Categoria: ADOTTA LA SINGLE SOURCE OF TRUTH

Adobe Indesign

EKR Orchestra permette di superare i limiti di Adobe InDesign nelle pubblicazioni ampie ed articolate e di completarlo con un ordinato Repository delle informazioni

Adobe Indesign è senza dubbio il miglior prodotto per la creazione di pagine statiche presente sul mercato mondiale.

Tuttavia è uno strumento fortemente orientato all’attività creativa manuale e, seppur facilmente automatizzabile per piccoli tasks, non è adatto a gestire in modo efficiente pubblicazioni di grandi dimensioni (ad esempio cataloghi di diverse centinaia di pagine, in diverse varianti di configurazione e di lingua)

Se, da un lato, la sua estrema flessibilità è un punto di forza per creare documenti di dimensioni relativamente limitate, è però una grande debolezza per pubblicazioni ampie ed articolate che richiedano continui aggiornamenti.

È inoltre estremamente svantaggioso utilizzare Indesign come repository delle informazioni; questa è forse una delle più grandi limitazioni che si possano attribuire a questo strumento, non per lo strumento stesso, ma per l’utilizzo che ne fa la maggioranza degli utenti.

Spesso le aziende scrivono direttamente in Indesign informazioni preziose che possono poi essere utilizzate in vari media rendendolo di fatto il database dell’informazione di prodotto.

Da qui spesso poi procedono facendo copia-incolla dal file di Indesign verso altri documenti oppure verso altri media come CMS o fogli Excel per l’invio verso altri sistemi.

EKR orchestra permette di utilizzare Indesign nel suo miglior aspetto per trasformare informazioni in formato grafico per documenti statici.

Usare Indesign all’interno di uno scenario EKR Orchestra permette di ottenere da Indesign 10 volte il suo valore rispetto all’utilizzo manuale.

In EKR Orchestra non si perde nulla della flessibilità di Indesign ma si ottengono enormi vantaggi sul fronte dell’aggiornabilità dei documenti, sul fronte del cambio lingua, dell’aggiornamento e correttezza dei dati e della giusta segmentazione degli strumenti di pubblicazione online (ad esempio cataloghi per specifiche Industry o per specifiche aree geografiche). 

EKR ha un’esperienza pluridecennale nell’utilizzo di Indesign (N.d.R., Marco Galiazzo, fondatore di EKR è uno dei primissimi Adobe Certified Expert in Italia) e ha sfruttato la competenza dei tecnici di EKR nel mondo Indesign per integrare Indesign stesso di tutte quelle parti fondamentali per pubblicazioni offline a livello di grande azienda.

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Glossary and masterdata

Senza un glossario comune e un’anagrafica ufficiale aumentano i rischi di errori nella divulgazione delle informazioni. EKR permette di gestire questi processi al meglio

Una delle più grandi mancanze nella maggior parte delle aziende è la definizione di un glossario comune e di una anagrafica ufficiale di qualsiasi oggetto che venga creato e gestito nell’azienda stessa.

Quando iniziamo un progetto EKR sediamo allo stesso tavolo con persone diverse (provenienti dall’Ufficio Documentazione Tecnica, Ufficio Marketing, Ufficio After-sales, ecc.,) e chiediamo loro di nominare e di definire i termini da utilizzare per identificare la gerarchia di prodotto (la suddivisione dei prodotti in linee, gamme, ecc.,), la struttura stessa delle macchine (la denominazione delle varie parti) o dei prodotti: nella quasi totalità dei casi si scopre che uffici diversi nominano in modo differente le stesse cose.

Questa problematica porta svantaggi grandissimi in azienda e rischi notevoli legati alla divulgazione di informazioni non precise e/o ambigue nella filiera stessa della gestione dei dati.

Molto spesso in azienda gli stessi termini passano da persona a persona finendo per venire via via trasformati: ciò comporta in alcuni casi rischi addirittura a livello di sicurezza.

