Categoria: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

Carlo Gardini

Technical Documentation Manager di Mg2 Srl

Siamo cresciuti molto nel tempo,

sia come di numero di macchine che come complessità tecnica. Il nostro è un prodotto configurabile e sempre più personalizzato. MG2 produce macchine automatiche per l’industria farmaceutica: un settore fortemente normato in cui la documentazione tecnica deve essere realizzata con particolare rigore e precisione.

L’ordine di grandezza è oneroso: i manuali forniti per ogni macchina possono raggiungere le 1500 pagine totali. E questo “solo” per il manuale istruzioni, al quale occorre aggiungere altra documentazione come procedure di validazione, ecc.

L’attività svolta dal Reparto di Documentazione Tecnica era riconosciuta dai nostri clienti come di qualità, ma la produzione della documentazione era fondamentalmente “artigianale”. Eravamo quindi molto efficaci ma poco efficienti. Per la redazione era utilizzato Word con modelli specifici e macro per semplificare l’impaginazione. La produzione della documentazione era anche supportata da specifici tool. La gestione delle traduzioni era manuale. La professionalità e competenza dei colleghi consentiva di produrre documenti tecnici di elevata qualità, ma a costo di operazioni prevalentemente manuali. Da un’analisi è emerso che le ore spese in attività a non valore aggiunto erano tante: questo ci ha spinto ad analizzare soluzioni alternative per il workflow documentale.

Abbiamo effettuato una software selection che ha portato a EKR: ci ha convinto non solo la presenza sul territorio ma anche la disponibilità ad affiancarci nell’analisi e a personalizzare il loro CMS secondo le nostre esigenze, come è stato necessario. EKR ci ha fornito molto supporto: non si è limitata a vendere il software e basta, ma ci ha affiancato da subito durante l’analisi iniziale, che si è rivelata molto complessa.

A chi lo consiglio? Scherzando direi “a qualcuno che non sia sano di mente!”, ma in realtà consiglio EKR ad aziende che vogliano fare davvero ordine nella mole di informazioni tecniche che gestiscono, perché consente di comprendere la ridondanza dei contenuti e la duplicazione dei file. EKR fa emergere in modo evidente che la stessa informazione esiste in mille diverse varianti a seconda del reparto: commerciale, tecnico, ecc. Consente di gestire il ciclo di vita del dato evitando di chiedersi se sia attendibile o no. Se è “validato” è attendibile! Ti obbliga a ragionare sulla strutturazione del prodotto ottimizzandone le varianti.

La formazione del personale è una fase delicata, ma non appena i redattori comprendono i vantaggi del nuovo sistema di lavorare la loro collaborazione è assicurata e la curva di apprendimento è relativamente rapida.

Andrea Borsetto

Technical Documentation

Prima di EKR?
Mancava soprattutto la standardizzazione e il riutilizzo delle informazioni che c’è adesso. Se devi scrivere, hai davanti un foglio bianco e ti è difficile recuperare le informazioni precedenti, puoi scrivere quello che vuoi, anche inventare! A distanza di tempo, chi scrive usa ogni volta una forma diversa per dire la stessa cosa. Altri pregi sono senz’altro l’ abbattimento drastico dei costi di traduzione e l’impaginazione automatica.

All’inizio abbiamo fatto veramente un grande lavoro, lungo e meticoloso, per creare tutta la struttura. Poi sono arrivati i risultati!

Un po’ come quando compri un capannone vuoto, cominci a installare i macchinari da zero e tutto il resto. Sembrano tutte spese a fondo perduto: poi cominci a produrre, a vendere e a guadagnare, ti tornano indietro anche di più: quello iniziale era un buon investimento.

Il cambiamento è difficile, bisogna abbattere degli scogli legati ai soliti modi di lavorare con i sistemi in “stile Word”. Come quando qualcuno arriva a casa tua e ti fa una proposta, la prima risposta ancora prima di aver capito è sempre no. Il vero ostacolo è riuscire a cambiare idea.
Di solito ai fornitori di software è difficile far comprendere appieno le esigenze particolari della nostra azienda. Marco è diverso: è un entusiasta ed è sempre molto disponibile!

Paolo Bertolassi

Responsabile Ufficio Manuali meccanici di Lonati Spa

Prima di EKR ORCHESTRA… era dura!

Facciamo praticamente un manuale diverso per ogni modello di macchina. Per noi EKR ORCHESTRA fa la differenza soprattutto per le traduzioni. Prima dedicavamo parecchie ore di lavoro solo per quelle! I tempi di realizzazione del documento si allungavano parecchio.

All’inizio è stato impegnativo comporre la struttura di base: ogni titolo, ogni capitolo, ogni nota, definire tutto pezzettino per pezzettino… poi abbiamo imparato! Si fa un sforzo iniziale, poi si va! Oggi un nuovo assunto si trova la struttura già pronta.

EKR ORCHESTRA è un buon investimento per chi ha tanti documenti tecnici e tante traduzioni: il lavoro diventa organizzato e veloce.