriklerin fazlalığını ve dosya kopyalarını anlamayı sağlar. EKR, aynı bilginin departmana bağlı olarak bin farklı varyantta mevcut olduğunu açıkça ortaya koyar: ticari, teknik vb. Verinin yaşam döngüsünü yönetmeyi sağlar, güvenilir olup olmadığını sorgulamadan. Eğer “doğrulanmışsa” güvenilirdir! Ürünün varyantlarını optimize ederek yapılandırılması üzerine düşünmeye zorlar.

Personel eğitimi hassas bir aşamadır, ancak editörler yeni çalışma sisteminin avantajlarını anladığında işbirlikleri garanti altına alınır ve öğrenme eğrisi nispeten hızlıdır.