Tanti dati importanti spesso passano per i file Excel che si configurano così come il repository dell’informazione ed è sufficiente un errore nella copia dei contenuti con conseguenti danni, anche di grande entità.

Un esempio estremamente recente in questo senso sono le stime errate sull’impatto del Covid in UK.

Partendo da un utilizzo scorretto di Excel e della gestione dei formati dei file creati, si è infatti sottostimato il numero dei casi presenti incorrendo nel sottovalutare l’entità del fenomeno e la necessità di un intervento tempestivo.

(https://www.bbc.com/news/technology-54423988)

La presenza del Glossario e dell’Anagrafica Dati (Masterdata) permette invece di avere la garanzia che i dati siano definiti e battezzati in modo uniforme in un unico punto, senza il rischio che il passaggio da persona a persona possa portare al deterioramento della precisione delle informazioni, come avviene nel telefono senza fili.

Elastic high speed engine search

I problemi di performance dovuti alla granularità delle informazioni della Knowledge Base di EKR sono stati risolti sviluppando un potente motore di elastic search

La Knowledge Base di EKR è caratterizzata da un’estrema flessibilità e granularità. Ogni singola Informazione è arricchita da una struttura semantica che potrebbe essere estremamente articolata e può avere una granularità pressoché infinita. Questo porta a estremizzare il concetto di flessibilità però dall’altra parte porta evidenti problematiche tecnologiche di performance. A questa tematica delle performance è stata data risposta integrando nella piattaforma EKR un potentissimo motore basato su tecnologia elasticsearch che fa da complemento alla granularità di EKR Knowledge Base con una struttura estremamente performante che può anche raccogliere la granularità completa della Knowledge Base ma anche più spesso gestire delle situazioni semplificate. Nella Knowledge Base abbiamo il dato alla massima granularità e complessità, in Elastic il dato è aggregato semplificato. Faccio un esempio da valutare: una frase nella KB potrebbe avere due/tre reference unit all’interno, quando passa su elastic le RU vengono risolte e poi viene anche gestita la traduzione in maniera proprio che dentro elastic ci sia il dato nel modo più semplice possibile. Il fatto che elasticsearch sia basato su tecnologia noSQL in strutture flet che si chiamano documents permette ai servizi di EKR Orchestra di accedere con elevatissime performance a informazioni aggregate nei modi necessari all’utente finale e permette di accedere a qualsiasi combinazione di informazione presente in EKR Knowledge Base comprese anche le traduzioni per poi essere utilizzata tipicamente attraverso i portali on-line primo tra questi EKR PIM Portal.

Finder

Trova sempre la frase giusta e le giuste traduzioni. Non lascia scappare una virgola! Garantisce la massima accuratezza ed efficienza, precisione e rapidità

È una semplice applicazione, sempre presente nel proprio desktop, che permette di ricercare, in modo molto semplice e rapido, la traduzione di qualsiasi frase o parte di essa. 

Con EKR Finder si sceglie l’ambito nel quale si vuole effettuare la ricerca (contesto di traduzione), si inserisce una parte della frase interessata e si valutano, immediatamente, le traduzioni già presenti a sistema, con possibilità di modifica, copia e aggiunta di varianti. Questo tool è uno strumento che può essere utilizzato da vari ruoli aziendali, in primis marketing e documentazione tecnica, ma, senza difficoltà, può essere facilmente utilizzato da tutti gli uffici, al fine di accedere a tutte le traduzioni garantite e certificate presenti all’interno dell’azienda.

EKR stencil

Uno strumento semplice per creare e modificare contenuti pensato per il web. Rende possibile la gestione contenuti da pc, tablet o smartphone, anche in modalità touch

È uno strumento responsive web per la creazione e il mantenimento dei contenuti. Volutamente semplificato, permette a chi ha l’esigenza di creare, consultare, aggiornare e modificare contenuti, di accedere, attraverso la modalità touch, sia da pc, che tablet, che smartphone. 

Fa parte della suite di strumenti EKR LaunchPad basata su tecnologia OpenUI5.

EKR Template Engine

Produrre template di elevata qualità non sarà più un problema grazie a EKR Template Engine, che permette di pubblicare centinaia di PDF usando i dati della Knowledge Base

Qualora vi sia l’esigenza di riprodurre elementi estremamente ripetitivi, magari di dimensioni contenute, esiste un modulo per la pubblicazione ad alte performance: EKR Template Engine (EKR T.E).

Esso permette di produrre centinaia di pagine PDF in pochi secondi, utilizzando i dati presenti in EKR. 

EKR Selector

EKR Selector permette anche di creare contenuti, non creandone da zero, ma assemblando in modi sempre diversi le informazioni presenti individualmente nella Knowledge Base

È lo strumento utilizzato per assemblare la pagina e, in un certo senso, può essere utilizzato anche per creare contenuti più complessi. Infatti, se l’autore ha realizzato contenuti estremamente granularizzati, l’attività di assemblaggio di Selector contribuisce alla organizzazione delle informazioni stesse: un tipico esempio è la costruzione di una procedura nella quale sia possibile definire un insieme di step i quali sono stati creati in maniera disgiunta dalla procedura stessa e che poi vengono aggregati all’interno di Selector in modo da creare un contenuto più dettagliato. 

L’attività di organizzazione delle informazioni in Selector, fa si che questo tool possa generare ulteriori aggregati di informazioni, già presenti, in modo separato, all’interno della Knowledge Base, mettendo assieme la sequenza necessaria per ottenere il risultato desiderato.

EKR Selector

Uno degli strumenti di punta della suite EKR, permette di assemblare le informazioni della Knowledge Base, ottenendo documenti tecnici o di marketing di elevata qualità

È il fiore all’occhiello della piattaforma EKR Orchestra. 

Quando l’informazione è perfettamente organizzata all’interno della EKR Knowledge Base, l’utilizzatore di Selector la può assemblare, all’interno di documenti a struttura variabile (SmartDocument), senza alcun vincolo dato da template, al fine di ottenere ogni genere di documento tecnico o marketing, con la massima efficacia. Non c’è nessun sostanziale vincolo nella costruzione della pagina. 

Ekr Selector è uno strumento che può essere utilizzato da persone con competenze grafiche, ampliando così la loro modalità di lavoro ma può essere utilizzato, anche, da redattori tecnici o product manager che vogliono avere un controllo diretto della struttura dei documenti che andranno, poi, a supportare la loro attività di presales o aftersales. 

Utilizzando una metafora, Selector è un tavolo di assemblaggio che utilizza l’informazione come si utilizzano i mattoncini di LEGO per costruire giocattoli sempre più complessi. L’informazione, alla massima granularità, è scelta dal magazzino della Knowledge Base attraverso una modalità di selezione e di istanziamento. L’informazione scelta ed inserita in Selector resta, continuamente, collegata con la sorgente di dati quindi, una qualsiasi variazione dell’informazione nella sorgente di dati, si propagherà in una richiesta di aggiornamento all’interno dello SmartDocument. 

Lo SmartDocument di Selector va ben oltre le potenzialità date da un sistema a template o da un sistema ad impaginazione destrutturato, come ad esempio InDesign, permettendo di costruire degli artefatti molto complessi e articolati che diventano essi stessi magazzino di una competenza che, altrimenti, sarebbe delegata a documenti destrutturati e difficili da mantenere. 

Uno SmartDocument di Selector può produrre decine di varianti di documenti, grazie alle sue funzionalità di condizionalità che permettono di scegliere il comportamento di presenza o visualizzazione, nella fase di pubblicazione, di qualsiasi elemento che struttura lo SmartDocument stesso. Risulta, perciò, facile ottenere, con Selctor, manuali per numero di matricola, manuali di prodotti venduti con diversi brand, caratterizzati da mercati diversi e, per quanto riguarda la pubblicazione ambito marketing, è possibile generare brochure, cataloghi specifici per geografia, localizzazione e industry. 

Selector è uno strumento che comprende una componente server e può essere automatizzato per tutte quelle attività che non necessitano l’intervento diretto di un operatore per decidere quale risultato finale ottenere.

EKR REST/SOAP connector

Il potente connettore sviluppato da EKR per portare nella Knowledge Base qualsiasi informazione contenuta in un ERP, PLM o CRM, rendendole più trasparenti e coerenti

Molto spesso c’è l’esigenza di integrare sistemi ERP, PLM o CRM, che espongono le proprie informazioni attraverso protocolli SOAP e REST, con la piattaforma EKR Orchestra. Per questo motivo, EKR ha sviluppato un potentissimo connettore, facilmente configurabile, per portare all’interno della Knowledge Base EKR qualsiasi informazione presente nei sistemi citati all’inizio. Il grande vantaggio di un connettore SAP e SOAP è di rendere trasparente, all’utilizzatore finale, l’informazione svincolata dalla sua sorgente. Ad esempio, relativamente ad una articolo o prodotto di vendita, è possibile avere alcune informazioni provenienti da un PML, alcune da un ERP, altre ancora da un CRM, le quali passano attraverso il REST/SOAP connector e diventano oggetti standard della Knowledge Base EKR. L’utente finale della Knowledge Base, potrà quindi integrare, con ulteriori informazioni di dettaglio, come quelle di marketing (pensiamo ad immagini emozionali, descrizioni di prodotto, slogan), le informazioni già presenti e provenienti dai sistemi gestionali. Non avrà bisogno di alcuna informazione relativa alla sorgente, trattando perciò con uguale dignità informazioni provenienti dall’ERP, o dal PLM, o ancora dal CRM o da altri sistemi equivalenti. Questo permette all’utilizzatore finale di ottenere informazioni di altissima qualità, senza avere alcuna competenza e conoscenza dell’ organizzazione dell’informazione nei sistemi a monte. Inoltre, qualunque sistema ha, così, la possibilità di contenere le info necessarie e utilizzarle in base alla proprie esigenza.

EKR SAP connector SAP/ERP

Grazie a SAP Gateway è possibile connettere sistemi che utilizzano le informazioni di SAP ERP. EKR ha sviluppato un connettore che sincronizza i dati tra la KB e SAP

Per molti anni il mondo SAP è stato ritenuto un mondo chiuso, utilizzato solo da chi poteva accedere alla SAP gui o comunque alle interfacce interattive proprietarie di SAP. Da quando SAP ha introdotto SAP Gateway e la possibilità di accedere attraverso OData alle sue strutture interne, è stato possibile connettere sistemi che possono utilizzare, in modo completo e sempre aggiornato, le informazioni dei master data di SAP ERP. EKR ha, così, sviluppato un connettore OData che permette di portare all’interno della EKR Knowledge Base qualsiasi oggetto che sia, in qualche modo, visibile attraverso degli OData, (come ad es. i dati di anagrafica materiale, la tipica tabella MARA, e i dati di classificazione specifici per ogni materiale in base alla propria classe). Il vantaggio di uno strumento di questo tipo è il continuo aggiornamento tra SAP e il connettore stesso. Man mano che i dati in SAP ERP vengono modificati la Knowledge Base di EKR sarà aggiornata in modalità real-time, gli oggetti presenti nella Knowledge Base diventano, così, un replica sincronizzata di tutto ciò che è all’interno di SAP e si sceglie di passare dall’ERP, attraverso gli OData, nella Knowledge Base di EKR. 

Un caso tipico dell’utilizzo del connettore di SAP è la possibilità di far divulgare, attraverso strumenti off-line (cataloghi, listini, brochure), informazioni di anagrafica materiale e di caratteristiche specifiche, oltre che pricing e molto altro. Ciò che è presente in SAP ERP sarà presente in EKR come dati, possibilità di presenza nel mercato in base alla sales organization e, non ultimo, la gestione degli stati materiale per poter, così, gestire l’obsolescenza del materiale stesso.